做好檔案管理工作初探

范衛(wèi)華

做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

檔案資料作為人們智慧的結(jié)晶，歷史的記載，不僅僅是一個(gè)民族的寶貴文化財(cái)產(chǎn)，更是一個(gè)國家不可或缺的重要財(cái)富。因此，檔案管理工作對我國現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著舉足輕重的作用，做好檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案工作者要準(zhǔn)確把握所面臨的新形勢和自身發(fā)展的新情況，學(xué)習(xí)總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，用求實(shí)創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐，有效地開創(chuàng)性地開展工作。本文結(jié)合多年從事檔案工作的實(shí)際，就如何做好檔案管理工作談一點(diǎn)初淺的認(rèn)識。

當(dāng)前檔案管理中存在的現(xiàn)狀和問題

檔案管理人員現(xiàn)代技術(shù)的業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)，知識面窄，業(yè)務(wù)能力停滯不前，信息化處理能力不足。檔案開放與公眾利用需求之間的矛盾較為突出，檔案服務(wù)水平有待進(jìn)一步提高，檔案實(shí)體和檔案信息安全保障有待進(jìn)一步加強(qiáng)，檔案事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理能力、科學(xué)發(fā)展能力有待進(jìn)一步提升。

基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，管理落后，缺乏現(xiàn)代技術(shù)的融入。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)依然薄弱，檔案資源覆蓋面需要進(jìn)一步拓展，檔案開放力度需要進(jìn)一步加大，檔案安全保管和基礎(chǔ)條件需要進(jìn)一步鞏固和改善，檔案工作創(chuàng)新能力需要進(jìn)一步加強(qiáng)，千部素質(zhì)和能力水平需要進(jìn)一步提高。檔案管理工作沒有邁入現(xiàn)代化管理的軌道，缺少現(xiàn)代技術(shù)手段的應(yīng)用，沒有完善的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。庫容不足，結(jié)構(gòu)布局不合理，技術(shù)配置較差，難以保證檔案的安全保管和有效利用。

多媒體技術(shù)的整體應(yīng)用不足。在現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等現(xiàn)代技術(shù)整體應(yīng)用不足，檔案數(shù)字化工作起步較晚、進(jìn)展緩慢難予實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享，服務(wù)范圍窄，服務(wù)層次淺，給現(xiàn)代開放式檔案管理帶來新的問題，加之檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、專業(yè)人才缺少，影響檔案事業(yè)發(fā)展的速度和效益。因此，要強(qiáng)化多媒體的效果應(yīng)用，真正體現(xiàn)出現(xiàn)代技術(shù)手段的整體效能。

各單位對檔案工作的認(rèn)識和重視參差不齊。隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，檔案信息在發(fā)展中有著不容忽視的作用，要充分重視并且高效利用這種信息是必不可少的。尤其是在現(xiàn)在的信息時(shí)代，信息資源是最有用和珍貴的，我們必須提高檔案管理信息的利用率。充分利用高新技術(shù)手段，促使檔案管理信息廣泛交流、擴(kuò)散和利用，實(shí)現(xiàn)檔案的電子文件化管理，因此，對檔案工作的重要性、嚴(yán)肅性的認(rèn)識以及管理的規(guī)范化法制化意識不一，對如何嚴(yán)格依法管理檔案形成了挑戰(zhàn)。

做好檔案管理工作的措施建議

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識。深入進(jìn)行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部充分認(rèn)識到檔案工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識及“檔案就是資源”的理念。意識是行為的根本，是行為的動力，只有樹立其現(xiàn)代化管理意識，才能更好的執(zhí)行現(xiàn)代化管理，得到良好的管理效果。在信息化時(shí)代，檔案工作者不僅要掌握檔案管理專業(yè)知識和工作技能技巧，具有一定的知識面和相應(yīng)的學(xué)科知識，了解分管檔案所涉及的內(nèi)容，準(zhǔn)確分類編寫檔案，能合理地綜合使用開發(fā)檔案，而且要掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識，具有辦公軟件、多媒體、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等操作應(yīng)用能力，增強(qiáng)信息化適應(yīng)能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的現(xiàn)代化。

建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制。依法檔案管理要以法治檔，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。切實(shí)從檔案收集、立卷、保管、保密、借閱、鑒定與銷毀等各流程，規(guī)范管理，健全和完善檔案資源收集征集機(jī)制。構(gòu)建一個(gè)科學(xué)、合理、縱橫交錯(cuò)的檔案收集體系，從而做到從上而下，從左至右的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，不僅能夠加強(qiáng)對檔案信息日常收集工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，還能進(jìn)一步防治檔案資料的流失，拓寬檔案信息的收集范圍極大的豐富檔案館藏。并定期對檔案信息進(jìn)行總結(jié)、規(guī)整，將大量的分散資料進(jìn)行在加工、分析鑒別，從而變死材料為活信息，為各項(xiàng)管理工作提供齊全、完整、準(zhǔn)確、可靠的檔案信息資源。

