現階段高校學生檔案信息化管理的可行性分析

李爽+吳放

摘要：高校學生檔案是高校檔案管理中重要的環節。近年來，隨著檔案管理信息化的進程日益加快，針對高校學生檔案管理信息化的呼聲也越來越高。本文從現階段高校學生檔案的屬性、管理模式以及學生檔案信息化面臨的問題入手，對高校學生檔案信息化管理進行了深入的分析和探討。

關鍵詞：高校學生檔案；信息化管理

1 高校學生檔案的屬性

“高校學生檔案是大學生在學校期間日常生活的真實記錄，是學校在考察、錄選、培養、教育學生過程中逐漸形成的，在國家和社會選拔任用人才方面具有非常重要作用，是重要的參考根據，也是將來學生工作后建立人事檔案的基礎?！盵1]整個大學期間所形成的各類檔案材料，也是個人檔案中的重要組成部分，是未來單位用人和查考的必要依據，具有重要的意義和價值。

一般來說，高校學生檔案涵蓋了每個學生的中學時期材料和升入大學后的材料，主要包括以下幾類：1.各階段招生報名情況表；2.各階段入學及畢業生登記表； 3.各類鑒定、考核、社會實踐材料；4.學生成績單、學位證書；5.畢業論文相關材料；6.加入中國共產黨、共產主義青年團的材料及相關政審材料；7.各種獎勵材料（獎學金、助學金、優團優干等材料）；8.懲罰類材料（個人檢查、學校的處分調查報告以及決定等）；9.其它可供各界利用參考的材料。

2 高校學生檔案的主要管理機構和工作內容

目前高校的學生檔案管理機構都不盡相同，概括起來主要有以下三種：專門負責學生工作的學生處；各個院（系）下屬的辦公室；高校自己建立的綜合檔案館。

高校學生檔案從學生入校到畢業，始終伴隨著學生的學習和生活。正常情況下的學生檔案管理，不管其管理權在哪個機構，都包括三大類工作：第一類，收集材料和分類；第二類，提供日常的查詢和利用；第三類，在學生畢業時進行檔案派遣，并保證其檔案材料的完整齊全。

分析近年來學生檔案管理信息化呼聲越來越高的趨勢，主要是因為以下幾點原因：第一，學生檔案材料的收集、分類并裝袋等管理工作是一項工作量大，并且繁瑣、枯燥的勞動；第二，不方便日常的查詢和利用。第三，在畢業生檔案派遣時容易出現丟失或者其他意外情況。

3 學生檔案信息化管理的構成

真正意義上的學生檔案信息化管理系統，應該包括一套前端的學生檔案信息化管理工具和一個成熟完整的包含數據庫的檔案數字化轉換系統。這一系統可以擔當以下主要工作：

第一，日常的學生檔案管理、查詢和利用服務；第二，傳統檔案的數字化轉換；第三，學校同郵政部門建立的畢業生檔案派遣工作的無縫鏈接。需要強調的是，學生檔案從新生入學開始收集到大學畢業后的封存郵遞，是一個完整的過程，如果把學生檔案的日常管理利用和畢業派遣分割開來，由兩個單位來操作，會因為各種原因，造成檔案郵寄出現未知問題。因此，把畢業生檔案的派遣郵遞工作納入到學校自己的學生檔案信息化系統內，是十分必要的。當然，這一系統的真正建立，需要學校和社會各界的通力合作，絕非學校一己之力所能完成。

4 學生檔案信息化管理在現階段高校的困難和阻力

4.1 內容方面

學生檔案信息化管理的前提就是學生檔案材料的數字化的轉換，從檔案材料內容上來看，我國幅員遼闊，每個省市的學生檔案工作千差萬別，各地的要求和標準也不盡相同。因此，許多地區一些能夠反映中學信息甚至高考信息的材料在大學新生的檔案中并沒有存在。學生也來自全國各地，單方面要求材料有缺失的學生自己去補辦這些材料，也并不現實。學生進入大學學習的幾年中，也會形成各種各樣的材料，每個學校也不盡相同，種類繁多。從載體來看，電子版和紙質版都有存在，格式也是五花八門。

4.2 軟硬件方面

不管哪一類檔案的信息化管理，都需要一整套軟硬件的系統來進行支撐。由于目前各個高校管理學生檔案的部門不一樣，因此，學生檔案管部門能否配備齊全一套完整的系統也是一個突出的問題。這一系統包括硬件和軟件。硬件就是指存儲數據的服務器以及各類數字化加工設備。軟件則是指一套專門的數字化加工及信息管理系統。這些都需要相關部門投入一定的資金來實現。這也是困擾學生檔案管理部門的一大難題。尤其是數字化加工系統，目前許多高校的學生檔案管理部門大多缺乏一個穩定高效的數字化加工系統，很多高校僅僅具有一套簡單的學生信息管理工具。并沒有實現數字化加工以及加工后形成的數據同信息管理工具之間的真正掛接。而能夠實現學生檔案數字化轉換同信息化管理的無縫對接，才是真正意義上的學生檔案信息化管理。

4.3 學生檔案管理的標準方面

任何行業的規范管理都需要一套可執行的標準，學生檔案的管理也是如此，無論是紙質還是數字化轉換，都需要相關的標準來統一。這是能真正做到學生檔案工作方便高效的前提，如果沒有相關的標準，勢必給相關工作帶來一定程度的混亂。這個標準的制定涉及到很多方面，首先是學生檔案內容的標準，需要確定哪些材料需要進行數字化轉換，哪些是不需要的。而且高校學生是流動性的，除了學籍、成績相關檔案以外，學生的很多個人檔案材料并不是永久保存在學校的，這些不需要永久保存的個人檔案材料中，是否要甄別出哪些可以數字化轉化、哪些不需要進行數字化轉換等一系列問題。

4.4 畢業生檔案派遣工作的問題

2015年國家教育部、人社局、郵政局等相關部門要求高校畢業生檔案的派遣不再進行機要轉遞，統一由各地的郵政部門采取EMS特快專遞的方式進行派遣。從畢業學生的檔案封裝、郵局接收、打印EMS郵單直至郵走，需要學校和郵政部門互相協調來完成。由于中間存在以上不同的環節，這一過程難免會造成學生檔案的丟失或郵錯地址。合理的解決方案就是學校和郵局進行合作，把郵單打印這一重要環節納入到學校的信息化管理系統中來，這樣可以大大減少郵單出錯的幾率。但這無疑增加了學生檔案信息化管理系統開發的難度。

綜上所述，真正意義上的學生檔案信息化管理之路還很漫長。短期之內還難以實現。當然，隨著社會的發展，信息化技術的不斷進步和普及，學生檔案管理最終會實現真正意義上的信息化管理。一個明顯的例子就是，在近一兩年新入學的學生當中，有些省市的全部學生均沒有紙質的高考報名登記表以及相應高考信息的相關表格，全部是電子信息。以往這些表格是新生入學時檔案中必須包含的內容。

但是，現階段的學生檔案管理仍要以紙質檔案和人工管理為主。一味追求學生檔案信息化管理只會增加工作的成本，收效也不會很大。學生檔案管理部門還是應該在現有資源和條件下，集思廣益，找到更多更合理和高效的學生檔案管理方法。

參考文獻

[1]于振寬 吳優.淺析高校學生檔案管理.[J].吉林廣播電視大學學報.2015.（1）29