會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理工作分析

彭杰

摘 要 信息化時(shí)代的發(fā)展下，會(huì)計(jì)檔案管理也在不斷優(yōu)化，并提升了會(huì)計(jì)工作人員的工作效率，在方便快捷的同時(shí)，會(huì)計(jì)管理工作也在悄悄發(fā)生變化。為了使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)獲取更加準(zhǔn)確和便捷，在全民觸網(wǎng)技術(shù)時(shí)代，會(huì)計(jì)信息安全化正在面臨新的技術(shù)挑戰(zhàn)。財(cái)務(wù)人員如果不能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展變化，會(huì)給會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來(lái)一定的隱患。

關(guān)鍵詞 會(huì)計(jì) 電算化 檔案管理

隨著會(huì)計(jì)技術(shù)在辦公中的使用效率和普及率不斷增加，人們的辦事效率和辦公條件有了非常大的提升。會(huì)計(jì)制度在不斷完善下，體現(xiàn)了當(dāng)代發(fā)展的新特征，直至現(xiàn)在階段，基本上已經(jīng)形成了全面發(fā)展實(shí)施的階段。在會(huì)計(jì)檔案管理工作中，管理范圍主要包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和計(jì)算機(jī)中的檔案管理，其中紙質(zhì)檔案主要包括原始憑證、存款余額調(diào)節(jié)、保管清冊(cè)等，在電算化管理過(guò)程中，主要是通過(guò)電子中的應(yīng)用軟件，進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)表中的數(shù)據(jù)管理。現(xiàn)階段，隨著時(shí)代經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化條件下的檔案管理已經(jīng)全面普及和發(fā)展。

一、會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

第一，在會(huì)計(jì)檔案管理工作中，重視紙質(zhì)檔案管理，往往忽略對(duì)電子檔案的管理工作，其中在檔案管理過(guò)程中，對(duì)記賬憑證的管理都是通過(guò)打印和裝訂進(jìn)行的。在打印過(guò)程中，主要是根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》管理和保存會(huì)計(jì)檔案。而在對(duì)電子檔案的管理，往往很多單位都有不知如何歸檔管理的形式，他們認(rèn)為通過(guò)電子檔案管理資料缺乏安全性，對(duì)檔案的管理和保密工作沒(méi)有一定的保障。[1]

第二，會(huì)計(jì)電算化管理?xiàng)l件下，在獲取檔案資料信息的過(guò)程中，是沒(méi)有一定的保障的，非常容易復(fù)制和修改檔案管理中的信息。同時(shí)，信息的丟失對(duì)企業(yè)的發(fā)展會(huì)有一定的影響。因此，在調(diào)取檔案信息的過(guò)程中，要派專業(yè)人員看管，才能有效實(shí)現(xiàn)，并保證企業(yè)中信息的完整性。當(dāng)財(cái)務(wù)部門(mén)在獲取相應(yīng)的信息時(shí)，主管人員會(huì)復(fù)制企業(yè)中的財(cái)務(wù)資料，這使會(huì)計(jì)電子檔案的安全性沒(méi)有一定的保障，信息的獲取沒(méi)有嚴(yán)格的制度保證，就會(huì)提升會(huì)計(jì)檔案管理的難度，這樣雖然在一定程度上方便了財(cái)務(wù)管理人員的使用，但是無(wú)法保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性。

第三，由于會(huì)計(jì)人員在計(jì)算機(jī)操作過(guò)程中自身的能力有限，所以會(huì)計(jì)信息的獲取無(wú)法得到保證和完善。面對(duì)這種情況，會(huì)計(jì)工作人員的工作能力出現(xiàn)參差不齊的情況。由于很多會(huì)計(jì)信息操作人員的工作年齡比較大，在操作計(jì)算機(jī)的過(guò)程中水平有限，如果不對(duì)工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)，在操作過(guò)程中，會(huì)存在操作失誤和不當(dāng)?shù)那闆r，甚至?xí)斐韶?cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)信息恢復(fù)也有一定的難度。[2]

