企業檔案管理信息化建設研究

王玲

摘 要 本文筆者首先分析了企業檔案管理信息化建設的必要性，然后分析了企業檔案管理信息化建設中存在的問題，最后提出了加強企業檔案管理信息化建設的對策。

關鍵詞 企業檔案管理 信息化建設 必要性 問題 對策

1企業檔案管理信息化建設的必要性

1.1是企業信息化發展的要求

檔案是企業重要的參考資料。當前，隨著辦公自動化的發展和網絡技術的普及，企業在生產經營活動中產生了大量的文件和數據，是企業進行各項生產和經營活動的基礎，為企業提供了重要的參考依據，具有長期的保存價值。

1.2是現代企業檔案管理發展的需要

檔案管理工作是企業日常工作的重要組成部分，因此要加快企業信息化管理，適應市場經濟的需求，滿足企業的發展。隨著各類信息系統在企業中的應用，企業的各類文件逐漸增加，給企業的資料查詢帶來了一定的困擾。為了促進企業檔案資源的利用率，必須要加大檔案信息化建設。另外，由于近年來，網絡技術的發展，信息技術已經滲透到企業發展的方方面面，所以必須要加強對檔案的數字化建設，提升企業檔案管理的軟硬件條件，促進企業檔案管理的現代化發展。

1.3工作效率及工作成本的需要

加強檔案管理信息化建設，有效地提升了企業的工作效率，節省了企業的工作成本。我國企業傳統的紙質檔案資料在收集的過程中不僅需要大量的人力、物力、財力，在查詢過程中也會耗費大量的時間，因此阻礙了企業的發展。信息技術在企業檔案管理中應用以后，極大地提升了企業的辦事效率，為企業日后資料的查詢也提供了很大的方便。另外，由于企業規模的不斷擴大，檔案的數量也在無形之中增長，這就要求企業擴大檔案儲存室面積和設備，增加檔案管理人員，給企業增加了很多成本支出。信息化在檔案管理中的普及，不僅減少了企業的成本，還方便了工作人員的查詢，實現了資源共享，提升了工作效率。

2企業檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1檔案管理信息化制度不夠完善

檔案管理信息化制度的完善與否也在一定程度上制約了檔案管理工作的有效進行。長期以來，我國很多企業一直采用的是傳統的檔案管理方法，沒有將現代信息技術與檔案管理相結合，因此在信息技術日益發展的今天就會出現很多問題，使得檔案管理工作無法適應新時代的發展，檔案在企業發展過程中也沒有發揮其最大功效，甚至有些企業只是將檔案管理工作當作一種形式，影響了企業日常管理工作的有效進行。

2.2檔案管理信息化建設缺乏資金支持

檔案管理信息化建設過程中由于缺乏資金支持，使得檔案管理信息化建設的效率不高。企業進行檔案管理的過程中需要大量的資金和設備作為支持。但是很多企業的檔案信息化建設由于缺少資金，使得信息化建設的步伐緩慢。另外，部分企業雖然也設置了相關的經費進行檔案管理信息化建設，但是這些經費遠遠不能滿足檔案管理信息化建設的要求，因此影響了檔案管理信息化工作的開展。

2.3檔案管理人員的綜合能力有待加強

要提升企業檔案管理信息化建設的有效性，必須要提升檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員的專業素質不高，使得他們在實際的工作過程中會出現多種問題，如果這些問題得不到及時解決，就會影響檔案管理的效果。此外，由于檔案管理人員對計算機技術掌握不夠扎實，導致在使用辦公軟件的過程中就會出現一些問題，阻礙檔案管理信息化建設的有效進行。因此，企業必須要提升檔案管理人員綜合素質，讓檔案管理人員逐漸學習現代化信息技術，及時掌握一些最新的檔案管理技術，并將其應用到實際工作中來，這樣不僅能夠節省大量的時間，還能夠節約大量的人力和物力，最終還能取得較好的工作效果。

2.4檔案管理信息化建設的技術缺失

檔案管理信息化建設的過程中，由于技術缺失使得檔案管理的效率得不到很快地提升。這是當前檔案管理信息化建設中面臨的一個非常重要的問題。在企業檔案管理信息化建設過程中，需要的技術比較專業，由于人員和設備配備不到位，導致企業信息化建設工作不能得到有效落實。另外，由于企業信息化建設技術指導和技術管理缺失，導致檔案管理信息化建設沒有完全發揮其作用。因此，我們說檔案管理信息化建設技術和管理缺失，影響了檔案管理信息化建設的進程。

3加強企業檔案管理信息化建設的對策

3.1建立完善的信息化檔案管理機制

完善的檔案信息化管理制度對于檔案管理工作效率的提升有著重要作用。為了建立完善的檔案管理信息化制度，可以從以下幾個方面做起：第一，對原有紙質檔案資源進行妥善保管，另外，還要對一些硬盤中的信息資料進行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及時對檔案資料進行備份，防止由于計算機損壞帶來的損失；第三，建立健全的檔案管理信息化使用制度，在使用檔案資料的過程中要嚴格按照制度進行，對檔案資料的使用要做好審批和登記工作，使檔案資料保持完整性和安全性，減少由于疏忽帶來的損失。

3.2加大對檔案管理信息化的資全投入

加大資金投入是企業進行檔案管理信息化的基礎。首先，企業要充分利用政府提供的資金支持，加快檔案管理信息化建設；其次，企業要利用現有的經費進行軟硬件設備的配備，使資金使用達到最大化。

3.3提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質直接決定了檔案管理信息化建設的效率。首先要提升檔案管理人員的責任意識和職業道德觀念；其次，要加強對檔案管理人員信息化建設培訓，提升他們的檔案管理專業知識和實踐能力；再次，加強檔案管理人員計算機專業技能培訓，使其掌握最基本的檔案管理辦公軟件操作技能，保證檔案管理現代化建設的有效進行，進而才能促進企業的健康、穩定發展。

3.4加強對檔案管理信息化建設的技術指導

企業檔案管理信息化建設的有效進行依賴信息化建設的技術指導。可以從以下方面加強檔案管理信息化建設技術指導：一是明確信息化建設所需技術，只有制定了明確的目標才能有效地指導實際行動；二是聘請相關的技術人員或是專業人員進行技術指導，讓檔案管理人員熟悉相關的軟件設備和硬件設備，這樣才能夠在檔案管理信息化建設中做到游刃有余。

4結語

總之，企業要實現檔案管理信息化建設，必須要更新檔案管理理念，建立健全的信息化檔案管理機制，加大對檔案管理的信息化資金投入，提升檔案管理人員的綜合素質，加強檔案管理信息化技術指導，改善檔案管理軟硬件設施設備，最終實現企業檔案管理信息化建設的有效進行。

參考文獻

[1] 張瑞芳.淺析企業檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2013（23）：97-98.