辦公自動(dòng)化視角下的文書(shū)檔案管理探究

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，新技術(shù)在生活和工作中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，直接推動(dòng)了單位文書(shū)檔案管理工作的自動(dòng)化程度。本文通過(guò)對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的深入分析，基于現(xiàn)階段我國(guó)文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題，提出了幾項(xiàng)提升辦公自動(dòng)化視角下的文書(shū)檔案管理水平的對(duì)策。

關(guān)鍵字：辦公自動(dòng)化；文書(shū)檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)；信息化

1 前言

現(xiàn)階段我國(guó)文書(shū)檔案管理雖然取得了顯著的成就，但是和發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍有不小差距，同時(shí)面對(duì)單位快速發(fā)展的新形勢(shì)，如何提升管理水平，應(yīng)對(duì)辦公自動(dòng)化條件下的新挑戰(zhàn)，使本文的研究重點(diǎn)。

2 文書(shū)檔案管理具有重要意義

文書(shū)檔案管理的意義主要有以下三個(gè)方面：（1）做好文書(shū)辦公檔案管理工作能夠保守人員檔案機(jī)密。文書(shū)辦公檔案，真實(shí)的記錄了個(gè)人的成長(zhǎng)，是個(gè)人經(jīng)歷的客觀記錄。目前，個(gè)人的工資漲幅、福利待遇、職務(wù)晉升、醫(yī)療保險(xiǎn)等諸多方面都與文書(shū)辦公檔案有著密切的聯(lián)系。（2）雖然文書(shū)辦公檔案管理工作起步較晚，但是經(jīng)過(guò)近些年的發(fā)展，辦公檔案管理已經(jīng)在促進(jìn)單位和諧發(fā)展方面發(fā)揮出巨大的潛力。做好辦公檔案管理能夠有力的保證辦公檔案的完整性，避免資料的遺失或損壞。（3）做好文書(shū)辦公檔案管理工作，便于辦公檔案的使用。科學(xué)有序的檔案保管就是為了方便合理的使用，是檔案得以高效使用的前提條件。

3 現(xiàn)階段我國(guó)文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（1）文書(shū)辦公檔案管理工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，需要相關(guān)工作人員具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)，相應(yīng)的崗位人員需求量大。目前，多數(shù)組織的文書(shū)辦公檔案管理人員配備數(shù)量不足。（2）檔案管理人員供求機(jī)制體制的不完善、不健全，是制約文書(shū)辦公檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是文書(shū)辦公檔案管理工作高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，但是，目前條件下相應(yīng)的保障制度不完善，文書(shū)辦公檔案管理工作設(shè)施環(huán)境得不到保障，管理信息不通暢，這些因素都導(dǎo)致了文書(shū)辦公檔案管理工作無(wú)法高效運(yùn)行，不能為單位和組織發(fā)展提供積極動(dòng)力。（3）主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)辦公檔案管理工作的重要性，管理意識(shí)不足。現(xiàn)階段的文書(shū)辦公檔案管理工作中，部分工作人員的思想不夠重視，還有部分工作人員缺少工作責(zé)任心。（4）文書(shū)檔案的保密性收到威脅。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理，電子文檔的數(shù)據(jù)安全收到更加研究的考驗(yàn)。辦公自動(dòng)化條件下文書(shū)檔案失去了特有的字跡辨識(shí)功能，同時(shí)字號(hào)和字體也統(tǒng)一起來(lái)，使用者無(wú)法通過(guò)印章和字跡來(lái)辨識(shí)文檔的真實(shí)性。另一方面，一旦管理系統(tǒng)受到攻擊或者崩潰，容易導(dǎo)致大量關(guān)鍵信息被竊取或者遺失損毀，造成的損失不可估量。

4 基于辦公自動(dòng)化視角下的文書(shū)檔案管理探究

4.1 辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用于文書(shū)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（1）辦公自動(dòng)化可以提高文書(shū)檔案管理的效率

在傳統(tǒng)文書(shū)檔案的管理過(guò)程中，工作人員主要依靠手工操作整理資料，不僅在收集與整理方面需要花費(fèi)大量的時(shí)間，而且還要用紙與筆來(lái)分類與統(tǒng)計(jì)，這樣既難以保證文書(shū)檔案信息的準(zhǔn)確性，又浪費(fèi)工作時(shí)間，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，能夠提高文書(shū)檔案管理中強(qiáng)大信息的處理能力，在文書(shū)資料收集、整理、分類以及儲(chǔ)存中得到優(yōu)化，同時(shí)也給文書(shū)檔案的統(tǒng)計(jì)與查閱等帶來(lái)便利，從而能夠較好地提高辦公效率。

（2）辦公自動(dòng)化能夠有提升文書(shū)檔案檢索的效率

通過(guò)辦公自動(dòng)化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了一次性完成文書(shū)檔案的整理而后錄入工作，這樣可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式所追求的檔案多次利用的問(wèn)題。在今后的文書(shū)檔案管理中，只需要輸入文書(shū)的編號(hào)、簽發(fā)等信息就能夠極為便利的完成檔案的查閱和檢索，這樣的一體化操作是傳統(tǒng)管理模式下無(wú)法實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。通過(guò)這種方便快捷的檢索功能，完成了文書(shū)檔案檢索效率的提升。

