數據挖掘技術在檔案管理中的應用研究

鄔萍

[摘 要]信息技術快速發展，數據挖掘技術的出現使信息管理逐漸實現智能化、信息化。數據挖掘技術在檔案管理中也發揮著至關重要的作用，其能夠使檔案管理的水平、整體效果得到提升，減輕檔案管理人員的工作壓力與負擔。基于此，本文對數據挖掘技術在檔案管理中的應用價值以及具體情況進行了分析，以供大家參考。

[關鍵詞]數據挖掘技術；檔案管理；應用價值

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-01

社會不斷發展，信息技術水平得到提升，且信息技術在檔案管理中也發揮著越來越重要的作用。傳統的檔案管理模式已經無法滿足現在社會檔案管理的實際需要，因此必須要有一種時效性、系統性和需求量都能滿足需要的管理技術模式。而數據挖掘技術的出現很好的改善了檔案管理的情況，保證了檔案資源得到合理的分類、收集與保留。

1 檔案管理中應用數據挖掘技術的價值分析

檔案記錄的內容都是極為重要的信息資料，且能夠在一定程度上反映出檔案管理人員的素質與智慧。隨著信息技術以及計算機水平的提高，數據挖掘技術逐漸被應用到檔案信息管理中，使傳統的檔案管理模式發生了轉變，并促進了檔案管理水平的提升，因此在檔案管理中應用數據挖掘技術具有重要的價值。

首先，其能夠使檔案管理更加安全。檔案資料中記錄的都是比較珍貴、具有一定歷史價值的資料，檔案信息實體是其價值體現的重要載體。作為檔案管理人員應盡可能長時間的對檔案信息資源進行保存，更好的體現和增加其價值，并且提高檔案信息資源的使用頻率。但是這種情況下檔案信息資料的保存管理工作就會遇到一定的難度，使用的次數越多，檔案的壽命就會縮短。且在檔案管理工程中，保密性也是重要的工作內容，如果檔案信息泄露，相關信息會暴露，工作人員的隱私權等也會受到不利的影響，使檔案管理與使用之間存在著一定的問題。而在檔案管理中使用數據挖掘技術能夠很好地防止出現這種情況，使檔案信息管理更加安全，提高其保密性。

其次，使用挖掘技術進行檔案管理還能減少檔案管理的成本支出，提高管理效率。數據挖掘技術的應用能夠在很大程度上彌補傳統檔案管理的不足，提高檔案管理的效率及水平。應用數據挖掘技術也能夠節省時間，使信息處理更加快速。在檔案信息管理過程中，檔案鑒定是極為重要的工作內容，以往的檔案鑒定都是通過檔案管理人員的經驗進行的，主觀性較強，而數據挖掘技術的應用能夠在很大程度上避免因管理人員主觀因素使有價值的檔案出現丟失等現象，能夠實現定量化的檔案管理，保證檔案鑒定更加科學、有依據。

2 數據挖掘技術在檔案管理中的應用

2.1 檔案分類

檔案分類就是依據一定的標準規范，對檔案進行不同種類的劃分，通過檔案分類能夠將不同種類以及性質的檔案分開。在檔案分類中應用數據挖掘技術，能夠更好地對檔案進行分類歸檔，使檔案檢索更加快速、有效。

在檔案分類分析中應用數據挖掘技術，一般是利用挖掘系統數據庫的分析功能，將所有對象劃分成為不同種類的工作過程。而在檔案管理中應用數據挖掘分類技術能夠在很短的時間內、在復雜的用戶信息中找到所需的，并結合信息利用者的特點進行分類。如使用者通過網絡訪問檔案館，數據挖掘技術就能自動保留使用者的訪問記錄，結合使用者的個人情況以及信息等進行科學的分類。由于利用者的自身特點以及喜好等是存在差異的，因此使用數據挖掘技術能夠使用戶信息更加準確的被使用，使信息的服務質量及水平得到提升。

2.2 檔案收集

在檔案收集中使用數據挖掘技術其實就是對數據庫中的數據進行科學的分析，并建立數據模型，對數據模型以及測試樣本之間的差異進行對比，在測試時，如果測試模型與數據模型之間有相似之處，就可以利用測試模型中的分類方法分類管理對象。數據挖掘技術需要科學的分析數據庫中的信息，保證描述方案的科學合理，有效描述已知的數據和概念模型等，并進行對比測試，如果多次測試后模型的準確性比較高，就可以將模型作為標準，對不同的對象進行科學的分類。檔案管理工作中信息收集是基礎性的工作，要實現個性化的檔案管理就需要先做好檔案信息的收集工作。如，檔案管理人員通過網絡發布調查問卷，將問卷內容輸入到數據庫中，其主要包括使用者的個人資料等。若有新使用者的信息需要輸入到數據庫中，程序可以結合檔案資料以及實際需要自動進行分析，明確用戶類型，使服務更加針對性、更加有效。

2.3 檔案保留

檔案保留是使用科學的手段對老員工的檔案進行有效保管，避免檔案出現流失。而科學的挖掘、分析和整合老員工檔案流失的情況，明確具體的原因，采用科學的措施方法，能夠有效防止人才出現流失。檔案管理中應用數據挖掘技術能夠使檔案管理的工作效率得到提升，并使檢索更加方便快捷，進而將檔案管理與人事管理相結合，更好地實現人事管理。

3 結 語

信息技術的發展推動了數據挖掘技術的進步，數據挖掘技術在很多方面都有廣泛的應用，能夠更好地促進信息事業的發展。在檔案管理中應用數據挖掘技術能夠使檔案管理的效率得到提升，檔案檢索更加科學有效，因此需要提高數據挖掘技術在檔案管理中的應用，使檔案事業更好的發展與進步。

主要參考文獻

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