如何做好工業園區檔案管理

吳明裕

摘 要：在經濟新常態下，招商引資已然成為各級政府開展各項工作的最強音，而工業園區也成為發展經濟的主陣地、生力軍，同時給檔案管理工作提出新的目標和要求。本文將從工業園區檔案管理的重要性入手，簡單分析工業園區檔案管理存在的問題，并提出相應的解決措施，旨在為做好工業園區檔案管理提供借鑒。

關鍵詞：工業園區；檔案管理；重要性；存在問題；解決措施

工業園區的檔案是對工業園區發展歷程的真實記錄及客觀反映，其中蘊含豐富的工作經驗與政治智慧，是工業園區不可或缺的物質與精神財富，是工業園區實現可持續發展的知識庫及智力資源，如何做好工業園區檔案管理工作是重要課題。

1 工業園區檔案管理的重要性

檔案管理水平的高低是衡量一個工業園區的建設與管理水平的重要內容，而檔案特有屬性則決定了檔案管理對各項經濟社會事業的發展起著關鍵的推動作用[1]。各地工業園區是發展當地經濟的重要支撐，不斷深化對工業園區檔案管理的研究，細致分析工業園區檔案管理存在的問題，提出有針對性的措施建議，這是工業園區檔案管理的當務之急，做好檔案管理工作至關重要。

2 工業園區檔案管理存在的問題

工業園區檔案管理面臨的最顯著、最普遍的一個問題就是無專人、無專地，園區基礎建設檔案、拆遷安置檔案、日常文件檔案等由各部門、各股室自主管理，嚴重制約檔案管理水平的提升。工業園區檔案管理存在的問題主要就體現在基礎建設檔案管理之后、忽視拆遷安置檔案管理及日常文件管理、忽略對企業開展檔案管理工作的指導等，檔案保管條件較差，存在突出的安全隱患，導致園區內很多檔案的作用發揮不出來，價值也得不到及時的體現，亟待解決。

3 做好工業園區檔案管理的措施

3.1 加強園區基礎建設檔案管理

一是增強園區基礎建設檔案管理者的檔案意識，完善管理體制。園區要加強對檔案管理人員的宣傳、教育，增強其建檔、歸檔、管檔等意識，從而使其樹立正確的基礎建設檔案服務觀，加深他們對依法治檔的認識，保證工業園區基礎建設檔案的質量，提高相關人員遵紀守法的自覺性。二是集中、統一管理整個工業園區的基礎建設檔案。園區須依據《檔案法》以及檔案管理的相關規定，對全園區的企業、產品、工藝、設備、基礎建設、經營等檔案實行統一集中管理，并設立基礎建設檔案分室[2]。相關人員要大力宣傳《檔案法》，通過提供復制件、延長辦理借閱手續等手段逐步做到工業園區基礎建設檔案歸檔案卷的完整和齊全。三是工業園區建設系統的各個行業行政主管部門必須明確職責，加強各個單位、股室之間的配合、協作，基于園區實際建立基礎建設檔案的管理制度和統一規范，從而將基礎建設檔案管理工作納入園區建設行政管理的各個環節，尤其是在規劃許可及施工許可、工程驗收及備案、登記房地產權屬等方面，保證工業園區基礎建設檔案能夠及時、準確、安全、完整、系統地報送到檔案機構。且檔案機構要建立嚴格的責任追究制度，加強執法監督，保證工業園區基礎建設檔案質量。

3.2 加強園區拆遷安置檔案管理

一是分類整理拆遷安置文件，具體可以戶為單位、以村民小組為類別進行。從整體的實施情況來看，工業園區的拆遷安置工作以村民小組為單位，但實際操作時必須落實到每一家、每一戶，以戶為單位開展丈量、測算、簽約及結算等工作，所以在分類、整理拆遷安置檔案時也要以村民小組為類別、以戶為單位統一組卷，將每一戶的全部文件材料作為一個文件，再以戶號排列文件，把若干戶文件組成案卷。二是統一拆遷安置檔案的編目要求及案卷格式，因為工業園區的拆遷安置文件是以文字材料為主的，因而案卷格式須選擇國家統一的文書檔案格式，編號也要選擇三段式結構編號，即年度-類別號-案卷號。其中，年度指的是進行拆遷安置的年度；類別號則是指以村民小組為單位進行檔案編制，并在每一個年度里通過拆遷安置順序合理編制類別號；在村民小組中，則要依據組卷的自然順序將案卷排列起來，編寫好案卷號。在編制卷內文件的目錄時，每一戶是一個文件條目，要編制相應的順序號、文件題名、文件頁數以及責任者等[3]。三是統一歸檔拆遷安置檔案的時間，每一個園區拆遷安置戶自開始丈量房屋到重新安置都是完整的過程，只要完成安置工作，所有的文件材料形成也就隨之結束，所以拆遷安置文件需在全部結束一個村民小組的拆遷安置工作后立即整理、歸檔，由檔案部門集中統一保管。