（3）辦公自動(dòng)化可以實(shí)現(xiàn)信息的共享性

隨著自動(dòng)化辦公技術(shù)的發(fā)展，將文書(shū)檔案中的信息和載體實(shí)施分離，從而能夠?qū)崿F(xiàn)它與其他的信息系平臺(tái)之間的共享性，經(jīng)過(guò)橫向和縱向、現(xiàn)實(shí)和歷史信息的記錄，這有利于文書(shū)檔案管理信息能夠?qū)崿F(xiàn)交流與共享。此外，在工作人員的日常辦公中，易出現(xiàn)文件在傳遞途中丟失的現(xiàn)象，而且傳統(tǒng)文件的傳遞主要是通過(guò)郵政系統(tǒng)，因此會(huì)因?yàn)榫嚯x的長(zhǎng)短而受到時(shí)間的限制。而當(dāng)前自動(dòng)化辦公的環(huán)境下，對(duì)文書(shū)檔案的管理可以直接運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施傳遞，這不但能夠極大縮短文件傳遞時(shí)間，也能極大的提升辦公文檔的共享性。

4.2 規(guī)范管理體制，實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

在辦公自動(dòng)化的條件下完成文書(shū)檔案的管理工作，需要在管理體制機(jī)制和制定管理標(biāo)準(zhǔn)兩方面開(kāi)展工作。首先，在文書(shū)檔案管理的管理規(guī)范制定中，應(yīng)該深入調(diào)研本單位的實(shí)際情況和現(xiàn)有文書(shū)檔案管理技術(shù)水平，并結(jié)合未來(lái)辦公自動(dòng)化條件下的管理新舉措和新手段，制定一套適合本單位使用的機(jī)制。其次，建議將文件管理和檔案管理合二為一，進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這樣能大幅降低管理人員的工作量，提升工作效率。此外，統(tǒng)一管理也能實(shí)現(xiàn)對(duì)兩者管理工作的統(tǒng)一監(jiān)督，避免責(zé)任不清導(dǎo)致的管理漏洞。最后，考慮到辦公自動(dòng)化條件下的，應(yīng)考慮管理系統(tǒng)的兼容性問(wèn)題，諸如軟件兼容性和數(shù)據(jù)接口的兼容性。使用同一的安全標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)傳輸標(biāo)準(zhǔn)才能保證檢索工作的順利進(jìn)行。

4.3 改善硬件環(huán)境

要實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的自動(dòng)化，需要依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，這些技術(shù)的實(shí)現(xiàn)需要購(gòu)置一定規(guī)模的硬件設(shè)備，像計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)接口、數(shù)據(jù)傳輸線等。因此需要相關(guān)部門(mén)抓緊進(jìn)行硬件設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)的安裝，只有首先完成文書(shū)檔案管理硬件設(shè)備的配制，才能確保檔案管理工作人員掌握自動(dòng)化辦公環(huán)境下的操作技術(shù)，最終實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化條件下的數(shù)字化、智能化文書(shū)檔案管理。

4.4 推進(jìn)信息化建設(shè)

通過(guò)加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立更加完善的文書(shū)辦公檔案管理體系。良好的信息溝通是單位和組織發(fā)展的積極因素。將現(xiàn)代化的統(tǒng)計(jì)分析技術(shù)與傳統(tǒng)的文書(shū)辦公檔案管理模式相結(jié)合，能夠更加有效地促進(jìn)文書(shū)辦公檔案管理工作開(kāi)展和高效發(fā)展，使得文書(shū)辦公檔案管理與快速的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)。

4.5 提升網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)

現(xiàn)階段最有效的提升單位內(nèi)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)安全等級(jí)的手段是實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的有效隔離。具體有兩種手段，首先是利用路由器實(shí)現(xiàn)內(nèi)部IP地址的識(shí)別和外部網(wǎng)絡(luò)連接的拒絕訪問(wèn)功能，只有通過(guò)檢查的網(wǎng)絡(luò)IP能夠進(jìn)入該系統(tǒng)進(jìn)行操作；其次，通過(guò)防火墻的隔離功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊的識(shí)別和防護(hù)，同時(shí)禁止一些非法操作，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的操作事項(xiàng)權(quán)限設(shè)置，低級(jí)別用戶只能進(jìn)行查閱和瀏覽，不能對(duì)關(guān)鍵信息進(jìn)行修改。

5 結(jié)語(yǔ)

辦公自動(dòng)化是時(shí)代發(fā)展的大勢(shì)所趨，對(duì)于單位內(nèi)文書(shū)檔案的管理效率有著直接影響。另一方面，能夠?qū)崿F(xiàn)文書(shū)檔案管理的完整性和使用的便捷性是衡量一個(gè)單位文書(shū)檔案管理水平高低的重要指標(biāo)。

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作者簡(jiǎn)介

楊玉鳳（1987-），女，山東省濟(jì)寧市汶上縣人，本科，畢業(yè)于山東省棗莊學(xué)院，助理館員；研究方向：檔案。