電子文件的保護工作研究

摘 要： 現代的各個領域中，電子文件都揮著重要的作用。由于電子文件具有開放性的特點，所以應用范圍較大，同時也會面臨安全問題。為了確保電子文件信息的全面、真實、可靠，就要采取必要的保護措施，以使電子文件更好地發揮憑證作用。本論文針對電子文件的保護工作進行研究。

關鍵詞：電子文件 信息安全 保護工作

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）03-0010-01

引言

信息技術的進步，使得文件電子化處理。相比較于紙質文件，電子文件具有傳遞便捷的特點，而且信息記錄及時，能夠以多種文件形式保存而不會受到環境局限。但是，電子文件在被廣泛應用的同時，也會面臨信息安全問題。為了保證電子文件信息真實而完整，就要采取有效的保護措施維護電子文件安全。

一、對電子文件載體所采取的保護措施

1.要正確使用電子文件載體

1.1保證電源穩定

電子文件信息由計算機保存，所以保證電源穩定，不可以出現頻繁啟動和關機的現象，以避免硬盤驅動器被破壞，而且頻繁地關機、開機，還會產生瞬時的強電流，很容易使計算機芯片被燒壞而導致計算機系統無法正常運行，硬盤中的文件也失去使用價值。

1.2減少光盤的使用次數

光盤處于運行狀態，激光就會掃描光盤上鎖記錄的信息，同時光盤對激光所釋放的熱量加以吸收，導致光盤材料出現蒸發、降解、分解、變色等問題，縮短了光盤的使用壽命[1]。使用中的光盤正高速旋轉，不可以強行彈出，以避免光盤擦傷。

2.對環境溫濕度有效控制

在溫度介于15攝氏度至27攝氏度，濕度為50%左右的環境中，磁性載體可以得到良好的保管。最佳保管環境為，溫度18攝氏度，濕度40%。保證環境溫濕度穩定，變化的幅度不可以過大。

3.做好防塵工作

存儲電子文件環境內要做好防塵工作，包括機器、光盤、磁盤等都能都要做好清潔處理。對光盤的使用中，要避免用手接觸讀寫面，磁盤索引孔也不可以用手觸摸。當這些電子文件載體用完之后，要放到盤盒中，以避免信息面遭到磨損。

4.避免受到磁場干擾

電子文件屬于是磁性載體，對磁場效應具有很高的敏感度，因此，電子文件要與磁場保持一定的距離。通常電子文件與磁場的距離要超過80毫米。存儲電子文件的庫房不可以在磁場附近，諸如高壓線、變壓器的周圍都會產生磁場，就需要做好隔離工作。對于軟磁物質，諸如鎳鐵合金、軟鐵等等，都要采取必要的技術措施屏蔽磁場，特別要重視隱蔽磁場，使用測磁設備對磁場進行測定，以對電子文件采取相應的防護措施。

5.避免光線照射

光線對電子文件的危害是非常大的。為了保證電子文件不會遭到破壞，就要采取光線隔離措施，避免光線直接照射到電子文件上而導致電子文件變質。儲存電子文件的房間，無論溫度，還是濕度都要符合有關規定[2]。要定時地通風換氣，以避免室內空氣不良而影響電子文件的質量。保持室內空氣清潔，為電子文件塑造良好的存儲環境。

二、電子文件信息所采取的安全保護措施

1.確保電子文件保護發揮作用

確保電子文件保護發揮作用，將相應的安全管理制度建立起來是非常必要的。對安全硬件技術和軟件技術的管理規范進一步完善，從法律的層面予以維護。電子文件的形成階段、處理階段、文件信息傳輸階段、文件資料的積累和整理階段，以及對電子文件的保管階段，都需要將安全保護工作滲入其中。應用技術規范和安全管理制度約束工作人員的行為，可以保證電子文件得到很好地保護。

2.采用信息加密技術對電子文件予以保護

采用信息加密技術對電子文件予以保護，也可以采用數字水印技術、指紋編碼技術對文件信息實施保護。對電子文件采用加密技術，就是將文件信息經過技術處理后將有關數據轉變為不可識別的亂碼，之后用相應的技術處理方式對信息數據進行還原。數字水印技術是將圖像、視頻、文本、聲音等宿主信息進行處理后，添加一些數字信息的水印，從而達到保護的作用。采用指紋編碼技術，就是將不同用戶的指紋數字信息產生交集，如果存在合謀攻擊情況，就保留合謀用戶指紋數字信息之間的相同內容，將部分叛逆者確定下來。

3.對電子文件要采用數字簽名技術

數字簽名就是電子文件的存儲是將文件信息轉化為數字信息并在網絡上傳輸。所謂的“數字簽名技術”，就是電子文件使用者要驗證身份合格后才可以使用[3]。文件的傳輸、接收和使用，都要采用數字簽名技術，保證電子文件合法使用。

4.將防病毒機制建立起來

對電子文件做好防病毒工作是非常必要的，以避免電子文件信息遭到惡意破壞。將防病毒機制建立起來，可以安裝殺毒軟件，并進行及時更新，對計算機病毒具有一定的防御作用。很多的計算機病毒都是隨著下載文件發揮病毒作用的，所以，不可以隨便下載信息。對于計算機所安裝的存儲設備，諸如光盤、硬盤、軟盤等等，都要經過殺毒后才可以使用。值得重視的是，如果計算機所保存都是非常重要的文件，就不可以聯網，以避免文件遭到病毒攻擊。

5.對電子文件信息要做好備份

為避免電子文件信息丟失，就需要做好備份工作，已保障電子文件信息的安全。目前電子文件信息的備份方式以本地備份為主，根據需要輔助使用網絡備份。為了保障電子文件備份工作規范有序，且具有時效性，就需要將訂備份管理制度制定出來。電子檔案的載體是可以變化的，而且不具有穩定性。要對電子文件進行備份，就需要定期地對電子文件進行備份。電子文件是需要長期保存的，對備份工作實施有效管理，還要將多套備份建立起來。不同類別的電子文件要分開保管，以避免電子文件載體破壞而導致文件損壞。所以，電子文件要采用多種形式備份，做到電子文件備份，相應的紙質文件同樣要做好備份工作。

結束語

綜上所述，電子文件具有便于使用和儲存的特點。但是，由于電子文件是開放性的，如果沒有采取適當的技術保護措施，就會導致文件破壞或者丟失。特別是存儲電子文件的載體如果安全可靠性不足，就會影響到文件信息的質量。這就需要對電子文件采取必要的保護措施，以使其功能性得以發揮，文件信息有效利用。

參考文獻

[1]周荃.電子文件信息安全保護問題研究[J].蘭臺世界，2016（18）：10—12.

[2]趙學.電子文件管理系統中的信息安全保障研究[J].機電兵船檔案，2015（01）：75—76.

[3]于濤.電子文件與電子檔案的保護[J].檔案管理，2013（02）：56—57.

作者簡介：袁毅胥，男，（1961.9-），湖南隆回高坪人，講師，研究方向嵌入式系統的應用研究。