淺析檔案信息資源的有效開發

龔文婷

摘 要 本文從檔案信息資源開發的含義與內容入手，闡述了檔案信息資源有效開發的條件與原則，并提出了實現檔案信息資源有效開發的三條策略。

關鍵詞 檔案 信息資源 開發

中圖分類號：G273.5 文獻標識碼：A

1檔案信息資源開發的含義與內容

1.1信息資源

信息資源是經過人類選取、組織、序化的有用信息的集合。信息資源是信息的一部分，是信息世界中與人類需求相關的信息，信息資源是可利用的信息，是當前生產力和研究水平下人類所開發與組織的信息；信息資源是通過人類的參與而獲取的信息， 人類的參與在信息資源的形成過程中具有重要作用，特別是人類步入信息時代，科學的進步、社會的繁榮已離不開信息，信息資源的貧富狀況和開發利用程度已成為衡量一個國家或地區文明水平的標準，是檢驗其經濟、文化、科技乃至綜合國力的重要指標。 因此， 重視與加強信息資源建設已成為人類的共識。

1.2檔案信息資源開發

檔案信息資源的開發，簡單來說就是在檔案工作領域運用現代信息技術采集、處理、傳遞和使用信息資源，提升檔案工作質量的過程。開發屬于檔案管理工作范疇，是信息社會條件下檔案管理工作的重要變革和檔案管理各個工作環節的重新組合。它是立足于豐富的檔案信息資源貯藏基礎上的一種信息的研究和再生產活動。開發的任務是生成有用信息，通過信息的生產來確保信息的供給。在信息技術快速發展、檔案信息化程度日益提高的形勢下，檔案信息資源開發又呈現出許多新的特點：一是技術含量高，工作程序復雜，信息資源從感知、收集到加工處理和傳輸交換，需要復雜的技術手段；二是信息種類多，工作量浩大，隨著知識的爆炸性增長，海量信息會造成工作量無限地擴大，無論是處理文書檔案數據還是科技、專門檔案數據，都是一項長期、復雜的系統工程。

1.3檔案信息資源有效開發的內容

在網絡環境下，人們不再重視對信息載體的獲得，而是注重對信息的有效吸收。為了適應這種變化，檔案部門不能只局限于向利用者和訪問者提供本部門檔案，而應本著檔案資源管理的特有屬性和原則，提供包括網絡信息在內的所有可能得到的信息。因而檔案信息資源開發的對象不再僅僅是傳統的館藏，而應是包括傳統館藏、文獻資料、電子出版物和網絡信息在內的涵蓋范圍甚廣的信息資源。但目前，由于對檔案信息資源開發的概念還沒有統一說法，所以關于開發的具體工作內容不免各持己見。比較突出的有兩種意見：一種認為開發包括檔案業務工作的許多環節，即收集、整理、編目、鑒定、編研、利用等；另一種認為開發包括檔案信息加工和輸出兩部分，即編目、編研和提供利用、咨詢服務等。筆者認為，網絡時代檔案信息資源開發，應該是檔案管理部門根據社會需要，采用專業方式和現代計算機技術、遠程通信技術和網絡技術，從所收藏的檔案資料或網絡信息上發掘有用的信息材料，有選擇地進行編目或制成檔案加工品，提供給檔案利用者使用。確切地說是以生產各種形式、不同層次的新型檔案信息產品為目標，以累積的檔案資料上的信息資源貯藏為開發對象，以組織鑒別、引導交流、編纂研究等為主要手段，有效地傳遞信息，提高信息的利用程度。

2檔案信息資源有效開發的條件與原則

2.1檔案信息資源有效開發的條件

2.1.1檔案信息資源的合理配置

它是制約檔案信息資源開發的重要條件，關系著新型信息產品的質量和信息服務的質量。要搞好檔案信息資源的合理配置，首先要根據檔案館面對的利用者和訪問者對信息需求的范圍、未來需求的變化確定檔案信息資源的配置原則和館藏結構模式，形成多載體、有層次、有重點、有特色的綜合性檔案信息資源體系。其次，要根據檔案的性質、任務和服務對象的需求，有選擇地存貯一些相關學科或專題的文獻資料、報刊等，并使之具有較強的針對性、系統性和完整性，增大文獻資料信息資源在檔案館藏中的比重，豐富檔案館藏內涵。再次，根據信息來源渠道、檔案館自身的技術條件以及利用者的需求層次，引進相關學科的數據庫，存貯網上有用的信息。

2.1.2高智能的投入

開發人員智能是制約信息資源有效開發的關鍵，實現高智能的投入，是提高信息源和信息產品質量及信息傳遞速度的根本保證。因此，有效地開發檔案信息資源需要聚集有較高素質的開發和管理人才，即掌握檔案專業管理知識，熟悉館藏，有較高的計算機技術和網絡技術，能準確判斷利用者現實和未來的信息需求，具有較高的的信息研究、編纂和宣傳的能力。這些能力是指檔案部門的團隊能力。有了這樣的人才隊伍，才能確保對檔案信息資源實施有效開發，提供高質量的信息服務。

