淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

譚國英

摘 要：伴隨著我國社會主義市場經濟的快速發展，檔案管理工作越來越得到人們的關注。檔案是信息的承載者，而檔案管理主要是對這些信息進行管理，如今檔案管理已經成為社會各個基本單元的重要部門之一，主要是做好內部資料的管理。隨著社會檔案管理形式的多樣化、多元化，對檔案管理工作提出了更高的要求，這就需要對檔案管理的整個過程進行規范化。在當前的社會背景下，檔案管理工作的規范化已經成為了相關部門需要思考的一個方面。在實際檔案管理過程中還是存在一些制約因素，影響到了檔案管理的正常發揮。文章主要針對當前我國檔案管理過程中容易出現的問題進行分析，并提出新形勢下檔案管理規范化的相關內容，進一步提高檔案管理的質量，促進我國檔案管理工作的順利開展，同時也能夠給相關人士提供一定的借鑒性。

關鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規范化

管理工作包含很多方面，其中檔案管理是最為重要的部分之一，通過檔案能夠向人們展現出更加真實的事物和信息，幫助人們做好基礎信息整合工作，能夠直接反映出基本情況，成為人們參考的重要指標，也能成為企事業單位制定自身發展的重要參考。正是因為檔案管理工作具有這些重要意義，所以就需要做好檔案管理工作的規范化，幫助提升檔案管理的效率，提高檔案管理的質量，促進檔案管理的發展。

1 新形勢下檔案管理工作的規范化要解決的問題

通過大量的檔案管理實踐可以發現，在實際的檔案管理過程中存在很多規范性問題，這些問題的產生直接影響到檔案管理的效果，使得檔案管理的作用難以發揮出來。下面我們就提出一些經常出現的規范性問題。

1.1 不具備足夠的參考理念

由于過去人們對檔案管理工作并不重視，使得當前沒有足夠的檔案管理理念作為參考，這就導致檔案管理工作難以實現規范化，工作效率也難以得到保障。最近幾年，我國相繼出臺了很多關于檔案管理的相關法律法規，但是由于檔案管理是一種多層次多角度的管理過程，所以沒有一個專門的法規能夠規范檔案管理中的所有內容。在這樣的大背景下，當前的檔案管理機制就顯得過于單一，沒有從多個角度去規范檔案管理工作。在具體的檔案管理過程中，不論是哪種檔案管理方式都沒有相應的規范作為參考，造成檔案管理工作缺乏規范性，對管理人員的行為沒有約束力，在實際管理的過程中容易出現各種問題，所以應該盡可能地準備充足的參考理念。

1.2 沒有足夠重視檔案管理工作

在進行檔案管理工作的過程中，檔案管理工作長期處于管理的次要層面，在這樣的背景下，由于得到的重視度不夠，這就導致在進行檔案管理工作的過程中，沒有形成一個標準的管理規范，進而導致檔案管理工作出現了雜亂無章的管理狀態。例如，某單位在進行檔案管理工作的過程中，并沒有將各種的檔案管理手續完全的整合在一起，存在著很多的檔案登記表上沒有本人簽名的情況，嚴重的影響到了檔案管理工作的規范性。甚至有的登記表上連該具備的公章都沒有。產生諸如此類問題的根本原因就在于檔案管理工作人員沒有仔細審查就把相關的檔案管理資料入庫，嚴重阻礙了檔案管理規范性的提升。

1.3 沒有采用先進的檔案管理方法

截至目前為止，在進行檔案管理工作的過程中，沒有充分的意識到先進的管理方法在進行檔案管理工作的過程中發揮的重要作用，依然采用傳統的檔案管理方式，這就導致檔案管理工作效率難以得到有效的提升。隨著擴招運動的日益發展，社保局檔案管理所要管理的檔案數目會大幅度增長，在這樣的背景下，檔案管理的工作效率難以得到充分的保證。

1.4 檔案管理工作人員的綜合素質水平亟需提升

檔案管理人員的綜合素質直接關系到整個檔案管理工作是否具有科學性和規范性，所以作為相關單位必須加強檔案管理人員的專業水平。在具體的檔案管理過程中，檔案管理人員綜合素質水平不高，勢必會造成檔案管理工作難以有效開展，經常會出現檔案收錄不全，資料整理不完善等問題，給檔案使用者造成不便。檔案管理人員素質的提升已經成為了當前檔案管理規范化的重要方面，使檔案管理工作的作用能夠最大化的發揮出來。

2 新形勢下檔案管理工作的規范化途徑探析

上文中提出了當前檔案管理工作中出現的一些規范性問題，這些問題必須引起相關人士的關注，并分析產生這些問題的原因進而提出相應的解決途徑，進而提升檔案管理工作的規范性。

2.1 完善檔案管理工作法律法規

檔案管理工作需要在相關的法律法規指導下開展，上文提到的檔案管理工作規范化中存在的不足，大部分都是因為沒有完善的檔案管理工作法律法規作為約束，所以必須不斷建立和完善檔案管理工作的法律法規，使檔案管理工作能夠實現有法可依。檔案管理工作法律法規的制定和完善主要是由當地政府部門來牽頭完成的，并隨著外部環境的變化不斷地做出調整，提升檔案管理工作的效率和規范性。

2.2 給予檔案管理工作足夠的重視與投入

在完善相關法律法規的前提下還應該加強對檔案管理工作的重視程度，保障給予檔案管理工作足夠的信息數據，進而提升檔案管理工作的規范性。通過不斷擴大檔案管理工作的范圍，使檔案能夠更加真實詳細地反映出信息的真實情況，突出信息的核心重點。在具體的檔案管理過程中，根據整合的相關數據資料，提取出最為有用的信息，發揮出檔案管理的作用。作為檔案管理人員可以從多個角度優化檔案和管理工作內容，能夠讓檔案體現出真實性，為使用者提供可靠的數據，發揮出檔案管理工作的積極作用。相關單位還應該投入更多的檔案管理設備，提高檔案管理人員的工作效率。

2.3 加強檔案管理工作人員的專業技能培訓工作

建立一支專業的檔案管理隊伍是當前檔案管理工作規范化的重要內容。在檔案管理規范化的過程中需要根據實際情況對檔案管理人員進行技能培訓，提升檔案人員的專業素質以及道德水平。定期或不定期地組織檔案管理人員學習最新的管理方式方法，對新引進的先進檔案管理設備仔細認真地了解并掌握實際的操作方法。聘請專業的檔案管理人員，提升檔案管理的科學性。

2.4 充分利用先進的信息科學技術

應用先進的信息技術能夠有效地解決檔案管理工作中的不足。通過總結過去檔案管理工作中的不足，結合現代的檔案管理技術并采用最新型的檔案管理系統，能夠有效地提高檔案管理效率。使用現代信息技術能夠對檔案信息實現數字化處理，并把檔案資料轉化成電子數據，不僅保證了檔案的安全性，同時也方便使用者隨時調取需要的檔案信息。信息技術在檔案管理規范化中的使用是目前以及未來的發展趨勢。

3 結束語

總而言之，檔案管理工作對于社會的進步以及經濟的發展具有十分重要的作用。我們必須深刻地認識到檔案管理規范化的重要性，不斷提出更高的規范要求，有針對性地改善檔案管理工作中的不足，不斷優化檔案管理方式，創新檔案管理手段，進一步提高檔案管理的效率。

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