規(guī)劃檔案管理工作探究

摘 要：規(guī)劃檔案不僅是規(guī)劃審批、管理的必要組成部分，還是對工程建設(shè)進(jìn)行監(jiān)管、審查的重要憑證，以及后期規(guī)劃改造關(guān)鍵性憑據(jù)，因此規(guī)劃檔案管理工作具有重要意義。本文將從規(guī)劃檔案管理工作的特點和意義進(jìn)行分析，并對如何促進(jìn)規(guī)劃檔案管理工作發(fā)展提出了一些具體措施和建議。

關(guān)鍵字：規(guī)劃檔案管理；工作探究；具體措施；意義

1 概述

1.1 規(guī)劃檔案主要內(nèi)容

規(guī)劃檔案主要由規(guī)劃管理產(chǎn)生的各類文件材料組成，它不僅是規(guī)劃審批、管理的必要組成部分，還是對工程建設(shè)進(jìn)行監(jiān)管、審查的重要憑證，是工程實施的關(guān)鍵性憑據(jù)。

規(guī)劃檔案中的文件主要來源于工程建設(shè)相應(yīng)的工作部分，包括用地審批，工程管理，管線及相關(guān)工程審批等。這三個環(huán)節(jié)基本囊括了規(guī)劃管理材料的全部組成，涵蓋了項目初期的用地申請報告，施工項目的計劃內(nèi)容，初期項目的規(guī)劃和調(diào)研等文件；工程實施中關(guān)于建筑圖紙、設(shè)計說明的相關(guān)材料，以及管線設(shè)計和施工等材料；工程后期的監(jiān)督、審核等文件。

在具體項目實施中，不僅包括文本類文件資料，還包含電子數(shù)據(jù)、圖紙圖像等材料。這些在規(guī)劃管理過程中具備實際參考和存留意義的材料，構(gòu)成了意義重大又相對龐雜繁復(fù)的規(guī)劃檔案。

1.2 規(guī)劃檔案管理工作的特點

從規(guī)劃檔案涵蓋的文件中可以看出，其所含文件內(nèi)容廣泛，種類繁多，橫跨了工程建設(shè)的各個階段所應(yīng)具備的材料，又包括了多方信息，如項目本身相關(guān)資料和審批所用材料，以及相應(yīng)監(jiān)督管理文件。這就要求規(guī)劃檔案在保存和整理時，必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度的要求，嚴(yán)謹(jǐn)整理避免疏漏。

除此之外，由于規(guī)劃管理材料的重要意義和特殊性，在項目過程中，會涉及到很多相關(guān)部門的審批或手續(xù)。因此在規(guī)劃檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)注意到規(guī)劃管理材料具有來源廣泛的跨部門性質(zhì)，以及規(guī)劃檔案所特有的社會性。

同一規(guī)劃項目的相關(guān)規(guī)劃管理材料，雖然類別多、種類廣，時間跨度大，但是相互之間存在這一定的關(guān)聯(lián)，互相支撐且缺一不可。因此在規(guī)劃檔案的歸整時，呈現(xiàn)出比較獨特的歸類特點。即同一項目不可拆分整理，且應(yīng)當(dāng)保證其不同時期不同文件的統(tǒng)一的名稱、地點等基本信息。

2 做好規(guī)劃檔案管理工作的意義

2.1 適應(yīng)形勢，加快信息化建設(shè)

經(jīng)濟社會飛速發(fā)展的當(dāng)下，城鄉(xiāng)建設(shè)速度日益加快，規(guī)劃檔案管理工作記錄了工程建設(shè)的整個過程，并留存了在項目中有價值、有意義的數(shù)據(jù)和材料。這些文件在見證了建設(shè)規(guī)劃的過程，在未來的改造或重新規(guī)劃中又能夠提供及其重要的借鑒或參考意義，因此在一定程度上，也推動著城鄉(xiāng)建設(shè)的發(fā)展。

在目前的規(guī)劃檔案管理工作中引入自動化辦公流程，利于檔案文件的操作和管理，有助于未來規(guī)劃中可以對已有材料進(jìn)行調(diào)用和參照，并且為我國信息化建設(shè)提供極大的助益。

2.3 依法辦事，提供依據(jù)

隨著城市建設(shè)速度的不斷加快，規(guī)劃檔案管理工作在項目工程籌測、規(guī)劃與存檔中的意義不言而喻。它不僅是項目本身實施、審批的重要材料，還影響未來城鄉(xiāng)規(guī)劃改造中的參考和利用，同時還是解決建設(shè)糾紛必不可少的重要根據(jù)。

