論新形式下路橋企業人事檔案管理面臨的問題及解決辦法

陶榕烜

【摘 要】在我國路橋企業中，企業項目部都具有臨時性，且項目工期相對較長，工作環境比較艱苦，人事檔案材料的收集由于地域性的客觀原因相對比較困難。文章就新形勢下路橋企業特性與人力資源現狀作為切入點，淺要論述了我國路橋企業人事檔案面臨的形勢和存在的問題，并針對性提出改進策略和方法。

【關鍵詞】新形勢下；路橋；人力資源現狀；人事檔案管理；面臨問題；解決辦法

隨著我國經濟的發展和社會進步，路橋企業在各項社會事業中的重要性日漸突出。但是，路橋企業項目部因其缺乏固定的工作地點，流動性強的獨特企業特點，致使人事檔案材料的收集相對比較困難。因此，路橋企業人事檔案管理面臨問題和管理方法的探究極為重要。

1 路橋企業的特性與人力資源現狀

由于路橋企業的工程施工周期較長，少則一兩年，多則幾年。所以企業員工常年遠離家鄉，并且隨著項目地點的變遷而變遷，幾乎沒有一個固定的工作地點。同時，路橋企業的項目一般在待開發區，基礎設備設施不完善、交通不便，而且項目部是臨時的，員工的生活條件以及工作條件都非常艱苦，使得一些員工堅持不下去，人員流動性較強。 另一方面，路橋企業的項目部分散在全國各地，所以企業的現場技術人員也分散在各個項目部。而每個項目部離總公司的距離比較遠，導致各個現場技術人員的溝通較少，在一定程度上減少了信息與資源的共享。目前我國路橋企業人力資源的職稱評審是企業的硬指標，使得路橋企業忙于應付職稱評審而缺乏對員工的管理，缺少了企業文化，降低員工對企業的認同感，導致路橋企業人員流動性強。

2 路橋企業人事管理中存在的問題和面臨的形勢

2.1 人事檔案管理人員流動性較大

目前，伴隨著國家經濟的迅速發展，路橋企業業務量的不斷擴大，公司規模、人員數量也在不斷提升。人事檔案的管理也面臨著新的挑戰。但是因為路橋人力資源管理的固有模式，人事檔案管理并未長期定員定崗，專人從事。檔案管理員同時身兼數職或者不定時調動崗位。造成檔案管理被動的局面。

2.2 由于路橋企業的特性，材料收集相對困難，造成更新速度緩慢

路橋企業項目部分散各地，企業的現場技術人員分散在各個項目部，每個項目部離公司距離比較遠，在一定程度上造成了溝通和資源共享的障礙。由此，給收集材料造成一定困難。再加上企業人員對人事檔案管理的認識和重視程度參差不齊，造成收集材料時總有部分人員的材料不能夠按時提交。由此造成人事檔案管理更新速度緩慢。人事檔案是記錄一個人主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用。人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。特別是在國有企業、事業單位，人事檔案相當重要。因此，人事檔案實時更新和管理成為亟須解決的問題。

2.3 檔案管理的基礎設施落后

檔案管理大都采用“因地制宜”的原則。一間房間充當著辦公、閱檔、倉庫三種職能。因此。它既不具備鐵門、鐵窗等基礎設施，也不具備軟件及硬件設施。由于查看檔案多是以手工的方式進行，因此檔案紙張容易發黃變脆。這對檔案的完整與安全極為不利。此外，防火、防盜、防潮等工作也做的不夠深入。

2.4 檔案管理相關新政策、新知識的培訓力度不夠

舉例來說，無論從是檔案紙張從A4到B5的轉變，檔案類別中第三類、第九類內容的變化，再到檔案目錄格式的調整，“三齡一歷”審定表的認定等一系列新政策、新知識的落實過程中，由于路橋企業的現狀，工作人員忙于具體的事物中，沒有進行專業的工作培訓，在進行工作時不能很好的面對工作，這樣會導致工作效率降低。

