糯扎渡水電站檔案管理工作的思考

楊竹蘭

糯扎渡水電站位于云南省普洱市和瀾滄縣交界處的瀾滄江下游干流上，是瀾滄江中下游河段八個梯級規劃“兩庫八級”的第五級電站。是瀾滄江梯級中裝機容量最大的電站。電站總裝機容量585萬kW，是云南省繼小灣電站之后又一巨型水電工程：是我國“西電東送”、“云電外送”的重點工程項目；建成后是云南省境內最大的水電站；在全國排名第四，裝機容量僅次于三峽、奚落渡、向家壩水電站。

糯扎渡水電站規模巨大、技術指標高、地質條件復雜、施工強度大，廣大建設者在電站建設過程中成功攻克了諸多世界級難題和重大挑戰，是我國水電建設上水平、上臺階的又一標志性工程。

糯扎渡水電工程規模大、周期長、環節多、載體多、施工單位多、內外協作關系復雜的特點、因而產生多種的檔案載體、歸檔案卷多、保存利用價值高。糯扎渡水電工程檔案是重點水利工程建設的真實記錄和全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，是全體建設者智慧和勞動的結晶。所以做好檔案管理工作是工程項目工作中的重中之重，以下是我近幾年來的檔案管理工作中的體會認識：

根據DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、DL/T5123-2000《水電站基本建設工程驗收規程》和《糯扎渡水電站工程項目文件材料編制、歸檔要求及檔案整理辦法》的要求和規定。糯扎渡水電站前期工程項目檔案在歸檔過程中普遍存在的問題如下：

用紙不標準。原始資料紙張大小不一，檔案管理辦法里明確規定統一用A4、A3紙張，部分施工單位用的是16k、甚至更小的紙張，給整理和裝訂工作造成不便，無法保證竣工資料案卷質量。

書寫及修改不規范。驗收評定資料和原始資料的部分書寫字跡潦草，無法辨認、有的用圓珠筆和純蘭墨水筆書寫的；時間久了容易褪色，修改不規范，隨意用涂改液涂改，修改后未按要求進行簽字。

歸檔資料不齊全、不完整。部分施工單位差開工報告，有的差工程技術要求、施工組織設計、施工方案、施工計劃；有的差竣工驗收資料（竣工驗收鑒定書，竣工驗收報告等），有的差施工總結等等。各參建單位資料收集、整理跟工程進度不同步，很多單位都是工程全部完工才開始收集、整理資料，從而造成歸檔資料不齊全，不完整。

歸檔案卷整編不規范。部分竣工資料未遵循成套性、系統性原則進行組卷，給以后檔案利用帶來不便，個別卷內目錄文件題名不準確，責任者填寫錯誤、日期填寫錯誤；案卷題名跟卷內文件內容不相符等。

資料內容不準確，甚至不完善。竣工圖與實際不相符，無竣工圖編制說明，有的無竣工章；工程名稱與合同上不一致（無變更依據）；竣工資料上的合同編號跟合同上的編號不一致；蓋章簽字不符合要求（單位工程驗收應蓋單位印章，有的蓋部門印章，有的沒有蓋章），備考表上竣工文件章、檢查人簽名有的立卷人代簽：設計變更審批簽字不完善：有好幾個標段出現重要的、該歸檔的資料未歸，不該歸檔的資料歸檔了，沒有掌握工程資料歸檔范圍。

歸檔不及時。竣工檔案沒有按照竣工驗收3個月內移交檔案的規定執行，竣工檔案管理控制措施在執行時間上滯后，導致工程竣工資料丟失，歸檔竣工資料出現大量復印件現象。

前期工程項目檔案出現諸多問題，主要原因各參建單位領導對檔案工作重視不夠；檔案人員大部分都是臨時聘用人員，流動性大，未參加過正規檔案業務知識培訓，檔案專業知識欠缺，檔案意識差，責任心不強，工作處于一種應付狀態；籌建處檔案管理人員對各參建單位工程項目檔案工作的指導力度不夠。建議公司以后在其它工程建設中檔案人員在工程開工就介入到工程管理工作中，了解工程工作內容、特點、工作目標，及時對各參建單位歸檔工作進行指導，保證工程竣工檔案完整性、準確性、系統性。

為保證糯扎渡水電工程項目檔案的齊全、完整、準確，在項目檔案管理工作中提幾點建議：

領導重視、組織健全、制度完善。糯扎渡水電工程各參建單位領導必須高度重視工程檔案管理工作，堅持把工程檔案管理作為工程建設的一項重要工作來抓，把檔案管理工作列入建管局議事日程，同工程建設一起布置、一起檢查、一起考核。

為促進糯扎渡水電工程建設項目檔案工作的制度化、規范化、科學化，結合工作實際情況，逐步建立和完善了檔案管理的一系列管理制度。

納入合同管理、確保檔案及時歸檔。合同管理是項目檔案工作的重要保障。在糯扎渡水電工程的合同中應對項目檔案歸檔份數、歸檔內容作出明確約定。為保證項目檔案歸檔的及時性，在合同執行過程和工程竣工驗收過程中，參建單位必須提交齊全、完整、準確的竣工檔案，并填寫《糯扎渡水電工程竣工檔案審核簽證單》經監理單位、建管局質量管理部門以及檔案部門驗收合格后簽字（簽章）認可后，合同管理部門方可辦理質保金支護。

建立切實可行的項目檔案管理控制措施，由籌建處竣工辦牽頭，組織相關單位及相關人員定期對各參建單位的項目檔案管理工作進行檢查，發現問題限期整改。

加強業務技術培訓、提高人員素質。為提高檔案管理人員的業務能力，應采取“請進來、送出去”模式對各參建單位檔案人員進行培訓，定期組織檔案人員參加國家檔案局和云南省檔案局舉辦的各類檔案培訓；建立微信和QQ檔案工作群，加強與各參建單位檔案人員溝通交流，遇到問題及時協調、解決，對相關業務加以指導，確保項目檔案工作的順利開展。

水電工程項目檔案大部分產生工程管理、設計、技術和施工人員手中，他們對工程項目情況最了解、也是今后利用檔案的主體，涉及的專業多，靠幾個檔案人員是無法做好檔案管理工作，必須依靠全體建設者一起參與檔案管理中來，才能保證項目檔案齊全、完整、準確、真實。