談一談怎樣做好EPC總承包項目中的檔案管理工作

姚慧芝

摘 要：EPC總承包工程，指從事總承包工程的企業受業主委托，按合同約定，對工程項目的可行性研究、勘察、設計、采購、施工、試運行、竣工驗收等實行全過程或部分階段的承包。EPC總承包工程的建設管理模式比傳統建設模式更有市場竟爭優勢。本文介紹了總包工程的檔案管理特點、作用及難度，探討了做好EPC總包工程項目的檔案管理工作的方法，指出了做好總包工程檔案管理工作應注意的問題。

關鍵詞：工程項目；檔案管理

工程項目EPC總承包檔案管理隨著工程總承包項目的開展，檔案管理也顯得非常重要。由于總承包工程本身獨特的性質，而使其所形成的文件資料具有系統性、連續性和完性，貫穿于總承包工程從立項、可行性研究報告、工程設計、設備采購、工程施工、工程試車直至工程竣工驗收的全過程。這些文件資料是以后工程參考、借鑒的依據，是重要的生產過程寶貴資產。總承包工程項目檔案從其收集、歸檔、整理編目，妥善保管及向企業檔案部門移交，需要總承包商、設計、施工、設備供應、安裝、調試、試運行、監理等工程參建單位一起協作完成，它是一項需要各方緊密配合的工作，參與的各方一需相互動。

1 總承包商負有的工程項目檔案管理職責

據國家檔案局中央檔案館關于認真貫徹落實“國務院辦公廳關于加強基礎設施工程質量管理，進一步加強建設項目檔案工作的通知”中要求：各建設單位檔案部門除做好自身的項目檔案工作外，要負責對參建單位項目檔案領導人責任制進行監督。所以，工程總包商在項目檔案管理中承擔兩方面的職責：一是對分包商檔案工作的業務指導、監督的職責；二是檔案收集、整理、裝訂存檔及向企業檔案管理部門移交的職責。

1.對分包商檔案工作指導、監督職責

（1）整個總包工程項目建立檔案管理系統，建立建全統一的檔案管理制度規范和標準；實現檔案的現代化管理。

（2）指導并監督分包商們，將工程檔案管理同步到工程建設工作中；執行統一的檔案整編標準和分類方法。

（3）將總承包工程項目檔案工作納入項目負責人的責任制；項目文件材料的收集，管理納入工程建設計劃中，納入各部門的崗位責任制與職責范圍，定期考核；將檔案管理納入到合同之中，將檔案移交完整與否和工程款結算相掛鉤。

2.檔案的歸集、整理、裝訂存檔及向企業檔案管理部門移交職責

（1）指導總包工程項目各部門工程建設的前期文件、項目現場管理、施工、試運行、竣工驗收等各類文件材料的收集、整理、鑒定和歸檔工作，并及時向企業檔案部門移交檔案。

（2）接收分包商文件材料的檔案歸檔，并進行審核、驗收。對總包項目的全部檔案進行整理并匯總。

（3）按國家相關規定，在工程項目竣工驗收后三個月內向企業檔案部門移交工程項目竣工檔案。

2 總包項目實施過程中做好各階段的檔案管理工作

按照總包工程自身的規律與特點，把檔案管理工作落實到項目的各個進展階段。

1.工程前期包括收集和整理以下資料：可行性研究報告及其評估、報批文件、項目選址及其報批文件、設計任務書及其報批文件、招投標文件、合同評審及談判記錄、合同、協議書，各種往來函件等。

2.設計階段；包括設計基礎文件（如土質、原料、燃料試驗報各等）、設計文件（初步設計報批文件及施工圖設計）、工程設計計算書、概預算材料以及往來信函等。

3.采購階段；包括設備采購合同文件、工程采購合同文件、采購詢價文件、報價文件、招標/評標/中標文件及其記錄、設備檢驗文件等。

4.施工階段；包括開工報告、工程技術要求、施工計劃、施工招投標中標文件、施工分包合同、項目進度計劃、工程開工審批文件、圖紙會審紀要、施工組織設計、施工定位測量復核記錄、設計變更、工程檢查記錄、工程照片、施工日記、大事記、事故處理報告、合同執行過程來往函件等。

5.試生產階段；包括試運行計劃書和開停車方案、試車方案及記錄單、性能考核報告、合同目標性能考核方案及記錄表等文件。

6.工程竣工驗收階段；包括竣工驗收文件、項目竣工驗收報告及會議文件、最終接收證書、履約合格證及相關文件、工程設計總結、工程施工總結等。

3 加強工程檔案管理工作的過程控制

1.總包工程的檔案管理應與工程建設同步進行，由于總包工程項目具有工期長、子項目多，且參與單位和工作交叉多，使檔案管理工作難度加大。容易造成文件丟失。為了確保工總包工程檔案收集的完整性及時性，必須采取檔案工作與工程建設同步進行的措施。在項目初期，檔案部門即應確定專人負責，對項目各階段的文件材料，均在每道工序結束階段，及時歸集，保證歸檔文件材料的完整性及時性。

2.建立工程總承包文件跟蹤管理網絡以內部網絡系統為主體，通過INTERNET網和電子郵件與各分包商聯系。按照總承包項目的工作程序和檔案工作自身的特點，布網、建點、設人，以點接線以線聯網，使網絡覆蓋整個工程項目。在網絡中將項目過程中的各個階段和業主、總包商、分包商在各階段所產生的文件，設置歸檔職責及等管理模塊。以檔案部門為監控點；對整個工程的文件材料進行跟蹤、動態管理。

3.加強與工程技術、管理人員的聯系檔案人員應經常深入總包現場，密切與工程技術和管理人員的聯系，進行多種方式的交流和溝通。一方面督促他們對項目的每一個環節都做詳盡的記錄；另一方面對于在編制文件材料中涉及檔案方面的問題給予耐心解答，指導具體的案卷編制方法，以滿足檔案管理的要求。

4 工程總承包檔案管理工作應注意的幾個問題

工程總承包工作開展時間不長，工程總承包項目的檔案管理也是一個新的課題，還在不斷的探討與發展之中。從實踐中，在工程總承包項目檔案管理中特別要注意以下幾個問題；1.要按照國家檔案局和行業有關檔案管理標準，制定本工程的檔案管理制度，明確職責，并與經濟責任制掛鉤。如：文件材料未按要求歸檔，不進行工程結算等。2工程總承包項目初期，總包項目部一定要把檔案管理提到領導議事日程上來，并要明確一位負責人分管檔案工作。3.由于工程總承包項目參建單位多，且分包商基本無專職檔案人員，因此，總包項目部應對分包商的專兼職檔案人員進行培訓，以提高他們的業務素質，為以后檔案管理、歸檔打好基礎。4.工程總承包項目要統一規定檔案分類辦法、案卷格式、檔案裝具和檔案管理軟件，以保證整個工程總承包項目檔案管理的一致性，實現檔案管理的標準化。

參考文獻

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[2]唐麗萍.電力工程建設總承包項目檔案全過程管理[J].電力勘測設計，2007，2（3）：98-99.