2.1.3高信息技術應用水平

即利用現代化通信設備和計算機網絡設備，及時準確地獲取、處理、貯存和傳遞信息以及信息標準化的技術水平。先進的信息技術是提高信息資源開發效率、擴大信息交流范圍、加速信息傳遞、提高信息資源再生產水平的根本保證。

2.2檔案信息資源有效開發應遵循的原則

2.2.1針對性原則

規劃檔案信息資源開發的內容和形式，應緊緊圍繞利用者信息需求這個中心，深入基層調查研究，制定出當前或階段性資源開發計劃，并根據利用者信息需求變化隨時進行調整。

2.2.2及時性原則

了解利用者現實信息需求，及時對相關信息資源進行整序、研究，并在較短時間內加工成利用者所需要的信息產品，使檔案信息的作用最快、最好地發揮出來。

2.2.3安全性原則

要依據《檔案法》制定檔案的解密和劃分使用范圍，開發出的信息產品必須真實可靠。保證檔案的完整與安全，使檔案的知識產權不受侵犯。

2.2.4效益性原則

正確處理好社會效益與經濟效益兩者之間的關系，把社會效益放在首位。注重研究把檔案信息資源盡快轉化為生產力，滿足黨政機關領導決策和社會各方面的檔案信息需求。在此基礎上，合理收費，創造一定的經濟效益，借以改善檔案信息資源開發的條件。

3實現檔案信息資源有效開發的策略

3.1深入開展檔案信息的增值服務，實行大膽嘗試

要解決滯后的檔案管理及利用工作與信息需求日益全球化、多樣化與及時性之間的矛盾，就要求我們面向社會，結合實際，積極主動豐富館藏，開拓檔案信息社會化服務的新領域、新方式，拓展檔案信息的增值服務。目前，利用社會服務深入群眾這一特點，把檔案信息服務與社會服務緊密結合起來，在內容上針對需求開展定向服務，方式上嘗試公眾展出、咨詢服務、宣傳教育等多種模式，時間上可以定期與隨機結合，范圍上則可采取定點或流動性，真正做到走出檔案館的狹小空間，主動出擊，深入群眾。

創建文件中心，也是一個有效的手段。目前檔案館與利用者之間的突出問題是檔案館保存的多數是10年前的文件材料，不是社會公眾所廣泛需要的，而社會公眾要查詢的現行文件材料卻保存在各單位的檔案室內。一是分散管理利用不便。二是單位檔案室本身業務繁忙，既沒有時間，也沒有面向社會提供利用的義務和條件。建立檔案文件服務中心，將各單位面向社會公布實施的有關文件，提前復制集中起來，面向社會統一提供利用。對未收集到中心的公開文件，負責提供代為查詢服務，不失為檔案部門提供社會化信息服務的一個好方法。

3.2積極開展智力型服務模式，實行信息服務

當今世界，知識創新和技術創新的速度越來越快，高新技術對經濟增長的貢獻率越來越大，世界范圍內的信息產業化程度的增強，對檔案信息的要求和依賴也越來越大，從而帶來檔案信息服務方式的重大變革。因此應該及時更新觀念，明確檔案工作在市場經濟條件下的服務導向和工作重點，牢固樹立以經濟建設為中心的思想。在此基礎上，檔案部門要從實際出發，大膽改革現行管理體制和運行機制，努力適應市場對檔案要求的新特點，檔案部門應及時了解檔案信息的需求，制定切實可行的檔案利用工作計劃，根據活動的需要，檔案利用價值等有選擇、有目的地積極開展編研服務、定題服務、咨詢服務。向利用者提供指南，根據科技人員的研究課題，從檔案文獻中選擇有用的檔案資料、信息進行加工編輯，把有用的檔案信息資源開發出來，主動地為利用者提供服務，并充分運用現代化管理設備，采用計算機檢索手段，提高服務效率。

3.3完善檔案管理機制，實行前端控制

要提高檔案工作的“快速反應能力”，必須提倡前端控制的做法。在檔案收集方面，要從源頭抓起，接收時間提前，對一些重要材料，尤其科技、政策性檔案信息要及時歸檔并提前收集進館，實行集中統一管理，使其及時發揮更大的作用。同時可以擴大接收、征收的范圍，加強與經濟、法律等聯系密切部門的專門檔案的收集，使館藏檔案更貼近大眾的需要。在方式上，可建立檔案征集信息員網絡等制度。在管理機制上，加強重點建設項目和重大科研項目建檔工作的監督指導和檢查，參加重要會議和重大活動籌辦組織機構，做好重要會議、重大活動建檔和檔案進館的協調服務和監督指導工作，重視黨建工作、機構改革、民營企業發展和城鎮建設等方面建檔工作的指導和服務。

參考文獻

[1] 陳艷紅.30年來檔案信息資源開發利用研究述評[J].檔案學研究，2010（2）.

[2] 王濱娜.檔案信息資源的開發策略[J].黑龍江檔案，2012（4）.

[3] 劉磊.大眾傳媒視角下的檔案信息資源開發[J].蘭臺世界，2012（12）.

[4] 江媛媛，畢建新.檔案信息資源有效利用初始環境與政策動因研究[J].蘭臺世界，2013（5）.