因此，規(guī)劃檔案管理工作不僅擁有著記錄著規(guī)劃建設(shè)成果的巨大價值，同時也保障了對建設(shè)項目的依法監(jiān)督、依法管理、依法規(guī)范，是不可或缺的重要法律依據(jù)。

3 加強規(guī)劃檔案管理工作的具體措施

3.1提高人員業(yè)務(wù)水品和思想覺悟

在信息化改革的大潮中，工作人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)新知識，熟練掌握工作技能。在加強學(xué)習(xí)的同時，不斷提高自身的知識素養(yǎng)和專業(yè)技能，以應(yīng)對不斷革新升級的業(yè)務(wù)流程。不但要做到業(yè)務(wù)水平的與時俱進(jìn)、不懈創(chuàng)新，還要大膽破除陳舊思想，去粗取精。與此同時，機關(guān)單位需加強對檔案管理人員的創(chuàng)新意識培養(yǎng)，提供更多的現(xiàn)代化電子信息技術(shù)課程支持。讓工作人員充分掌握所需技能，并在工作中學(xué)習(xí)，在實踐中總結(jié)經(jīng)驗并大膽創(chuàng)新，開拓進(jìn)取。

對于檔案管理人員的思想政治教育要重視起來，培養(yǎng)其正確的思想覺悟與服務(wù)意識。檔案管理工作中不僅要依法辦事、依章辦事，更要以人為本，提高服務(wù)的質(zhì)量，切實保障各方利益，化繁為簡滿足各個方面的不同需求，建立良好的服務(wù)和管理意識。工作中要強調(diào)自身業(yè)務(wù)能力的不斷充實和更新，還應(yīng)當(dāng)注重對自身工作積極性和創(chuàng)新性的發(fā)掘。做到愛崗敬業(yè)，從我做起，真正實現(xiàn)規(guī)劃檔案建設(shè)工作的更加完善。

3.2 創(chuàng)新管理體制

規(guī)劃檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)重視應(yīng)對新形勢下出現(xiàn)的新問題，著眼于利用現(xiàn)代科技解決問題。規(guī)劃檔案管理工作需要順應(yīng)當(dāng)前潮流，加強制度管理，加快內(nèi)部相應(yīng)工作流程的升級改造。將現(xiàn)代化的管理手段和制度應(yīng)用于實際工作，從傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息操作，有利于檔案的快速操作和管理。同時，規(guī)劃檔案文件數(shù)據(jù)庫的搭建，也有利于文件資源的共享，幫助各級各類部門對于相關(guān)資源的查找和使用，保障信息應(yīng)用的及時性。因此，機關(guān)應(yīng)當(dāng)加工管理體制和業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)新改革放到首位，積極敦促管理人員對于新知識、新技能的學(xué)習(xí)，引入高新技術(shù)手段和人才，破舊立新，根據(jù)實際工作需要不斷更新制度和方式方法。

需要注意的是，在引入自動化辦公流程的同時，應(yīng)當(dāng)著重注意信息的安全性。嚴(yán)格規(guī)范各項規(guī)章制度，及時檢驗各項流程是否有疏漏，以保障檔案信息的安全。在具體的工作實踐中探索新的工作方式，規(guī)范規(guī)章制度，探究更加符合實際需要的管理體制。只有不斷創(chuàng)新，嚴(yán)格制定和遵守各項制度，才能夠保障制度的可行性以及文件資源的安全性。

3.3 領(lǐng)導(dǎo)加強重視，積極開拓進(jìn)取

領(lǐng)導(dǎo)加強自身思想覺悟，在員工激勵、促進(jìn)工作氛圍，以及各項財力、物力、技術(shù)等支出方面予以大力支持，勢必會極大的助益于規(guī)劃檔案管理工作的發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)的正確引領(lǐng)和指導(dǎo)有利于確立合理有效的工作目標(biāo)；能夠幫助工作人員及時調(diào)整心態(tài)或技術(shù)中出現(xiàn)的問題；可以有效的協(xié)調(diào)好規(guī)劃檔案管理中涉及到的各部門各單位之間的協(xié)作關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)的合理評價和適時調(diào)整能夠促進(jìn)工作人員的辦事態(tài)度與學(xué)習(xí)方向。在實際工作中，領(lǐng)導(dǎo)對創(chuàng)新制度、創(chuàng)新方法以及創(chuàng)新人才的啟用，可以極大的帶動規(guī)劃檔案管理工作的不斷發(fā)展和進(jìn)步。

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作者簡介

黃蔚（1986-），女，江蘇省蘇州張家港，本科，畢業(yè)于重慶大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案。