淺談社保檔案的信息化管理

徐濱清

摘 要：社會保險作為我國社會保障政策中的一項重要組成元素，對于社會的和諧穩定發展起著不可替代的作用。而社會保險的正常運行，在很大程度上取決于社保檔案的管理效率。所以，在新時期，相關部門應該從社保檔案管理現狀入手，分析社保檔案信息化管理的重要性，并就如何進一步加強社保檔案管理信息化建設進行深入研討以及思考。

關鍵詞：社保檔案；信息化管理；策略

近年來，我國社會經濟的快速發展，也會不可避免的遇到各種意外災害事故，讓很多老百姓需要在事故后承擔龐大的手術費以及醫療費。這就在提高人們投保意識的同時，促進了保險業的進一步發展。在這一過程中，產生的社保檔案也在不斷增多，不僅增加了檔案管理人員的工作量，同時傳統的社保檔案管理模式也很容易出現紕漏。因此，為了充分發揮社保檔案的積極作用，應該將先進的信息技術與檔案管理相結合，從而為社會保障事業的發展提供有力支撐。

1 當前實行社保檔案信息化管理的重要意義

在科學技術飛速發展的今天，社會保險檔案管理工作也需要與時俱進，脫離原本的以紙質、光盤以及磁盤等為介質的管理模式，逐漸向以計算機為技術支持的現代化檔案管理轉型。其中，實現社保檔案信息化管理的優勢如下：

1.1 減輕管理人員勞動強度，提高管理效率

在我國檔案管理事業發展至今，已形成了一套成熟完整的管理流程，但是傳統的管理模式在檔案的收集、整理、檢索等工序，總會花去檔案管理人員大量的時間以及精力，特別是在檔案檢索環節，管理人員需要對照紙質目錄在大量的紙質檔案中抽調出所需檔案，其效率十分低下。然而在新時期計算機技術的合理運用，相關管理人員可以在掌握必要的計算機技術基礎上，依靠相關程序自動生成檔案信息，將這些信息匯總起來共同形成社會保險檔案數據庫。管理人員只要在系統中輸入關鍵詞就可以快速而準確的抽調出相關檔案信息，極大減輕了管理人員的工作強度。

1.2 紙質檔案轉化為數字檔案，節約檔案管理成本

以往傳統的社會保險檔案通常為紙質材料，不僅成本較高，同時紙質檔案在存儲、管理以及檢索方面都會存在一定難度，這就在一定程度上增加了管理人員的工作量，且管理效率也不理想。而在新形勢下，先進的計算機技術已迅速蔓延至人們生活工作的方方面面。相較于其他存儲、傳遞模式，成本低廉以及方便快捷等特點也讓計算機技術運用優勢大大提高。在社會保險檔案管理中，計算機技術的運用讓紙質檔案逐漸被電子檔案所取代，這一方面降低了檔案本身的制作成本，節省檔案存放占地空間，另一方面也節省了大量的人力資源。

1.3 信息化管理有助于社保檔案永久、安全的保存

以往傳統的社保檔案由于以紙質為主，受自然因素以及人為因素的影響，很多檔案信息并不能得到永久、安全的保存，特別是那些年代較為久遠的檔案，有時會因為人為疏忽或者受潮、灰塵等因素而遭到不同程度的破損，當使用時就會出現檔案信息缺失或者字跡模糊等現象，給社保檔案的利用造成困難。但是信息化管理則不同，它可以將紙質檔案轉化為文字、圖片、音頻等電子形式，在很大程度上減少了檔案信息丟失或者字跡模糊等現象的發生。同時，由于電子版檔案可進行多次備份，就算計算機硬件本身出現問題，相應的檔案管理系統也不會就此崩潰，利用其它硬件依然可以恢復或者重建，進而保證了社保檔案的完整性。

