建設工程電子文件歸檔工作實踐

王海珍

摘 要：在信息化環境下，建設工程實施過程中產生了大量的電子文件，從社會需求和檔案管理的角度，建設工程電子文件急需規范歸檔。根據建設工程電子文件歸檔的最新要求，闡述了對建設工程電子文件歸檔工作的新認識。

關鍵詞：電子文件；建設工程；歸檔

近年來我國城市建設飛速發展，各種建筑設計也越來越復雜。建筑師借助計算機輔助設計（CAD），充分利用現代信息技術，可以更加充分的體現現代建筑設計各個施工單元，而這個不是不是紙質文件所能承載的。所以，對建設工程電子文件的保存工作也越來越重要，國家和地方也出臺了相關管理規范。例如：江蘇省分別于2011 年與 2013 年印發了《關于實施建設工程電子文件報送工作的通知》和《江蘇省建設工程聲像檔案管理辦法》等文件。國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》、建設部《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》（建辦檔〔2004〕39號）、《關于加強<建設電子文件與電子檔案管理規范>宣傳貫徹和實施工作的通知》（建辦標函〔2007〕738號）、《建設電子文件與電子檔案管理規范》（中華人民共和國建設部公告第712號）等。

在自動化辦公的浪潮下，建設工程各單位（建設、施工、監理、設計、勘察等）出現了大量的電子文件。這些電子文件數據結構復雜、類型多樣、專業性強、成套性要求高，其中很多具有長期乃至永久保存價值的電子文件，如果能被收集、整理、歸檔并有效挖掘，將在更大程度上滿足社會對檔案的需求。

1 城建檔案的分類

根據目前普遍適用的城建檔案分類大綱，按內容可將城建檔案分為十八個大類，102個屬類，覆蓋廣泛。按存儲介質可分為紙本檔案和電子檔案，城建檔案館藏絕大多數是實體的紙本檔案；按管理模式可分為靜態檔案和動態檔案。

建設工程電子文件是指在工程建設過程中形成的文件，它與紙質文件形成基本過程一致，但它是利用數字設備支撐的數字環境生成，以數字編碼格式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，必須依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可以在通信網絡上進行傳送。

2 檔案管理方式和檔案查閱需求分析

目前檔案館普遍使用的管理系統沒有采集眾多有價值的檔案數字 信息，這就加大了信息統計、分析等工作的難度，無法滿足現代社會對檔案信息資源動態化、綜合化、系統化的利用要求。以深圳市世紀偉圖科技開發有限公司的建設建設工程電子文件歸檔與管理系統為例，分為文件編輯、文件整理、文件組卷三個主要業務模塊。從數字檔案的管理特點出發，統一對電子文檔的前端、中端、后端管理，確保電子文件的真實性、完整性和有效性。

例如，公安部門要了解全市人防工程的情況，城建檔案館雖可從自動化集成管理系統中找到所有人防工程建設，但具體信息則要逐個翻閱實體檔案才能得到，既費時又費力。

根據實體文件與電子文件并存，同需歸檔這一現實，一些城建檔案館已經接收了部分電子文件（例如CAD文件）作為館藏檔案，但建設工程電子文件的歸檔仍然存在以下問題：建設工程電子文件歸檔與管理系統無論（是在線還是離線）都是將市城建檔案館及參與城市建設活動的建設單位、施工單位、監理單位、設計單位等同時作用于建設工程，并通過各方信息的集成、共享形成的合力來保證“由文件形成單位將建設工程記錄、通過前端電子文件收集、并按城建檔案館的組卷規則自動組卷、歸檔”，從而把電子文件可靠、完整、安全、可讀的措施附加于文件形成過程，有效地防止其他管理環節對電子文件的損傷和破壞。

3 建設工程電子文件歸檔過程控制

按實際工作流程和業務需要，可將建設工程電子文件歸檔過程分為三部分內容：一部分是工程電子文件形成、登記、組卷、歸檔、移交的企業子系統，可認為是前端過程控制；一部分是實現工程業務監控管理及電子文件的接收、采集并集中管理工程檔案數字資源功能的城建檔案館子系統，可做為中端過程控制；最后是提供用戶查詢服務等，做為后端過程控制。其整個管理流程如下圖所示：

建設工程電子文件的歸檔工作是充分利用現代信息技術，降低了項目參與人的日常管理工作負擔、提高警惕了工作效率；加強了各個項目之間的協作；由于數據采集是每日的實時采集，便于對各個項目的個各環節實施有效檢查監督，提高工程質量，同時，整個工程的數據被保存下來，便于日后工作利用。

4 結束語

建設工程電子文件是城市發展歷史中規劃、建設、管理的真實記錄和重要依據，是與社會發展息息相關的重要信息資源。建設工程文件的數字化、信息化建設是城市信息化建設和電子政務建設工作的內容之一，對于加強建設工程質量管理，確保工程技術資料的真實性、完整性和有效性具有重要意義。每一個檔案工作者都應按制度規范積極落實建設工程電子文件報送及歸檔工作，為城市建設的可持續發展貢獻自己的一份力量。

參考文獻

[1]韓莉. 建設工程電子文件與電子檔案管理探析[J]. 工程與建設，2015，（04）：581-584.

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