不斷優(yōu)化檔案館藏，擴(kuò)充庫容。要不斷地優(yōu)化館藏，“納新吐故”，一方面把失去查考及保存價(jià)值的檔案及時(shí)處理掉，以保證庫房的合理利用。并對現(xiàn)有管理的檔案進(jìn)行編目、整理，確保其完整性、系統(tǒng)性、真實(shí)性和權(quán)威性。在堅(jiān)持科學(xué)性和歷史性、繼承性和辯證性相統(tǒng)一原則基礎(chǔ)上，對檔案資源進(jìn)行檔案整理、編纂，形成檔案精品，以滿足日益增長的社會文化需求，從而為優(yōu)化檔案資源意識的加強(qiáng)開拓更加廣闊的路徑。另一方面可通過強(qiáng)化管理、拓寬檔案收集和征集的渠道、提高工作人員業(yè)務(wù)能力、搞好檔案進(jìn)館時(shí)的質(zhì)量鑒定等各種手段，將有意義的、有特色的檔案接收進(jìn)館，建立檔案信息資源的保障體系，改善館藏結(jié)構(gòu)，使館藏檔案內(nèi)容豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理，以便可持續(xù)地為社會各界服務(wù)。

豐富和拓展檔案管理技術(shù)。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。因此要加快檔案數(shù)字化建設(shè)，積極利用各種信息技術(shù)，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，處理、傳遞檔案資料，對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。促使檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向運(yùn)用信息技術(shù)、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊(yùn)涵知識的方向轉(zhuǎn)變。因此在檔案管理中，要全面分析檔案管理對現(xiàn)代技術(shù)手段的應(yīng)用需求，并從多方面探索適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用模式，提高檔案信息化管理的水平，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)，并逐步建立完善公共的數(shù)據(jù)平臺，建立科學(xué)有效的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)管理程序，更好的促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化水平。要通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的采集、核對、歸檔、立卷、保管和利用通過，滿足信息化社會對檔案信息“廣、快、精、準(zhǔn)”的要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

提高檔案資源的利用率，完善檔案查找工具。檔案管理的根本目的在于利用，因此，為了更好的做好檔案管理工作，在保證檔案資源必有的保密性的前提下，就應(yīng)該不斷的提高檔案資源的利用率，完善檔案查找工具。一是要做好檔案資源的編研工作，提高查找利用效率。檔案編研是對檔案信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟的必要前提，也是使檔案信息資源更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更精練的重要基礎(chǔ)工作。同時(shí)確保檔案編研工作要從實(shí)際出發(fā)，有針對性地編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而起到提高查找利用檔案效率的根本目的。二是要實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體分類、編號、排架的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，做好檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，為利用檔案信息資源奠定檢索基礎(chǔ)。利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施，從而做好檔案管理工作。

加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。提高檔案管理人員素質(zhì)

現(xiàn)代管理飛速發(fā)展，在許多管理職位，從業(yè)人員的素質(zhì)都在不斷提升，而檔案管理人員的素質(zhì)一直是影響檔案信息管理水平的重要制約因素。要求檔案工作者必須掌握管理學(xué)和現(xiàn)代管理知識，熟悉業(yè)務(wù)流程，提高自身素質(zhì)。提高檔案人員掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的能力，有助于檔案管理人員發(fā)揮自身的創(chuàng)造力和潛能，還有助于檔案管理人員了解客戶需求，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。所以，在實(shí)際工作中要定期對檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代化管理認(rèn)識的培訓(xùn)，全面提高檔案工作者的政治素質(zhì)和思想素質(zhì)，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)其良好工作作風(fēng)，不斷優(yōu)化檔案人才結(jié)構(gòu)，切實(shí)加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，讓檔案管理工作人員，在實(shí)際工作中結(jié)合自身的崗位需要，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

總之，檔案管理人員要將眼光投入到廣泛的社會需求中去，盡可能利用一切可利用的檔案信息資源，多層次、多角度地為社會生活各領(lǐng)域服務(wù)，不斷對檔案信息去粗取精，創(chuàng)造社會服務(wù)價(jià)值。用現(xiàn)代化信息技術(shù)來管理檔案。使檔案管理系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，培養(yǎng)出更多的新型檔案管理人才，能夠更好的為社會主義建設(shè)服務(wù)。