淺談機關事業單位專門檔案管理經驗談

谷濤

摘 要：機關事業單位中形成的專門檔案，是檔案管理中不可缺少的一部分，也是各單位不容忽視的歸檔類別。由于專門檔案星城的規律和特點各不相同，其收集和管理工作就要不同于文書檔案而具有相對的獨立性，筆者近日拜訪了幾家事業單位，看到了專門檔案管理的種種現狀，從專門檔案的歸檔、收集和管理三個方面分別闡述做好專門檔案管理工作的重要性，并就管理經驗提出了自己的相關意見和建議。

關鍵詞：機關事業單位；專門檔案；管理；經驗

1 什么是專門檔案

專門檔案顧名思義就是專門的檔案，指的是機關、團體、企事業單位及其他社會組織，在從事某些專業性較強的活動中，為了實現相關職能目標而形成和使用的，具有查考、利用和保存價值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態的歷史記錄。

專門檔案是一個群體概念，不是說某一個檔案專門。具體而言，可以分為訴訟檔案、工程檔案、學籍檔案、藝術檔案、出版刊物等等。它作為一種有效劃分檔案類別的途徑而廣泛應用于檔案分類當中，由于專門檔案的特定形成規律，其收集和管理工作就有別于文書檔案而相對具有獨立性。

2 專門檔案分類的優勢

專門檔案相較于文書檔案，其歸檔效果更強烈，更便于查找和借閱。類似我國古代史書中的“紀傳體”與“編年體”，專門檔案就如同紀傳體，以某一類人、某一類事作為統一記載序列，而文書檔案則一般是以年度為界。比較來說，專門檔案在技術機關事業單位在某些專業方面的工作情況比文書檔案更有優勢。

同時，由于專門檔案的分類方式，諸如音頻、視頻、圖片等媒介能夠單獨分類、單獨存儲，同時其存放條件也與一般文書檔案不同，避免了目前傳統紙質分類方式的管理人員混雜、管理方式雜亂的現象。

3 如何更好地建設專門檔案的管理工作

3.1 要掌握靈活性

管理專門檔案要根據專門檔案的靈活性靈活調整。比如我們保存出版刊物時，由于不同的出版刊物有不同的受眾閱覽，也面向不同的地域閱覽，因此，我們在存儲這類專門檔案的時候可以選擇按照出版時間加以分類，也可以選擇按照出版地點加以分類，還可以按照面向人群進行分類，類似1999年1月1日的《新華日報》可以和同時間的《人民日報》一同歸檔，也可以按照地域和同一時間的《揚子晚報》一同歸檔。檔案管理人員應當按照現實要求，分情況分類進行歸檔。

另外需要特別說明的是，對于非紙介檔案的專門歸檔，要根據每種檔案的不同特質靈活對待，借助磁材料保存的文字、聲音、影像檔案，例如光盤、磁盤等要單獨放置，避免消磁。同時因為聲像檔案的瞬時性和階段性，此類檔案還應該及時歸檔。采用膠片、相紙等感光材料的，還應當留存備份。對于感光材料和磁材料的借閱問題上，應該嚴格控制原件借閱。

3.2 要重視完整性

專門檔案以類別劃分，如果檔案不全將對查閱造成極大不便。比如訴訟檔案，我們要從公安機關立案偵查、檢察機關提起訴訟到審判機關審查宣判，全部記錄，缺一不可。無論時間再長，也要逐一記錄。再比如基建檔案，涉及到規劃、勘察、施工、建立、設備、財會、驗收等方方面面，其參與部門之多、時間之長、工程之復雜等都非常考驗機關單位專門檔案管理工作。這種檔案一旦缺失某一點，在后期的核查及糾錯將會出現重大干擾。機關事業單位檔案管理人員要特別注意，確保此類檔案的齊全和完整。

對于非紙介檔案，除了應留存備份之外，在記錄中還應當對檔案生產的時間、地點、人物、工作內容和活動等一一注明。明確一線責任人的責任，加強系統監督。

3.3 要強調時效性

不同的專門檔案有不同的管理方式。現實社會中，信息量冗雜且繁復，很難對全部的檔案管理做到全面、準確，紙質材料的存檔更是如此，往往紙質檔案隨著時間的推移越積越多，給檔案管理和查閱帶來了諸多不便。這就要求檔案管理人員對歸檔整理要有時效性概念，尤其是專門檔案的分類管理工作，比如說訴訟檔案中若存檔超過一定時限，在法律意義上講已經喪失了利用的價值，這時我們可以將超時的這類訴訟檔案再逐一進行專門管理；教學工作的學籍檔案根據學生是否在校，分類管理，按照在籍學生、未畢業保留學籍者、畢業未提走檔案者等歸類存檔。這樣相對獨立的管理模式，將為檔案的查考利用提供便利條件， 也為檔案的管理工作提供相應的支持。

對待非紙介檔案，不僅要考慮傳統檔案的時效性，還要從其本身的材質出發，視情況整理。磁介質的檔案需要隔一段時間檢查檔案質量，光材料檔案要選用遮光避光場所，同時也要注意保質期限。

如此歸檔，很多查找檔案的專門檔案需求人員直接可以查閱本專業的檔案材料，不需要檔案管理部門的協助即可，方便又快捷。

4 結束語

專門檔案歸根到底仍舊歸屬于檔案，我們要破開云霧見日月，雖然很容易被忽視和遺忘，但是作為檔案工作者卻必須高度重視專門檔案管理工作，機關事業單位更應該按照上級頒發的專門檔案管理辦法和各自的行業規范，遵循各專門檔案形成的規律和特點，根據他們之間的有機聯系進行收集、整理、保管和利用，為豐富館藏檔案奠定物質基礎，為各項業務工作提供信息資源，為增強單位整體檔案管理工作的合理化、規范化、科學化發揮重要作用。