煙草企業采購管理規范與效率初探

劉紅飛

本文通過分析規范與效率的關系，結合煙草行業的實際，闡述了采購規范管理和提高效率的必要性，剖析了煙草企業采購管理規范與效率存在的問題，并提出了相應的建議。

自2012年煙草企業正式實施《煙草企業采購管理規定》以來，在國家煙草專賣局“嚴格規范、富有效率、充滿活力”的總要求下，經過幾年的努力，煙草企業采購制度體系正逐步建立，但在采購實踐活動中，“規范和效率”的問題一直影響著采購職能的發揮，需要在實踐中加以調整和轉變。

規范與效率的關系

規范與效率相輔相成。規范指明文規定或約定俗成的標準。效率是指最有效地使用社會資源以滿足人類的愿望和需要。規范與效率并非兩個相互孤立的要素，而是相輔相成、緊密聯系的，共同形成了支撐行業持續健康發展的合力。規范以效率為目標，歸根結底，規范是對行為的約束，其目的在于通過優化流程、強化秩序，提高工作效率。效率應以規范為前提，在規范中出效率，在效率中更規范。

規范與效率辯證統一。煙草企業的采購有嚴格的程序規定要求，實際工作中必須按照規定的方式和程序進行，不規范采購，勢必又將回到無序采購的狀況。雖然有時嚴格規范會在一定程度上影響效率，但是沒有規范就談不上效率；當然，也不能強調規范操作機械地而不是主動創造條件地完成采購任務，限制采購功能發揮。因此，在煙草企業采購中，規范與效率是辯證統一的，是一個對立統一的有機整體。

煙草企業依法采購、規范操作和提高效率的必要性

是法規和制度的要求。《煙草企業采購管理規定》要求，對采購目錄、采購計劃的編制，采購預算、采購方式的選擇，公開招標、開標、評標的全過程，及信息公告、評標委員會的組成，合同的簽訂、交貨、驗貨，對投標人的質疑，投訴的處理等都要建立科學規范的制度，以規范采購行為。

是采購“公開透明、公平競爭、公正和誠信原則”的要求。按照公開透明原則，讓所有符合條件的供應商參與采購活動，消除歧視性行為。按照公平競爭原則，將競爭引入到煙草企業采購活動中，通過競爭使投標人提供更好的商品、技術或服務，并且盡量降低投標報價，使用戶可以用較低的成本和價格采購到優質商品，從而，既實現采購目標，又提高資金使用效率。按照公正誠信原則，一方面要求煙草企業在項目發標、信息公布、評標過程要真實；另一方面要求供應商在投標時真實，在提供采購物品或服務時，須達到投標時所做出的承諾，對采購活動切實負責。

是發揮煙草企業采購職能作用的要求。《煙草行業“十三五”規劃節能減排工作方案》中提出，加強全過程的節約管理，有效提高資源的綜合效益，提高發展質量與效益，在條件允許下，盡量使用低能耗設備，不使用高污染設備。因此，發揮煙草企業采購職能，按照“節能減排、降本增效”的要求采購，選擇部分節能效果顯著、性能成熟的產品予以采購。

是防范采購風險的需要。采購過程應嚴格執行《招投標法》《合同法》《煙草企業采購管理規定》等法律法規和管理規定，依法采購、規范采購，從而盡可能規避風險，實現煙草企業采購的公平和效率。

煙草企業采購規范與效率存在的問題剖析

相關采購制度不夠完善。從省局（公司）的采購制度來看，存在制度缺乏、不完善或銜接不夠順暢的情況。集中采購部門雖然建立了供應商庫，但沒有制定相應的管理辦法，導致無法使用供應商庫，仍然繼續采取公開招標的方式進行采購，既耽誤了時間，又浪費了大量的人力物力。

采購計劃管理不夠嚴謹。在編制采購目錄和制定采購計劃時，缺乏有效的方法和工具，有時只考慮目前的工作需要，沒有從全年或更長遠的目標來規劃，甚至有時未經審批而隨意變更預算或采購方式，影響采購工作的規范和效率。

