試論文檔一體化計算機管理在檔案現代化管理中的作用

摘 要：任何企業或事業單位都離不開檔案管理，而文檔管理的一體化是帶來很多方便的。文件檔案管理現代化是改變原來的管理模式，改變手寫、檔案類管理模式的現代化管理模式，是由計算機編譯，將相關文件掃描成計算機，整體規劃布置，使用方便，更加減少占用空間，最重要的是為企業發展提供一個非常方便的支持服務。文檔一體化計算機管理在促進檔案現代化管理中的作用不容忽視。

關鍵詞：文檔一體化；計算機管理；現代化管理

1 企業檔案管理現代化的重要性

1.1 檔案管理的概念

檔案管理是一個非常復雜的工作，分為多個步驟和層次，首先要按類別對文件進行分類，然后對每一個類別的文件的重要性進行調整，然后對檔案的基本信息進行整理和總結，最后把檔案歸檔到各個區域，定期檢查檔案的完整性。所以檔案管理工作是一項管理性的工作。雖然研究檔案館部門、編輯等活動，但目標是使企業更好地適應社會發展的需要，具有一定的服務性。文件的形成、傳遞、處理、管理和檔案的收集、整理、標識、保管和使用環節，統籌按照統一標準、統一管理。這就需要建立統一的文檔管理機制，使檔案管理與檔案管理有機結合，整合管理。還需要將公文這一文檔實體從生成、流轉，歸檔到銷毀或永久保存的整個過程進行全面一體化管理。文件整合理論的形成經歷了一個漫長的過程。

1.2 文檔一體化計算機管理的現狀

檔案管理體制逐步完善，形成統一領導、分級管理體系；但是，檔案管理工作還是很難滿足社會的需求，差距主要表現在以下幾個方面：

（1）基層檔案管理不平衡。文件管理系統不完善。管理機制不好行使職權。檔案管理部門沒有專業書籍，沒有文件規范操作，沒有專業人員。一是缺乏檔案管理意識。對檔案重要性認識不足，認識不夠。在人們的心目中，檔案部門是一個無足輕重的單位，不重要。有領導認為，只要經濟建設就行，檔案工作質量沒關系。由于缺乏領導支持，檔案管理工作沒有得到很大的發展。

（2）管理模式陳舊。隨著科學技術的發展，高新技術產業的發展，新事物層出不窮，記錄形式和內容紛繁復雜，檔案范圍進一步擴大。然而，大多數單位跟不上檔案管理的發展。文件管理部門不能用計算機和網絡技術進行檔案管理服務，但一直采用傳統的操作模式。

（3）機關檔案管理存在問題。一般權限僅限于紙質文件的管理，電子信息統一集中，無需錄入，無需電子處理。檔案信息的影響，檔案信息資源不能共享優勢。

（4）企業檔案管理存在問題。企業檔案工作反映了生產、經營和科研的重大活動，但由于缺乏計算機化，許多企業的內部檔案資源無法共享。影響了企業內部各部門之間的信息互用。

2 文檔一體化計算機管理現代化的必要性

1.時代發展的要求。新世紀、新時代，電子信息技術的發展要求必須努力實現檔案管理工作的現代化。計算機網絡等三次科技革命帶來了新技術和新方法，在社會生活各個領域和各部門得到了廣泛的應用。

2.文件保護和利用要求。檔案的保護和有效利用也要求企業早日實現檔案管理現代化。由于許多文件存放時間長，除檔案保護措施不充分外，造成了紙質檔案中一些因長期缺乏保護而出現脫落和模糊現象。同時，它不能同時掌握相關檔案，降低檔案信息的使用效率，不利于實現工作的有效性和靈活性。現代檔案管理將帶來許多好處，最初，要保存檔案完整性的內容，但經常性發生文件被打破或丟失的現象，引進現代管理之后，這種情況將大大改善；其次，文件可以更精細分割，不再需要手工記錄文件，而且更多的人不需要整理文件，既降低了工作強度，又提高了工作效率。

