芻議事業(yè)單位檔案管理存在的問題及優(yōu)化措施

劉曉波

摘 要：科技與社會(huì)近年來的不斷發(fā)展，有效帶動(dòng)了我國社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，而作為社會(huì)企事業(yè)單位中不可或缺的一部分，事業(yè)單位也必然需要做出相應(yīng)的改變。檔案是事業(yè)單位管理職能的核心部分，檔案管理工作的好壞關(guān)系到事業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營，如何加強(qiáng)檔案管理就成為事業(yè)單位急需解決的重要課題。然而，縱觀我國事業(yè)單位檔案管理工作，因?yàn)楦鞣矫嬉蛩氐挠绊懀瑢?dǎo)致檔案管理工作仍然存在一些問題函待解決。鑒于此，本文主要針對事業(yè)單位檔案管理存在的問題進(jìn)行了系統(tǒng)的分析，在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)優(yōu)化措施，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策

事業(yè)單位檔案涉及的內(nèi)容較為廣泛，其對事業(yè)單位人才選拔、考核以及各項(xiàng)工作的開展都具有重要的促進(jìn)作用。將近四十年的改革開放，我國事業(yè)單位在這個(gè)進(jìn)程中獲得了長足的發(fā)展，相應(yīng)的檔案管理工作也日趨完善。在科學(xué)技術(shù)與信息化技術(shù)的推動(dòng)下，我國生產(chǎn)力水平呈現(xiàn)為持續(xù)增長的趨勢，而我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度則始終保障在穩(wěn)中求進(jìn)的過程中穩(wěn)步發(fā)展[1]。當(dāng)前，我國正處于社會(huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的重要階段，對事業(yè)單位提出了新的要求，檔案作為事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中的關(guān)鍵載體，如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作就成為社會(huì)各界共同關(guān)注的焦點(diǎn)。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）管理制度存在缺失

事業(yè)單位檔案管理制度通過多年的發(fā)展，已經(jīng)形成了一套管理制度，然而隨著檔案管理工作近年來的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的管理制度顯然已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作需求。比如，傳統(tǒng)檔案管理制度中并沒有針對檔案標(biāo)號(hào)、卷宗標(biāo)題等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，同時(shí)針對信息化檔案歸檔也沒有進(jìn)行詳細(xì)的要求，導(dǎo)致部分檔案缺乏統(tǒng)一的卷內(nèi)目錄，并且在歸檔方面缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，難以實(shí)現(xiàn)共建共享的目標(biāo)[2]。

（二）對檔案管理重視不足

檔案本身的類型非常多，事業(yè)單位檔案管理涉及的內(nèi)容也極為廣泛。從宏觀層面來看，事業(yè)單位檔案管理工作關(guān)系到政府機(jī)構(gòu)各項(xiàng)方針、政策；從胃管層面來看，檔案本身涉及到各個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案與文件資料。政府方針政策會(huì)對國家發(fā)展戰(zhàn)略產(chǎn)生巨大的影響，檔案管理的重要性自然不容小覷。針對個(gè)人來說，檔案資料也是極為重要的。然而，因?yàn)槭聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層本身對檔案管理的重視程度不足，過于追求單位的效益，認(rèn)為檔案管理工作本身無法產(chǎn)生直接效益，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化、制度化建設(shè)緩慢，各項(xiàng)檔案管理工作存在嚴(yán)重的滯后性，使得檔案管理流于表面形式。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

正如上文所述，但部分事業(yè)單位因?yàn)閷n案管理的認(rèn)知錯(cuò)誤，在檔案管理隊(duì)伍方面不夠重視，檔案管理人員基本都是以兼職的模式開展管理，大部分檔案管理人員本身身兼數(shù)職。與此同時(shí)，因?yàn)槿狈ο到y(tǒng)的培訓(xùn)教育，檔案管理隊(duì)伍均缺乏相應(yīng)的專業(yè)能力與基礎(chǔ)知識(shí)，各個(gè)事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)參差不齊。由于檔案管理人員基本采用兼職模式，只要出現(xiàn)原有崗位調(diào)動(dòng)情況，則會(huì)導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍產(chǎn)生波動(dòng)，人員存在較大的流動(dòng)性，再加上檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)方面參差不齊，事業(yè)單位檔案管理工作的開展較為混亂。

