當前失業職工檔案管理工作中存在的問題及對策

惠廣東

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）03-0025-01

檔案管理工作是行政機關和企事業單位內部管理的基礎，是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，失業職工檔案是職工在失業前個人信息的重要載體，也是最為直觀、全面的信息源，管理好失業職工檔案，是公共就業服務的一項重要工作，它在行政機關和企事業單位的內部管理和發展中起著重要作用。本文給出了失業職工檔案的定義，介紹了失業檔案管理的工作價值，剖析了當前失業職工檔案管理中存在的問題，并針對問題提出了加強和規范失業職工檔案管理工作的對策和建議。

一、相關概念和意義

職工檔案是國家檔案的組成部分，指行政機關、企事業單位的勞動、人事部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察干部、職工的依據。失業職工檔案管理，是公共就業服務部門按照黨的惠民政策，為失業職工提供的一項免費的檔案代理服務，檔案中記載了個人經歷、工作情況、工資待遇等內容，是辦理退休養老、享受相關待遇的重要依據，提供失業職工檔案服務，對保障失業職工的合法權益，具有十分重要的意義。

二、失業職工檔案管理中存在的問題

1.檔案管理工作的宣傳不到位

檔案管理工作的發展和進步，需要社會各界對檔案管理工作有一定的認知和了解，很大程度上取決于檔案宣傳工作保障作用的發，失業職工檔案管理也不例外。但目前的檔案宣傳工作卻存在明顯的不足，如到我們單位來辦理檔案的一些失業職工說很少聽到檔案方面的宣傳，感覺神神秘秘的，差點自己拆開了看看。在宣傳內容和形式等方面尚有欠缺，導致檔案管理工作的宣傳工作的效果不理想。另外，目前檔案類的專刊比較少、缺少能夠廣泛匯集、總結檔案管理先進經驗的載體，同時因對檔案管理工作的重視度不夠，目前已成立的檔案宣傳專刊稿件質量良莠不齊，發行量也不大，無法形成強有力的宣傳攻勢，在新媒體范疇內也很少涉足，無法取得與年青一代的潛在檔案使用群體有效接觸，制約了檔案利用效率的提升。

2.對檔案管理工作的重要性認識不足

目前，社會上出現了一些錯誤的觀點：一些人認為檔案管理工作是一個閑職，只有官員親屬才能搶占先機，或者是作為隱形福利發放給領導認為“需要”躲輕閑的人；一些人認為只有公務員、事業單位和大型國有企業群體才需要檔案，對于面朝黃土背朝天的老百姓來說，只要按照規定交納了社保，最后就可以得到該有的保障，檔案可有可無或者是畫蛇添足；還有一些高校畢業生，忽視了檔案的重要性，只管畢業前后找工作，投簡歷或者繼續深造，只要找到工作簽定合同、領上工資、繳納社保就不管檔案了，不知道或不去辦理任何就業、檔案托管等續，最終需要用到檔案時才發現檔案非常重要，重新建立或補辦檔案有多麻煩，不同程度影響了檔案管理工作的有序推進。

3.檔案管理專業人員素質不齊

目前非檔案管理部門對檔案管理工作不了解，還有部分檔案管理部門未認識到檔案管理工作的重要性，在人力、物力、財力等方面的投入和支持力度不大，有些檔案管理人員沒有經過專業培訓，基本的檔案管理知識都沒掌握，甚至對失業職工檔案的概念都不知曉，加上部分工作人員責任心不強，正規檔案的收集、審核、整理、歸集都做不好，更談不上規范做好失業職工檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等。他們僅能簡單地把收到的材料放入檔案袋存儲起來，很容易出現檔案材料不夠真實準確，檔案前后材料印證不一致的問題，當人事組織部門核驗時，就會被認定為虛假檔案，還有可能追究個人責任，造成重新認定補充檔案資料等諸多麻煩。

三、加強失業職工檔案管理的對策和建議

1.加大宣傳提高認識推進工作

加強同媒體合作是做好現代社會宣傳工作的重要手段。在過去占據宣傳陣地的傳統媒體主要包括廣播、電視、報刊雜志等；引領時尚的新媒體主要包括網站、微信、聊天室、社交平臺等。檔案管理部門應當加大對新媒體宣傳工作的研究投入，在原先知識競賽、演講比賽、社會答題等方式的基礎上，創新比如檔案宣傳日、微信知學平臺、專題檔案宣傳欄目等方式，充分利用傳統媒體和新媒體，加大對檔案管理法的宣傳，廣泛開展各種宣傳活動，組織開展《檔案法》競賽和比賽，擴大檔案管理工作的社會影響力。很多檔案管理人員專業不專，業務不會，歸根到地還是認識上出了問題，因此就需要加強日常教育引導，讓工作人員有緊迫感和危機感，樹立“今天工作不努力，明天努力找工作”的思想意識，自覺更新知識，提高工作的主動性和自覺性，營造良好的社會環境，提高全民的檔案意識和認同，加快檔案管理工作納入法制化管理軌道的步伐。

2.嚴格準入加強培訓提高素質

當前檔案宣傳工作力度不足、工作開展不規范往往在于具體工作人員素質低，不能勝任工作所致，因此必須加大專職人員隊伍建設，打造一支素質過硬的隊伍：一是采取嚴進寬出的方式嚴把進門關，實行檔案管理人員資格準入制度，制定計劃有序清理不合格人員，糾正任人唯親甚至將檔案管理職務當做福利發放的錯誤思想，讓想干能干的人挑起擔子好好干，不想干不能干的早日退出專崗；二是加強日常培訓和培養，提高人員素質和能力，定期舉辦檔案法律法規知識講座或培訓班，及時充電更新補充知識，從根本上解決執法者不懂法的問題，在人員培養方面可以考慮加強同高校的聯系和合作，將檔案管理人員的培養推向訂單式輸送的專業化方向，為單位培養精準、專業可用的人才。

3.加強日常考核確保制度有效執行

建立和完善檔案管理考核制度，明確崗位職責，量化考核細則，發揮督導推動作用。一是加大學習培訓的考核力度，要嚴格對檔案管理干部培訓和教育的考勤和考試，防止學習培訓懶散，應付差事走過場的現象，提高專業人員執行制度的自覺性。二是采取定期督查、隨機檢查等方式，做好日常和年終檢查，并將檢查結果納入行政事業單位績效考核，對非行政事業單位則采取工商、稅務等部門聯合檢查的方式，采取強制措施規范檔案管理工作，提升部門單位、公司企業對檔案管理工作的重視，自覺執行相關規定，做好，做實、管好個人檔案，有效提升檔案管理工作的規范化、科學化與精確化。三是注意考核結果的運用。要建立干部學習檔案，行政單位、企事業單位檔案管理臺賬，把各種情況記錄在案，作為獎懲干部和公司單位的重要依據，對各項考核結果不過關的檔案給予批評、警告等，個人效益掛鉤。