3.3 加強工業園區日常文件管理

一是規范日常文件的立卷工作，即檔案人員要依據文件檔案立卷時限落實日常文件的歸檔工作，完整收集文件材料，并遵循形成文件材料的基本規律整理歸檔文件，區分文件材料的價值、保持有機聯系，方便文件檔案保管與利用。二是規范日常文件的借閱工作，因為工業園區保存的日常文件主要是供相關人員利用，一般要求在規定地點查閱，如確因工作要求需外借日常文件檔案，則必須把借閱手續辦好，在期限內歸還；查閱文件檔案時還要遵守保密規定，嚴禁直接在文件上涂改、批注等，如有損壞要進行適當的處罰。三是規范日常文件的銷毀工作，即相關人員要按照保管日常文件檔案的期限合理編制銷毀計劃、清單，經過領導審批同意之后銷毀無保存價值的、超過保管期限的文件檔案，同時指派監銷人員監督銷毀文件檔案的整個過程，最后簽字確認，妥善保管文件銷毀清冊，注銷已銷毀文件，提高工業園區日常文件管理水平。

3.4 指導園區企業進行檔案管理

一是檔案行政部門要對工業園區內企業的檔案管理給予指導，堅持因企制宜、自主管理的基本原則，啟發企業對檔案管理的內在需求，對園區內規模不同、行業不同的企業檔案管理實施分類指導。換言之，要對工業園區里規模不同、類型不同、發展水平不同、貢獻率不同的企業采取不同的檔案管理指導方式，將幫扶重點企業作為工作重心。由于企業檔案的范圍廣、數量大、門類多，管理檔案的難度較大，所以檔案行政部門要依據自愿、服務、扶持的方針，選擇針對性強的、有一定生產規模的、管理基礎較好的、有規范管理檔案的愿望的企業作為試點進行重點的指導、培訓，樹立榜樣、抓大扶強，達到以點帶面、典型引路、共同提高的目標，促進園區企業更廣泛、更深入地開展檔案管理工作。二是檔案行政部門要結合園區企業實際，派專人幫助其完善建操作性強的、符合檔案工作實際的檔案材料收集制度、整理制度、借閱制度、轉遞制度、歸檔制度等，包括《檔案人員工作職責》、《檔案歸檔管理辦法》、《檔案安全保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案銷毀鑒定制度》等，促使企業檔案管理工作有章可循、有法可依。三是對企業實行面對面的檔案業務指導培訓，根據工業園區企業運作規律，依據《企業檔案管理規定》以及《歸檔文件整理規則》的要求，指導企業做好檔案的收集、整理、鑒定、保管以及編研、利用等業務工作，并采取監督檢查手段、考核手段，加強對企業文件材料及檔案管理工作的監管，嚴格實行問責制，提高工業園區企業檔案管理質量。

4 結語

研究如何做好工業園區檔案管理是一個非常有意義的課題。隨著工業園區的持續快速發展，其檔案管理理念、模式及措施等還有很大的改革與發展空間，需要工業園區在工作實踐中加強分析和探索，采取行之有效的措施解決檔案管理問題，改變檔案管理現狀，真正將工業園區的檔案管理工作做好，促使其在工業園區的可持續發展中發揮應有作用。

參考文獻

[1]蘇秀梅.加強工業園區檔案管理工作的思考[J].科技展望，2016（01）：215.

[2]肖艷清.如何提高工業園區檔案管理水平[J].建材與裝飾，2016（08）：171-172.

[3]姜繼芹.開發區檔案工作體系與標準化管理——以蘇州工業園區檔案館為例[J].中國檔案，2015（07）：28-29.