中等教育學校檔案管理信息化建設中存在的問題及對策研究

賀莉莉

摘 要：中等教育學校檔案管理信息化建設對于中等教育學校的發展具有較為重要的作用，但是，目前部分中等教育學校在檔案管理信息化建設的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升其工作效率與信息化建設水平。因此，中等教育學校必須要制定完善的檔案管理信息化建設制度，逐漸創新檔案管理信息化建設方式，進而提升其工作效率與工作質量。

關鍵詞：中等教育學校 檔案管理 信息化建設

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）03（c）-0156-02

在中等教育學校實際發展的過程中，檔案管理部門必須要重視檔案管理信息化建設工作，保證可以提高檔案管理信息化建設水平，減少其中存在的各類問題，逐漸提升其工作效率與工作質量。

1 檔案管理信息化建設概念分析

檔案管理信息化建設，是一種現代化的檔案管理方式，在國家檔案行政管理部門統一管理與規劃的情況下，各個行業利用現代化信息技術對檔案數據進行整理與收集，可以有效提升檔案管理工作效率與安全性，優化檔案信息化管理工作體系，進而達到現代化檔案信息化管理目的。

在檔案信息化建設的過程中，最為主要的內容包括以下幾點：第一，建設檔案信息化基礎設施，積極引進計算機設備與軟硬件設備，保證可以提升檔案信息化管理的網絡技術應用質量。第二，在檔案信息化管理過程中，相關部門需要建設數字檔案信息系統，保證可以提升數字檔案數據庫的建設質量，逐步優化多媒體數據庫的建設體系。第三，在檔案信息化建設期間，需要制定完善的安全管理制度，提升數據庫的安全性。第四，檔案信息化建設需要培養高素質人才隊伍，階段性地對其進行專業知識與技能的培訓，使其可以更好地完成相關工作。第五，檔案信息化建設工作，需要相關管理人員可以加強監督與指導工作力度，進而提升檔案信息化建設工作效率與質量。

2 中等教育學校檔案管理信息化建設問題的分析

在中等教育學校檔案管理的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升中等教育檔案信息化管理水平，難以優化其管理體系。具體問題表現為以下幾點。

第一，中等教育學校檔案管理人員沒有樹立正確的信息化建設觀念。中等教育學校檔案管理人員在檔案信息化建設期間，還沒有樹立正確的觀念，在思想上沒有形成良好的認知，不重視檔案管理信息化建設工作，在實際工作期間，也沒有明確檔案信息化建設目的，只能做好自己的工作，無法與其他部門的工作人員相互合作，導致檔案信息化建設質量降低。

第二，中等教育學校檔案管理信息化建設滯后。我國部分中等教育學校的計算機設備較為老舊，缺乏專業的硬件與軟件設施，不能滿足現代化信息建設的真正需求，無法提升信息化建設工作效率與質量。同時，檔案信息化建設缺乏專業的電子數據庫，不能提升電子文件的安全性，很容易出現電子文件丟失等現象[1]。

3 中等教育學校檔案管理信息化建設重要性分析

對于中等教育學校而言，檔案管理信息化建設工作較為必要，管理人員必須予以高度重視，保證可以提升檔案管理信息化建設水平。具體重要性表現為以下幾點。

第一，檔案信息化建設可以滿足中等教育學校檔案管理方式的創新需求。傳統的中等教育學校檔案管理方式較為落后，主要是檔案管理人員利用手工操作方式開展管理工作，難以提升檔案管理效率。在檔案信息化建設之后，可以創新中等職業學校檔案管理方式，提升中等教育學校的檔案管理工作質量，逐漸創新檔案管理體系，滿足中等學校檔案管理工作需求，真正意義上實現檔案信息數據共享，提升檔案信息的利用效率[2]。

第二，中等教育學校檔案信息化建設工作，可以滿足學校各類事業改革需求。在中等教育學校開展檔案管理信息化建設工作之后，可以應用計算機與網絡信息技術等提升檔案管理工作質量，加強檔案信息化管理工作力度，不斷建設現代化檔案管理體系，進而增強中等教育學校檔案管理工作效果。

第三，中等教育學校開展檔案信息化建設工作，可以提升檔案管理工作的準確性。在中等教育學校檔案管理信息化建設過程中，檔案管理人員會將重要資料等保存在數據庫中，不僅可以方便查找檔案信息，還能提高檔案信息的準確性，增強檔案管理工作效果[3]。

4 中等職業學校檔案管理信息化建設措施

在中等職業學校檔案管理信息化建設過程中，相關管理人員必須要制定完善的管理制度，減少其中存在的各類管理問題，樹立正確的管理觀念，提升檔案信息化建設水平。具體措施包括以下幾點。

4.1 樹立正確的檔案管理信息化建設觀念

中等教育學校檔案管理人員必須要樹立正確的管理觀念，保證可以提升其工作效率。首先，檔案管理人員需要重視檔案信息化建設工作，轉變傳統的檔案管理觀念，打破傳統檔案管理模式的局限性，進而提升檔案管理工作效率與質量。其次，中等教育學校檔案管理人員必須要明確檔案管理信息化建設目的，聽取相關部門給予的檔案管理信息化建設意見與建議，進而提升檔案管理信息化建設質量。最后，中等學校檔案管理人員需要樹立正確的觀念意識，加大宣傳工作力度，保證學校中每一位員工都能認識到檔案管理信息化建設工作的重要性，為其工作做出一定的貢獻[4]。

4.2 完善基礎設施建設工作

中等職業學校在檔案管理信息化建設的過程中，必須要完善基礎設施的建設，保證可以提升中等教育學校檔案管理信息化建設水平。一方面，學校需要積極引進先進的計算機設備，提升軟硬件設施的安裝質量，保證可以支持檔案管理信息化建設工作。另一方面，中等教育學校需要配備現代化辦公設備，增強其發展效果。

4.3 制定完善的檔案管理信息化建設制度

在中等教育學校檔案管理信息化建設的過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升管理工作效率與質量，減少其中存在的各類管理問題，提升檔案管理信息化建設水平。首先，在宏觀調控方面，中等教育學校檔案管理部門需要在原有的檔案信息資源基礎上，加強規范與標準的建設力度，提升監督管理工作水平，保證檔案信息化建設人員有章可循，進而提升其工作質量。其次，中等教育學校檔案信息化建設部門需要對內部進行協調，建設電子數據庫，并且在電子數據庫中安裝各類病毒防控軟件，進而提升檔案管理信息化建設體系的安全性。最后，中等教育學校檔案管理部門需要利用網絡積極開展信息資源共享工作，提升信息資源共享工作效率與質量[5]。

5 結語

中等教育學校必須要重視檔案管理信息化建設工作，積極建設高素質專業人才隊伍，階段性地對其進行專業知識與先進技能的培訓，使其可以掌握先進地檔案管理信息化建設技能，提升中等教育學校檔案管理工作質量。

參考文獻

[1] 蘇娜.中等教育學校檔案管理信息化建設中存在的問題及對策[J].科技風，2015（16）：235.

[2] 曾憲力.學校檔案管理信息化建設芻議[J].湖北函授大學學報，2014（9）：45-46.

[3] 梁霄，盛金輝.試析學校檔案管理信息化建設的“失范”及對策[J].辦公室業務，2016（11）：45.

[4] 馬美玲.學校檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J].黑龍江史志，2013（23）：95.

[5] 陳航.學校檔案管理信息化建設“失范”與相關對策分析[J].卷宗，2014（5）：45-46.