2 新時期加強社保檔案信息化管理的有效策略

2.1 加大宣傳，提高大眾對社保檔案信息化的正確認識

可以通過電視臺、報紙或者網絡平臺等媒體進行社保檔案信息化的宣傳，提高社會公眾對社保檔案信息化的正確認識，并對其有一個深入理解以及支持。提高社會公眾的認識不僅僅是因為社保檔案的信息化是一項技術手段的革命，更重要的是一場生活方式、管理方式以及思想觀念的革命。目前，我國的社保檔案事業正處于發展的關鍵時期，我們需要抓住機遇，積極開拓進取，制定和執行科學的戰略方針，來為今后社保檔案事業創造新的契機。另外，作為社保檔案信息化工作的領導者，也需要深切了解到檔案信息化的內涵、目標以及目的，并且對社保檔案信息化的內容以及具體實現過程等有一個清楚的認識。意識決定行為。在相關領導的帶領下，進一步加大對社保檔案信息化建設的投入力度，從而為實現社保檔案的信息化管理提供必要的設備以及人才支持。

2.2 構建一個完善的社保檔案信息化管理配套體系

第一，加強設備部門、系統開發部門以及網絡運營部門之間的交流、合作，且社保單位應該對自己的發展要求有一個充分掌握，并將信息化管理作為發展載體，依照相關發展需求研發符合自身需求且運行穩定的信息管理系統。

第二，就目前來看，我國多地社保單位的統籌程度都不容樂觀，并沒有積極構建以檔案信息化管理為基礎的發展格局，進而給社會保險檔案的信息化發展造成了極大阻礙。所以，我們需要切實提高社保檔案管理統籌程度。

第三，建立健全社保檔案管理制度。在新時期，為了進一步完善社保檔案信息化管理配套體系，提高信息化管理水平，需要建立相應的個人信息更改管理制度以及安全管理制度，以此來為約束和管制管理人員的行為，避免因個人私欲而隨意更改他人的檔案信息。

2.3 提高社保檔案信息化管理水平

第一，各社保單位需要設立人才培養的專項資金，積極加強對社保檔案管理人員信息化技能以及職業素養的培養。具體來說，相關單位需要根據本單位的信息化管理建設程度，定期或不定期的組織檔案管理人員進行必要的強化訓練與教育培訓，將其培養成符合本單位發展需求的復合型人才，這也是保證社保檔案信息化管理效率的前提。

第二，不斷擴展和延伸社保檔案的功能。相關社保單位可以根據社保發展的基本要求，對社保檔案信息化管理中所包含的信息進行深入分析研究，分析信息的變化趨勢，積極探索其中存在的問題，并提出有建設性的建議。舉例來說，我們可以通過分析參保人員的年齡變化趨勢，來對未來社保資金支出的壓力信息進行分析，為今后社保單位的健康發展做好各項資金安排。

2.4 規范檔案經辦隊伍，提高檔案的準確性、完整性

在以往的社保檔案信息化管理中，由于當時操作人員錄入信息的不規范，使得很多參保人的姓名或者身份證號碼等存在錯誤，再加上參保人地址錄入不詳細以及電話號碼錯誤等，都給社保檔案管理帶來的諸多不便。為有效避免這一問題，相關社保單位可以組建一支三人以上的工作小組，主要負責修改參保人員的各項信息。與此同時，還需相關部門提供參保人員的二代身份證復印件及相關證明資料，以此來確保參保人員的信息完整以及準確。

3 結語

綜上所述，社會保險檔案作為我國檔案管理事業中的重要組成部分，其能否實現信息化管理，不僅體現著相關社保單位管理水平以及能力，同時也在很大程度上影響著廣大參保人員的切身利益。所以，相關社保單位要加強社保檔案的信息化管理，正視社保檔案信息化管理的重要意義，加大宣傳，提高大眾對社保檔案信息化的正確認識，構建一個完善的社保檔案信息化管理配套體系，提高社保檔案信息化管理水平，規范檔案經辦隊伍，提高檔案的準確性、完整性，從而有效提升社保檔案的管理以及服務質量。

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