歸檔文件整理的組織工作要求探討

溫洪莉

摘要：歸檔文件是各機關在實際辦公中留存的重要文件，并且涉及所有部門的相關工作。所以在歸檔文件的整理與保存工作中，需要各個部門協調工作，規范歸檔文件的整理工作，對此項工作進行周密的計劃、高效的監督，才能更好地確保歸檔文件的整理工作保質保量的高效完成。本文基于相關部門歸檔文件整理現狀，淺要對此項工作進行探析，以進一步節省時間提高文件整理的工作效率。

關鍵詞：歸檔文件 整理 組織工作

中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）23-0136-01

歸檔文件的整理工作在進行時應根據相關部門的具體情況，更大限度地確保歸檔文件的完整性和條理性，與此同時，歸檔文件整理的組織工作應在確保質量的前提下，以提高工作效率為目的，在最大限度上節省人力時間。所以，歸檔文件的整理不僅是相關部門的工作，也是所有與之有關的部門在日常生活中嚴格地按照規章制度進行積累的過程。只有在平時嚴格地完善歸檔文件的整理，才能為文件的歸檔整理奠定基礎。

一、完善文件歸檔整理的細節

歸檔文件的整理工作不是一蹴而就的，而是經過長時期的積累而完善的。在相關的工作組織中，不能忽略平時對文件整理的完整過程，所以確立相關的整理機構可以有效地提高文件整理效率。

在我國，針對相關歸檔文件的整理工作，確立了文書部門整理制度。文書部門顧名思義就是各種資料文書的處理部門，而歸檔文件的整理工作是在相關部門的文書處理人員的整理下完成的。所以文書部門可能是由幾個相關文書處理人員組成，也可能是具體的文書部門。不論哪種形式，均為歸檔文件整理組織工作的基礎。但是事實上，在歸檔文件的整理組織工作中，總是存在著很多的問題。歸檔文件的整理是一項極其龐大的工作，但在實際整理中此項工作幾乎成為檔案整理人員的專職工作，此種情況給歸檔文件的整理帶來了很大的困難。很多檔案整理人員在工作中需要投入相當大的精力，但是由于其對文件處理過程的不熟悉，加大了歸檔文件整理的難度，造成文件的缺失，以及日后文件查找的困難等。將歸檔文件交予文書部門整理，一方面可以充分地發揮文書部門相關人員對歸檔文件熟悉等優勢，減少整理過程中文件的復雜程度，提高工作效率；除此之外，文書部門在日常的工作中可以做到及時地對歸檔文件進行處理，減少文件的缺失與破損，為日后文件的查閱提供保障。

二、完善整理環節

在確立相關的整理部門，減少整理過程中的困難之外，如何確定簡潔方便的整理程序，也是提高歸檔文件整理工作效率的方法之一。相關部門可以選擇集中整理的辦法，將歸檔文件的整理集中于同一部門進行，在一定程度上設立專職員工對文件進行整理，分工明確，有條不紊。但是在較大的機關單位或部門中，由于產生的歸檔文件種類較多，且數量較為龐大，所以在歸檔文件的處理過程中，較為適合分散式處理方式，在各個部門內部設有相關人員進行歸檔文件整理，繼而將所有文件再次進行統一匯總整理。此種方式在發揮部門內部人員熟悉自身業務優勢的同時，還可以將龐大的工作分散化，確保質量的同時，提高工作效率，減輕歸檔文件統一處理的壓力。在統一整理與分散式整理兩種方法之外，各單位在歸檔文件的整理過程中也可以針對自身特點，結合統一整理與分散整理的相應優勢，對歸檔文件整理工作進行分散統一相結合的方式整理。

三、完善平時歸檔文件的整理工作

歸檔文件的整理工作不僅要在相應的整理工作中認真進行，在平時的文件往來過程中，也應做好相關的登記、收集以及檢查等工作。只有平時奠定良好的歸檔文件整理基礎，歸檔文件整理的組織工作才能更加順利地開展。相關文件的登記工作是確保歸檔文件完整性以及文件齊全不丟失的關鍵。在登記工作中，將文件的往來以及會議相關記錄等進行相關過程的建立，可以確保歸檔文件管理人員做到實時掌握歸檔文件信息。其次，除歸檔文件的登記外，還應在歸檔文件整理的組織工作中對文件進行及時的收集，文件的收集是確保歸檔文件完整的關鍵，歸檔文件的整理應根據相關部門特點以及人事變動、會議記錄等相關實際情況，進行及時的歸檔整理。否則在上述情況下，如不及時進行歸檔整理將會造成歸檔文件的丟失。除上述兩點之外，在日常的歸檔文件整理過程中，相關人員應做好嚴格的文件檢查，對各類型材料以及文檔進行嚴格的分類，對文檔的完整性進行系統的分析，以此減少歸檔文件在日后的整理過程中存在的問題。

四、結語

歸檔文件的整理不僅是相關人員以及相關部門的工作，還是相關機關的所有人員的職責。而歸檔文件的整理組織工作也不僅僅是階段性的整理工作，更需要相關工作人員在平時工作中認真對歸檔文件進行整理記錄。只有完善歸檔文件整理組織工作，才能確保相關機構各項事務更加順利地進行。

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責任編輯：楊國棟