做好檔案管理工作初探

范衛華

做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。

檔案資料作為人們智慧的結晶，歷史的記載，不僅僅是一個民族的寶貴文化財產，更是一個國家不可或缺的重要財富。因此，檔案管理工作對我國現代化經濟發展有著舉足輕重的作用，做好檔案管理工作具有十分重要的現實意義。檔案工作者要準確把握所面臨的新形勢和自身發展的新情況，學習總結一切創造性的先進做法和成果，用求實創新的精神把握檔案事業發展規律，勇于探索和實踐，有效地開創性地開展工作。本文結合多年從事檔案工作的實際，就如何做好檔案管理工作談一點初淺的認識。

當前檔案管理中存在的現狀和問題

檔案管理人員現代技術的業務素質不強，知識面窄，業務能力停滯不前，信息化處理能力不足。檔案開放與公眾利用需求之間的矛盾較為突出，檔案服務水平有待進一步提高，檔案實體和檔案信息安全保障有待進一步加強，檔案事業領導管理能力、科學發展能力有待進一步提升。

基礎設施不夠完善，管理落后，缺乏現代技術的融入。檔案基礎業務建設依然薄弱，檔案資源覆蓋面需要進一步拓展，檔案開放力度需要進一步加大，檔案安全保管和基礎條件需要進一步鞏固和改善，檔案工作創新能力需要進一步加強，千部素質和能力水平需要進一步提高。檔案管理工作沒有邁入現代化管理的軌道，缺少現代技術手段的應用，沒有完善的現代計算機管理系統，阻礙了檔案管理現代化的進程。庫容不足，結構布局不合理，技術配置較差，難以保證檔案的安全保管和有效利用。

多媒體技術的整體應用不足。在現代技術與檔案管理中，計算機技術、通訊技術和網絡設備等現代技術整體應用不足，檔案數字化工作起步較晚、進展緩慢難予實現電子文件信息資源共享，服務范圍窄，服務層次淺，給現代開放式檔案管理帶來新的問題，加之檔案隊伍業務素質不高、專業人才缺少，影響檔案事業發展的速度和效益。因此，要強化多媒體的效果應用，真正體現出現代技術手段的整體效能。

各單位對檔案工作的認識和重視參差不齊。隨著知識經濟時代的到來，檔案信息在發展中有著不容忽視的作用，要充分重視并且高效利用這種信息是必不可少的。尤其是在現在的信息時代，信息資源是最有用和珍貴的，我們必須提高檔案管理信息的利用率。充分利用高新技術手段，促使檔案管理信息廣泛交流、擴散和利用，實現檔案的電子文件化管理，因此，對檔案工作的重要性、嚴肅性的認識以及管理的規范化法制化意識不一，對如何嚴格依法管理檔案形成了挑戰。

做好檔案管理工作的措施建議

加強領導，強化檔案管理意識。深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部充分認識到檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識及“檔案就是資源”的理念。意識是行為的根本，是行為的動力，只有樹立其現代化管理意識，才能更好的執行現代化管理，得到良好的管理效果。在信息化時代，檔案工作者不僅要掌握檔案管理專業知識和工作技能技巧，具有一定的知識面和相應的學科知識，了解分管檔案所涉及的內容，準確分類編寫檔案，能合理地綜合使用開發檔案，而且要掌握計算機基礎知識，具有辦公軟件、多媒體、數據庫、網絡等操作應用能力，增強信息化適應能力，實現檔案管理人員的現代化。

建立和完善科學的檔案管理機制。依法檔案管理要以法治檔，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。切實從檔案收集、立卷、保管、保密、借閱、鑒定與銷毀等各流程，規范管理，健全和完善檔案資源收集征集機制。構建一個科學、合理、縱橫交錯的檔案收集體系，從而做到從上而下，從左至右的檔案傳遞網絡，不僅能夠加強對檔案信息日常收集工作的監督與指導，還能進一步防治檔案資料的流失，拓寬檔案信息的收集范圍極大的豐富檔案館藏。并定期對檔案信息進行總結、規整，將大量的分散資料進行在加工、分析鑒別，從而變死材料為活信息，為各項管理工作提供齊全、完整、準確、可靠的檔案信息資源。