二、如何應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作問(wèn)題

在會(huì)計(jì)檔案管理中，要使財(cái)務(wù)人員準(zhǔn)確地意識(shí)到會(huì)計(jì)電子檔案管理的重要性。對(duì)企業(yè)中發(fā)生的業(yè)務(wù)要及時(shí)錄入賬單，避免出現(xiàn)漏記、忘記的情況，同時(shí)還要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份記錄。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的操作人員和系統(tǒng)管理人員要進(jìn)行認(rèn)證，只有將自身的制度完善好，才能有效保障檔案信息的安全性。對(duì)重要的數(shù)據(jù)，要派專業(yè)的人員看管，同時(shí)還要將其中的數(shù)據(jù)采用日備份、月備份以及年備份的方式進(jìn)行備份保管。不同職務(wù)的工作人員，要采用相分離的工作原則開(kāi)展工作，電子檔案的保管應(yīng)該由出納以外的會(huì)計(jì)專業(yè)人員負(fù)責(zé)。同時(shí)要明確紙質(zhì)電子檔案和電子檔案管理是一樣的，財(cái)務(wù)人員在會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，要對(duì)備份的資料進(jìn)行對(duì)應(yīng)連接，才能保證會(huì)計(jì)檔案信息的統(tǒng)一完整性。另外，會(huì)計(jì)工作人員還要做好會(huì)計(jì)系統(tǒng)更新工作，只有保證系統(tǒng)工作的穩(wěn)定，才能發(fā)現(xiàn)并及時(shí)解決問(wèn)題。

第一，針對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案容易獲取和備份的特點(diǎn)，要嚴(yán)格電子檔案借閱的授權(quán)。財(cái)務(wù)管理人員要根據(jù)電子檔案的管理特點(diǎn)，嚴(yán)格地接收制定檔案的審查權(quán)，只有明確其中的規(guī)定，才能更好地完善檔案管理的查詢工作。相關(guān)人員在信息查詢過(guò)程中，要明確資料查詢?nèi)说男彰挥型ㄟ^(guò)專業(yè)人員的管理申請(qǐng)，才能更好地保證會(huì)計(jì)檔案信息的安全性。授權(quán)同意后方可查詢檔案。需要備份的資料，要將備份內(nèi)容和用途記錄完整，為了保證資料檔案的安全性，可以將其中的資料多次備份，并將其中電子檔案的格式設(shè)置成只讀形式，防止他人改動(dòng)。[3]

第二，會(huì)計(jì)管理人員綜合素質(zhì)的提升。在檔案管理過(guò)程中，首先，管理層的領(lǐng)導(dǎo)要重視其中的工作，并對(duì)今后的工作制定相應(yīng)的計(jì)劃，只有制定完善的檔案管理制度，才能提升工作人員的工作效率。另外，還要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，提升管理人員的工作能力，提升會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)水平，當(dāng)面臨突發(fā)狀況時(shí)，才能提升會(huì)計(jì)工作人員應(yīng)對(duì)突發(fā)問(wèn)題的能力，才能為會(huì)計(jì)單位中的檔案管理提供重要的保障。

三、結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)電算化條件的日益發(fā)展普及下，要保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的正常發(fā)展。會(huì)計(jì)人員要實(shí)時(shí)更新檔案管理理念，并根據(jù)相應(yīng)的特點(diǎn)，提升自身的綜合能力水平，保證會(huì)計(jì)檔案管理的安全性，與檔案管理部門(mén)協(xié)作，為會(huì)計(jì)單位發(fā)展作出最大的貢獻(xiàn)。

（作者單位為內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局）

參考文獻(xiàn)

[1] 蔡俏冰.淺析事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，0（11）.

[2] 冉艷梅.會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理[J].卷宗，2018（30）：14.

[3] 徐冬梅.會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題探究[J].中小企業(yè)管理與科技，2018（20）：76-77.