2 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化措施與建議

（一）完善檔案管理制度

檔案管理是事業(yè)單位高效、有序、穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵保障，管理制度則是任何單位有序運(yùn)轉(zhuǎn)的先決條件。要想充分發(fā)揮檔案管理的作用，必然需要建立健全相應(yīng)的管理制度，使得檔案管理工作制度化、規(guī)范化開展，這就需要事業(yè)單位做好以下幾個(gè)方面的工作，保障檔案管理工作的有序開展：首先，事業(yè)單位綜合參考自身實(shí)際情況與檔案管理工作現(xiàn)狀，針對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行有效的整理優(yōu)化，并積極借鑒企業(yè)在檔案管理工作方面的成功經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善檔案管理制度。其次，為進(jìn)一步保障檔案管理制度的有效落實(shí)，建立對等的獎(jiǎng)罰制度，將檔案管理相關(guān)的工作納入到考核指標(biāo)當(dāng)中，針對工作能力與業(yè)績突出的人員，不僅需要給予物質(zhì)層面的獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)還需要提供晉升渠道，在有效明確檔案管理人員責(zé)任的同時(shí)，更好的發(fā)揮激勵(lì)作用。最后，為進(jìn)一步保障檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行核查，通過構(gòu)建科學(xué)合理的審查機(jī)制，以便于針對檔案進(jìn)行全面的審查核對，進(jìn)一步保障文書檔案的規(guī)范、真實(shí)以及完整[3]。

（二）加強(qiáng)檔案管理宣傳力度

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層必須要高度重視檔案管理工作，在日常工作中做好帶頭作用，將檔案管理納入到日常管理工作中來，特別是部分重要的檔案管理工作，必須要納入到日常工作議題當(dāng)中，在事業(yè)單位內(nèi)部大力宣傳檔案管理工作，使得各個(gè)部門均能夠意識(shí)到檔案管理工作的重要性，更好的配合檔案管理工作的開展。與此同時(shí)，在事業(yè)單位辦公會(huì)議中，應(yīng)當(dāng)適時(shí)提出檔案管理模式、管理過程中的問題等，針對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的討論，共同研究相應(yīng)的解決意見，使得檔案管理工作能夠上升到與其他工作平行的地位。除此之外，事業(yè)單位還可以組件專門的檔案管理負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，采用定期與不定期的模式針對檔案管理工作情況進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)查，以便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。針對事業(yè)單位內(nèi)部提出的一些檔案管理可行性方案，領(lǐng)導(dǎo)層需要高度重視，一經(jīng)采納則需要給予足夠的支持，使得整個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部能夠樹立注重檔案管理工作的良好氛圍。

（三）加大檔案管理人員培訓(xùn)教育力度

檔案管理隊(duì)伍是決定事業(yè)單位檔案管理工作好壞的重要因素，特別是處在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍不僅需要具備系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)全面掌握信息化技術(shù)，并且還需要具備責(zé)任心與思想素質(zhì)。然而，正如上文所述，因?yàn)楦鞣矫嬉蛩氐挠绊懀聵I(yè)單位檔案管理隊(duì)伍還存在綜合素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象，同時(shí)也存在復(fù)合型人才，使得檔案管理工作制度化、信息化發(fā)展受到巨大的影響。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)教育工作，通過以下幾個(gè)方面的措施，全面提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)：首先，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，在檔案管理部門開展多層次、多門類、多體系的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)教育，綜合參考事業(yè)單位、檔案管理部門以及檔案管理隊(duì)伍的相關(guān)需求，同時(shí)借鑒檔案管理工作未來發(fā)展趨勢，不斷更新、完善檔案管理隊(duì)伍的知識(shí)水平。其次，事業(yè)單位還需要在內(nèi)部組織檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)交流、專題會(huì)議，使得各個(gè)部門均能夠參與到培訓(xùn)教育，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系，能夠在日后的工作中進(jìn)行更好的協(xié)調(diào)合作；再者，邀請檔案管理領(lǐng)域的相關(guān)專家，在事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行檔案管理知識(shí)講座，進(jìn)行檔案管理發(fā)展態(tài)勢、先進(jìn)技術(shù)以及管理理念等講解，進(jìn)一步提升領(lǐng)導(dǎo)層管理水平與檔案管理隊(duì)伍專業(yè)能力；最后，注重檔案管理隊(duì)伍的繼續(xù)教育與引進(jìn)，在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建人才引進(jìn)體系，并制定配套的晉升制度，使得檔案管理部門能夠引入更多的檔案管理復(fù)合型人才，通過復(fù)合型人才帶動(dòng)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行繼續(xù)教育，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步的目標(biāo)[14]。

3 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、繁雜的工程，隨著我國社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位對檔案管理工作也提出越來越多的要求。這就需要各個(gè)事業(yè)單位高度重視檔案管理工作，針對當(dāng)前檔案管理工作中暴露出來的問題進(jìn)行系統(tǒng)的分析，制定針對性的優(yōu)化策略，通過大膽的探索、積極的嘗試，全面提升事業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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[2]董永衛(wèi)，王超產(chǎn).以生態(tài)文明建設(shè)為契機(jī) 加快轉(zhuǎn)變森林培育方式[J].農(nóng)業(yè)與技術(shù)，2016，（14）：193.