新時期事業單位人事檔案的電子信息化管理

曹子燕

摘 要： 事業單位人事檔案的建立直接關乎著事業單位人事檔案管理發展的水平，數據量巨大，記錄著事業單位工作人員的基本情況，作為最直接最原始的數據保存，所以在整理方面，對規范性、全面性、條理性的要求比較高，包括記錄工作人員的個人簡歷、工作成績、學歷信息等等。以前，人事檔案大部分都是采用紙質版存放，由于數量較多，查找起來十分困難，經常容易造成檔案的丟失。而如今，隨著信息化技術的發展，我們的信息化技術越來越廣泛地運用到各個領域中，對于人事檔案管理，信息化技術使得原來數據量巨大的檔案輕松轉變為電子數據，查找方便，存放信息量大，安全保存，使得我們的檔案管理工作效率更高，但是我們在信息化管理方面還是存在著一些小問題，現針對存在的問題進行仔細的分析探究，并給出了相應的對策。

關鍵詞：事業單位 人事檔案 信息化管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）03-0048-01

檔案的記錄都是關于工作人員的基本信息的，每個工作人員的詳細情況都會記錄在里面，除了人員的一些基本信息，還包括人員的技術水平、專業水平的記錄，對應的崗位安排和崗位設置，以及他們在工作崗位上的工作績效，所受過的獎勵或者懲罰等等，每個人的檔案都實實在在被記錄在檔，是人才信息的重要記錄。信息化技術的到來是我們的人事單位檔案管理工作有了一個很大的發展變化，這樣的信息化管理，不僅極大地縮減了成本，而且提高了管理效率，管理的安全性也得到了極大地提高，同時給我們在查詢時帶來了極大地方便，我們在對檔案進行補充修改，信息傳遞和保存都得到了極大地改善。

一、信息化管理存在的問題

1.信息化管理沒有統一規范的管理標準

信息管理，不僅要求信息全面真實，同時還要保證管理的規范統一，實現人事檔案在不同的單位之間的信息共享與交流，這樣更好地有利于人才的合理分配和人員調動。因此，良好的人事管理工作進行的前提就是要保證我們管理工作的基礎是穩定的，那就是要建立規范統一的信息管理，然而在實際的檔案管理中，我們的規范性并沒有達到相應的標準，每個單位都是自己獨立的管理方式，單位與單位之間并沒有形成一個統一。

2.人事檔案管理利用價值有限

我們在進行人事檔案管理工作的時候，雖然儲備了大量的人事信息，以備隨時開發人才、調配人才，使得能夠被最大限度地發揮人才優勢，創造其價值，充分調動人員的積極性，但是很多時候，我們的檔案都是被記錄進去后很少再重新調出來進行研究使用或者更新調動，我們的管理價值沒有被充分發掘出來，所有的檔案管理表成了一種檔案保管，只有在偶爾的人員調動時才找出來翻閱一下用來查找核實一些信息，所以不利于人事檔案管理的利用價值的發揮。

3.管理模式落后

我們傳統的檔案管理模式是相對落后的，大部分處于純手工整理或者半手工管理，這樣就極大地降低了工作效率，而且管理工作的安全性和準確性也沒有十足的保證，稍一疏忽，就會造成信息的錯誤或遺失，若有事關檔案的調動等其他外在因素的影響，只要記錄錯誤，對人才的前途就會存在著風險性的影響。綜合各種實際情況，落后的管理模式使得我們的管理工作量大，效率低下，安全性低，靈活性低，使用查找檔案比較困難。

4.人事檔案管理人員業務水平不高

很多檔案管理人員并不是專業人員，還有一些管理知識相對比較薄弱的管理人員，并沒有接受過專業的管理培訓，所以他們在從事檔案管理工作時，不僅工作效率低下，而且水平僅僅停滯在電腦的基本操作上，離我們提倡的信息化檔案管理的要求還相差甚遠，所以這就要求我們有專業的檔案管理人員和熟悉電腦知識的高素質工作人員。

二、信息化管理的對策

1.加強信息化管理人員的專業培訓

隨著信息技術的發展，我們日常的生活、工作都逐步離不開信息技術，在人事檔案管理方面的工作，信息量是十分巨大的，這就要求管理人員具有專業的檔案管理水平，熟悉信息化管理，所以我們要加大對檔案管理人員的信息化專門培訓，提高工作人員的工作專業水平，為檔案管理工作培育高素質的管理人才看，提升我們的檔案管理工作水平。

2.轉變管理模式

我們要實現穩定的檔案管理工作目標，首先基礎就是管理模式的專業化和規范化，我們要根據實際情況作出仔細科學的分析，提出一種科學的管理模式，以前我們純手工的管理存在著很多弊端，所以我們要利用我們的信息技術對檔案管理進行服務，使得我們的檔案能夠得到調理的整理、歸類、統計等。

3.開發出信息化檔案管理軟件數據庫

由于人事檔案的信息量較大，所以我們需要一個強大的檔案管理軟件，能夠對人事檔案進行準確的分析和科學的整理歸類，以便檔案的靈活保存，這樣不僅提高了檔案管理的安全性，同時還提高了我們在使用查找檔案時的方便性，極大地減輕了管理工作人員的工作任務，提高了工作的效率，同時還可以實現遠程操作，實現檔案數據的資源共享，有助于人才的合理分配，所以要開發一個強大的信息化管理軟件數據庫對我們的人事檔案進行管理。

4.重視人事檔案信息入檔及修復工作

人事檔案管理工作必須嚴肅認真對待，包括檔案的生成、收集及驗證、歸檔等，所以在實現人事檔案信息化管理的過程中，要加大對人事檔案信息入檔及修復工作的重視，不要出現檔案的信息錯誤或者遺失，如果有需要修復的檔案就要及時進行修復，恢復數據，保證認識檔案的權威性和真實性。

5.發揮檔案信息管理平臺，充分運用電腦檔案

我們通過電腦對全部的事業單位人員信息進行管理，在安全管理的前提下，我們要認真科學地研究人事檔案信息，將不同行業的人才進行歸類，建立各類人才相關的信息庫，充分利用信息平臺實現對人才的分配，合理利用人才，發揮人才優勢。

隨著我國事業單位改革，對檔案的信息化管理要求越來越高，對檔案管理人員的綜合素質要求也越來越高，所以要充分利用現代信息技術，將檔案管理工作進行管理模式上的改革，充分發揮信息化技術的作用，使人才能夠得到合理的利用，發揮人才資源優勢，提高檔案管理工作效率，使得事業單位人事管理工作充分發揮其所有的價值。

參考文獻

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