不斷優化檔案館藏，擴充庫容。要不斷地優化館藏，“納新吐故”，一方面把失去查考及保存價值的檔案及時處理掉，以保證庫房的合理利用。并對現有管理的檔案進行編目、整理，確保其完整性、系統性、真實性和權威性。在堅持科學性和歷史性、繼承性和辯證性相統一原則基礎上，對檔案資源進行檔案整理、編纂，形成檔案精品，以滿足日益增長的社會文化需求，從而為優化檔案資源意識的加強開拓更加廣闊的路徑。另一方面可通過強化管理、拓寬檔案收集和征集的渠道、提高工作人員業務能力、搞好檔案進館時的質量鑒定等各種手段，將有意義的、有特色的檔案接收進館，建立檔案信息資源的保障體系，改善館藏結構，使館藏檔案內容豐富、門類齊全、結構合理，以便可持續地為社會各界服務。

豐富和拓展檔案管理技術。隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數字化文件的出現，這對傳統的檔案管理提出了新的挑戰。因此要加快檔案數字化建設，積極利用各種信息技術，開發具有數據分析和決策支持功能的檔案管理系統，從而實現檔案技術現代化，即采用計算機、傳真機和檢索終端等現代化辦公設施，處理、傳遞檔案資料，對檔案進行數字化管理，提高檔案的服務質量。促使檔案管理從傳統的實體管理向運用信息技術、積極開發檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變。因此在檔案管理中，要全面分析檔案管理對現代技術手段的應用需求，并從多方面探索適應現代檔案管理中的應用模式，提高檔案信息化管理的水平，實現數字化建設的目標，并逐步建立完善公共的數據平臺，建立科學有效的現代計算機管理程序，更好的促進檔案管理的現代化水平。要通過檔案信息網絡化管理體系，實現對檔案信息的采集、核對、歸檔、立卷、保管和利用通過，滿足信息化社會對檔案信息“廣、快、精、準”的要求，實現檔案信息資源共享。

提高檔案資源的利用率，完善檔案查找工具。檔案管理的根本目的在于利用，因此，為了更好的做好檔案管理工作，在保證檔案資源必有的保密性的前提下，就應該不斷的提高檔案資源的利用率，完善檔案查找工具。一是要做好檔案資源的編研工作，提高查找利用效率。檔案編研是對檔案信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟的必要前提，也是使檔案信息資源更準確、更系統、更精練的重要基礎工作。同時確保檔案編研工作要從實際出發，有針對性地編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而起到提高查找利用檔案效率的根本目的。二是要實現檔案實體分類、編號、排架的標準化和規范化，做好檔案業務基礎工作，為利用檔案信息資源奠定檢索基礎。利用先進技術設備和現代化管理手段，按照國家的有關規定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施，從而做好檔案管理工作。

加強人才隊伍建設。提高檔案管理人員素質

現代管理飛速發展，在許多管理職位，從業人員的素質都在不斷提升，而檔案管理人員的素質一直是影響檔案信息管理水平的重要制約因素。要求檔案工作者必須掌握管理學和現代管理知識，熟悉業務流程，提高自身素質。提高檔案人員掌握現代信息技術的能力，有助于檔案管理人員發揮自身的創造力和潛能，還有助于檔案管理人員了解客戶需求，提供優質服務。所以，在實際工作中要定期對檔案管理人員進行現代化管理認識的培訓，全面提高檔案工作者的政治素質和思想素質，增強其業務能力，培養其良好工作作風，不斷優化檔案人才結構，切實加強檔案人才隊伍建設，讓檔案管理工作人員，在實際工作中結合自身的崗位需要，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。

總之，檔案管理人員要將眼光投入到廣泛的社會需求中去，盡可能利用一切可利用的檔案信息資源，多層次、多角度地為社會生活各領域服務，不斷對檔案信息去粗取精，創造社會服務價值。用現代化信息技術來管理檔案。使檔案管理系統化、網絡化，培養出更多的新型檔案管理人才，能夠更好的為社會主義建設服務。