3 我國現階段的文檔一體化計算機管理現代化發展中存在的問題

3.1 檔案管理工作的規范性較差

企業檔案管理的一個重要因素是檔案管理的規范化和規范化。然而，由于中國的經濟仍處于發展的轉型期，許多行業都在發生變化，許多行業的標準化和標準化程度不高。當然，這個問題也反映在國內企業檔案管理問題上。現階段，在中國很多企業檔案管理工作的責任分工是極其混亂的保密規定，內部管理秩序管理不到位，文件管理和分類不明確，文件沒有規定的現象。因此沒有規范的檔案管理工作的檔案管理工作不僅給企業本身帶來了一些問題，阻礙了企業檔案管理的現代化，同時也給其他部門在企業工作中造成了一定的障礙，不利于企業的良性發展。

3.2 檔案管理資金投入不足

很多公司重視檔案管理部門不高，只要文件可以保存，我不知道，這樣一個粗略的工作，會帶來很多隱患；越來越多的企業檔案管理進入了一個資金嚴重短缺，許多檔案管理部門保存文件柜文件已經損壞，許多文件已經發霉。這些都直接關系到檔案管理部門的基本情況，而且檔案管理部門對資金投入的成果也較少；現代管理模式要求較高的資金投入，這也是企業規劃面臨資金短缺的問題。

不協調的計算機技術和管理的發展，制約了檔案管理現代化的發展。有的檔案部門在利用計算機的同時，開發和利用了管理模式的改革，不重視軟件的新思路指導，人為隔離了文檔與信息之間的相互密切聯系，由于文件計算機管理自身的發展和應用，它們沒有整體的規劃、協調、銜接和利用，技術的發展和應用使計算機文件系統開始從重復的數據輸入中脫離尷尬。這種計算機技術的發展和應用，不僅沒有提高勞動生產率，減輕了員工的負擔，而且大大增加了檔案工作的負擔和復雜性。

4 文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項

鑒定工作需要從內容和技術兩個方面進行鑒定。傳統檔案的鑒定與鑒定內容之一基本上是相同的，即對檔案內容進行審查，確定其科學性、歷史性和實用價值，進而確定保管期限。

由于電子檔案館與傳統檔案館的使用，安全工作有別于傳統檔案館，電子檔案館與傳統檔案館的安全性相同，但泄密的方式和渠道更加多樣化，存在更多的安全隱患。電子檔案的保密主要包括兩個方面。

網絡文件的安全存儲在網絡計算機上，為不同的用戶提供不同級別的服務，在線數字檔案網站的文件信息極易泄漏。因此，數字檔案館必須分類歸檔和公開記錄。互聯網是一個完全開放的網絡，為了防止計算機黑客竊取和未經授權使用機密文件的信息，我們在計算機網絡的檔案中做了保密工作。

（2）在傳輸文件的安全性方面，很多互聯網網站都有自己的附加安全機制，防止未經授權的用戶看到這些網站發送和接收郵件。這些站點通常稱為"安全島”。當然，只是選用這一保密措施是遠不足的，加密方法有兩種，一種是硬件加密：另一種是件加密。硬件加密速度比軟件加密快。

（3）使檔案管理的建筑和設備達標

從每個房間的濕度、溫度、位置等方面考慮，保證文件的安全性和可靠性，同時還增加一些可控制溫濕度控制的電子信息設備，增加科學檔案管理，爭取早日實現對檔案管理工作的現代化目標。

5 結語

現階段，為國家現代化服務是我國的一項政治任務。檔案工作的政治保密檔案工作績效之一。我們國家的檔案，記載著政治、經濟、軍事、文化及科學技囂震_術等方面的情況，其中大多數屬于機密。因此，檔案工作者必須樹立正確的保密觀念，采取各種有效措施，保護好黨和國家的機密。檔案工作者要充分認識檔案館的工作特點，建立明確的服務意識，努力為我國的現代化。文件一體化模式將電子文件管理、檔案管理和檔案管理有機地結合起來，提高各部門之間的協作能力，提高機關的整體工作效率。

參考文獻

[1]李春雨，王偉杰.淺議如何做好檔案管理工作[J].中外企業家，2009（12）：15-17.

.[2]李紅.論新形勢下的檔案管理現代化[J].中國水運（社科版），2007（04）：18-20.

作者簡介

陳瑾（1976-），江蘇省蘇州市相城區蠡口實驗小學。