采購流程不精益。制定的采購流程，過程繁復，操作時間長。集中采購時，單次小規模的集中采購結算不明確，部門間協調不夠，手續繁雜。供應商的評價和選擇機制不完善，缺乏科學規范的供應商認證和評價體系。合同管理沒有固定模板，導致合同審核費時費力。采購管理系統的流程不夠全面，沒有包含采購的全部過程，降低了效率。

采購監督沒有全過程覆蓋。采購工作跨度時間長，流程復雜，監督需要花費大量時間和精力，加之監督人員人手不夠，目前還不能保證采購的全過程參與，容易給采購工作留下隱患。

采購人員綜合素質有待提高。負責采購的人員素質參差不齊，有的采購流程操作不熟練，有的編制采購計劃、計算采購預算不精確，有的編寫采購文件時忽視關鍵的問題等，在很大程度上影響了采購工作的規范與效率。

加強采購規范。提升采購效率的建議

加強制度建設，嚴格采購法規落實

確保煙草企業采購有序進行，提高采購的效率，就必須根據“決策者重結果、管理者重規則、操作者重細節、監督者重風險”的原則，健全和完善適合煙草商業企業采購的各項規章制度，明確規定采購操作整個過程、審批方式、公示和投訴以及供應商庫的管理辦法，從而做到有規可依，有章可循。

加強采購計劃管理，合理配置資源

強化目錄管理，明確采購范疇：編制《采購目錄》時，事先組織調查，從全年或更遠的目標來規劃，科學構建四級采購目錄，同時將日常采購項目全部納入匯總到《采購目錄》，進行規范管理。第四級目錄細化至最小預算科目，并逐項明確采購部門和組織形式，使采購方式審查前置化，解決上會頻繁和決策低效等問題。未編入目錄的項目，不準實施采購。

規范采購計劃的制定和變更，確保嚴格高效：制定計劃時，全面考慮、從長計議、細致入微，從源頭減少計劃的頻繁調整，同時規范計劃變更，凡是涉及組織形式、采購方式和項目新增，定期提交相關管理委員會實名表決，確保責任可追溯，防止集體決策變成無人擔責。

抓好集中采購：將采購的決策權和組織權集中到相關部門或單位，集中負責計劃編制、采購立項和實施。堅持“公開透明、公平競爭、公正擇優”原則，切實做到使用人、主管人、審批人、采購管理人和監管人的“五分離”，確保集中采購正常進行，采購物資符合質量安全的要求。

優化采購流程，明確職責與權限

嚴格落實標準與細節：梳理采購流程，優化采購程序，將業務、合同、監督、公開等融入統一的采購管理系統，嚴格落實標準與細節，明確職責與權限，規范節點的輸入與輸出，讓每個人都能了解所有的業務要求。

廣泛應用模板，做到規范高效：為減少采購人員的行為偏差，使復雜問題簡單化，可以將最優做法、經驗和技巧固化成普遍適用且符合規范的模板，讓操作從“各自解讀”變成“即取即用”，省去反復性指導和重復性審核，提高效率。

創新供應商管理，增值供應鏈：須嚴格對供應商進行資信、業績評價和重要材料現場考察評審，建立與企業規模需求相適應的合格供應商名錄庫，并對合格供應商名錄庫實行動態調整，隨時引進新的優秀供應商，及時淘汰有劣績的供應商。

加強風險防控，實現全過程監管

圍繞采購相關流程，梳理出各個風險點，對每一個風險點擬定防范措施。監督部門要全程參與，嚴格把關，保證采購活動的公平、合法、規范，確保評選出的供應商具備應有的資質和能力。

以人為本，全面提高采購人員素質

加強采購人員在采購理論、相關法律法規、采購技巧與技術、市場調查、采購預算、合同管理等方面知識的培訓，努力增強其綜合業務素質，從而全面、規范地執行采購管理工作。加強采購人員的職業道德和政治思想教育，提高廉潔自律、防腐拒變的能力，公正、合理地使用采購資金。

隨著市場經濟的發展與完善，采購管理不僅是企業組織生產的先決條件，而且是降低成本，獲取更大利潤，從而提升企業核心競爭力的重要手段。煙草企業應該結合行業發展的情況，健全和完善適合自身采購的各項規章制度，加強計劃管理，合理配置資源，優化采購程序，全面監督，保證規范與效率同步。