2.5 由于部分路橋企業的前身是事業性質，當時人們的觀念中對人事檔案的管理沒有引起總夠的重視，導致后來轉換成企業身份后，部分人員退休審批時，發現人事檔案就是唯一的依據。但部分人員的材料因管理不善等歷史原因丟失，造成員工退休時審批非常困難，極大影響了工作的進展。

3 路橋企業人事檔案管理的新方法

3.1 強化管理隊伍。為實現人事管理隊伍的強化，首先，單位應定期對檔案管理人員開展專業的培訓，使其能夠深刻的認識到檔案管理工作的重要性，并且能夠熟練掌握檔案管理的各項工作。其次，將檔案管理的專職人員與兼職人員進行合理的配置，將相關福利待遇等進行落實。建立高素質、高質量的檔案管理隊伍，能夠有效保證人事檔案的真實性以及完整性，也為人事檔案的實用性提供有效的保障。

3.2 路橋企業要想讓所有員工重視人事檔案，則要做好人事檔案的宣傳工作，注意檔案資料收集、提高檔案管理水平。在人事檔案工作中，最基礎的就是收集檔案材料。隨著政治體制改革的推進、干部制度的改革、各種各樣的培訓以及專業晉升等，需要入黨的材料逐年增多，這對檔案材料的收集提出了新的要求。檔案管理人員對各種檔案資料要及時收集。收集后要做到及時整理，做到有理有據。在收集后，經過核實審查，要及時處理那些不符合歸檔的材料。對于那些手續不足的材料要從新退回到材料收集部門。總而言之，收集到的檔案材料要完整、準確，從而確保人事檔案的權威性。

3.3 改善檔案工作的基礎建設。為了更新檔案管理設施，人力資源部門人員要積極與領導溝通，爭取得到領導的大力支持。加強檔案工作的基礎設施主要包括以下幾代呢：1）要加強專用檔案庫房的建設，提高防盜、防潮、防火能力；2）最好配備專用的鐵質檔案柜，此外還應有空調、滅火、防蛀等設備；3）應經常檢查防火、防蛀、防光等設施；4）加大資金投入，配備信息管理設備，比如電腦、打印機等。

3.4 加大培訓力度，提高管理人員的素質。路橋企業檔案管理人員的素質在很大程度上影響了檔案管理工作的質量。最為重要的是，檔案管理人員還要不斷學習科學的管理方法，從而提高工作效率，并保證檔案質量；路橋企業不斷加強對檔案工作的管理，盡量選擇作風廉正、責任心強的人才進行人事檔案管理；不斷對管理人員進行培訓，著重進行現代化電子檔案管理知識的培訓，使管理人員掌握現代化檔案管理知識。爭取做到與時俱進，以此提高管理人員的綜合素質，實現現代化檔案管理。

3.5 提高企業對檔案管理的認識，加強員工對檔案的認識。路橋企業需要對檔案工作進行深刻認識，以確保在很大程度上促進企業發展。這就需要加強路橋企業對人事檔案管理工作的責任感，明確檔案對員工以及企業的重要性是每個路橋企業管理者的責任和義務。管理者對人事檔案工作的重視程度是做好檔案工作的重要保證。路橋企業應進一步加強和改進企業人事檔案工作，采用現代高科技技術，制定完整的法規制度和管理體制，健全基礎設施和服務功能。加強管理人員對人事檔案的認識，從而更好地推進企業發展。

4 結語

人事檔案的形成源自于人事管理活動，其主要是對個人經歷、工作能力以及其他各項基本狀況進行詳細的記錄，并且也是個人學歷以及資歷的主要證明材料。除此之外，人事檔案與組織關系、福利待遇等方面也有一定的關聯，具有相關法律作用，而且也常用于開具證明、職務調動、申報職稱等。人事檔案為企事業單位開發人力資源起到極為重要的作用。為此，強化人事檔案管理對企事業單位的長效發展具有重大的意義。因此，對于流動性強的路橋企業來說更應該重視員工的人事檔案管理。

[責任編輯：田吉捷]