事業(yè)單位檔案管理辦公自動化建設的實踐思考

摘 要： 檔案管理辦公自動化是檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢，它可以使檔案管理工作變得更加卓有成效。目前我國大多數(shù)的機關、事業(yè)單位普遍應用了辦公自動化系統(tǒng)，隨著辦公自動化普及的逐漸深入，就會產(chǎn)生大量的電子文件，對檔案管理的要求也會越來越高。本文主要是針對事業(yè)單位檔案管理辦公自動化建設實施展開探討，推進事業(yè)單位檔案管理工作的完善和發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理 辦公自動化 事業(yè)單位

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）03-0046-01

隨著信息技術的飛速發(fā)展，辦公自動化迅速應用在各行各業(yè)，大大提高了生產(chǎn)力、工作效率和管理水平，同時也產(chǎn)生了大量的紙質文件、電子文檔、影像檔案資料，這就給檔案管理工作提出了更多、更復雜的要求。只有對各類檔案資料進行更加科學、規(guī)范的管理，不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，才能更好地與辦公自動化協(xié)調發(fā)展。因此，事業(yè)單位檔案管理辦公自動化建設既是大勢所趨也是必然要求。

一、當前我國事業(yè)單位檔案管理中存在的突出問題

1.檔案管理模式較為落后，造成檔案管理工作效率的低下

從目前我國大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)狀可以看出，檔案管理模式仍然較為落后，主要表現(xiàn)為：檔案管理工作方法落后，仍然是以傳統(tǒng)手工整理檔案資料的工作方法為主，沒有普及應用計算機信息設備，工作效率低下。雖然有些單位引進了較為先進的信息系統(tǒng)，但是應用層面膚淺，沒有實現(xiàn)全面的信息化、數(shù)字自動化建設。檔案內容資料不合理。在篩查檔案內容資料過程中不夠細致、深入，對于需要更新、刪除的檔案資料也沒有及時進行修改，導致檔案資料內容不完整，實際應用價值不高。

2.檔案管理意識守舊，信息化程度不高

隨著辦公自動化程度的逐漸加深，人們也漸漸意識到檔案管理工作的重要性，但是由于對檔案管理工作的認識尚且不足，對檔案管理沒有一個明確的定位，將其僅僅視為是資料存儲、查閱的地方。由于檔案管理意識的守舊、落后，因此缺乏對檔案工作的系統(tǒng)管理，檔案管理工作制度嚴重缺失。

此外，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化程度也不高，缺少先進的網(wǎng)絡硬件設施的支撐，計算機信息技術軟件應用也不到位，檔案管理工作與信息化建設之間缺少必要的適應融合。

3.檔案管理人員的綜合業(yè)務能力有待進一步提高

當前事業(yè)檔案管理中還存在一個突出問題就是檔案管理人員的綜合業(yè)務能力較低。在信息化時代，檔案資料的形式呈現(xiàn)出多樣化的特點，對檔案管理人員的綜合業(yè)務要求也是越來越高，要求其基本多元化的業(yè)務能力，如寫作能力、檔案管理能力、信息應用能力、學習創(chuàng)新能力和應急應變能力。但通過分析目前我國事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀就可以看出，大多數(shù)檔案管理人員不具備這些綜合能力，與當今時代發(fā)展需求嚴重脫節(jié)。

二、實現(xiàn)檔案管理自動化建設的途徑思考

1.建立健全檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和自動化

健全、完善的檔案管理制度是實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理自動化建設的重要制度保障。完善的檔案管理制度就是依據(jù)本單位實際工作情況，制定出文檔資料生成、收集、整理、歸類、編序、立檔、保管、檢索、查閱等一系列基礎性的規(guī)章制度。

明確了檔案管理的制度保障之后，就是要不斷嘗試和變革檔案管理的方法和手段，努力實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和自動化。在實現(xiàn)這一現(xiàn)代化、自動化的過程中需要從以下幾方面著手探索：一是采用科學的檔案管理方法。文書、檔案的一體化管理可以提高二者的兼容性和互補性，大大減少了檔案管理工作中的漏洞；建立數(shù)據(jù)信息中心，不進可以大大延伸檔案資料的覆蓋面，還把檔案、書籍、多媒體資料、市場輿情等各項工作貫穿起來，實現(xiàn)了信息的一體化管理，更方便了信息的互通與共享。二是強化組織結構，提高工作效率，充分發(fā)揮檔案管理的的職能效應。

2.積極轉變思維模式，加快檔案管理的信息化建設步伐

檔案管理的自動化建設是事業(yè)單位檔案管理工作中的重要內容，也是事業(yè)單位實現(xiàn)辦公自動化的重要組成部分，因此，各事業(yè)單位應當引起高度重視，認識到檔案管理信息化、自動化建設的重要性。

首先是加強檔案資料的網(wǎng)絡防護。安裝防火墻和殺毒軟件，并保持時刻開啟狀態(tài)，防止檔案資料外泄。檔案資料要設置加密，重要數(shù)據(jù)要做好備份工作。在查閱一些重要檔案資料時，要對查閱人員進行權限設置，防止出現(xiàn)越級查閱。

其次是檔案管理自動化系統(tǒng)的開發(fā)要有檔案人員的參與。檔案人員是直接從事檔案管理工作的，也是最熟悉檔案工作流程的，只有檔案人員的參與才能夠設計開發(fā)出既適合本單位工作實際，又符合檔案管理業(yè)務需要的自動化軟件系統(tǒng)。

3.盡快提高檔案從業(yè)人員的綜合業(yè)務水平和能力

檔案從業(yè)人員綜合業(yè)務水平和能力的高低直接決定著事業(yè)單位檔案管理自動化建設的成敗。檔案管理自動化建設不僅要求從業(yè)人員懂得基礎性的檔案管理業(yè)務知識，同時還要求他們具有較強的計算機信息技術、安全責任意識和應急應變能力。

一是檔案從業(yè)人員要提高安全意識和責任意識。檔案資料的安全性非常重要，面對日益復雜化的網(wǎng)絡環(huán)境，檔案從業(yè)人員要不斷提高自己的網(wǎng)絡安全意識和責任意識，時刻保持警惕，妥善管理好各類檔案資料。

二是提高檔案從業(yè)人員的業(yè)務素質。檔案管理工作有著其專屬的工作流程、業(yè)務標準和管理模式，這就要求檔案從業(yè)人員具有較高的業(yè)務能力，才能勝任工作。對于業(yè)務能力較差的檔案從業(yè)人員可以轉崗，也可以進行脫崗業(yè)務培訓。

三是信息化技術與實際工作的結合。檔案管理自動化建設要求檔案從業(yè)人員要具備相應的計算機信息技術知識，通過與實際工作的結合，這也是適應檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

三、結束語

檔案管理自動化建設是我國事業(yè)單位檔案管理工作未來的發(fā)展方向，它的成敗直接關系到事業(yè)單位現(xiàn)代化建設、發(fā)展的進程。當然，在事業(yè)單位檔案管理自動化建設過程中還存在著諸多問題，我們要做的就是跳出傳統(tǒng)思維的束縛，勇于創(chuàng)新，憑借先進的技術手段和管理方法，不斷提高檔案管理自動化建設的水平，切實服務好檔案管理工作的需要。

參考文獻

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作者簡介：魏紅（1968-），女，山東齊河人 ，德州市水利局潘莊灌區(qū)管理局，館員，大學本科學歷，研究方向：檔案管理。