新形勢下關于大學生檔案管理的思考

摘 要：檔案管理工作在社會發展進程中起著極其重要的作用，而大學生的檔案數量顯得尤其巨大但是質量有待提高，大學生檔案管理是他們在大學期間學習、生活和各種社會實踐活動的真實記錄，是所有大學生畢業后參加工作的重要考量標準。本文主要對目前大學生檔案管理存在的主要問題以及解決對策做了一個簡單的分析。

關鍵詞：學生；檔案管理；對策

1 引言

高校管理要以人為本，不斷的改進發展模式，做到科學化管理學生，而大學生檔案是個人信息的重要載體，記錄著每一位在校學生從入學后到畢業前的學習軌跡和在校活動軌跡，它上面顯示了每一位在校學生的學習成績、思想品德、個性特點等信息，會反映出每一位大學生的綜合素質的一個重要依據、會是大學生就業及今后選拔的重要標準。管理好大學生檔案是高校管理的重要一環，這項工作做得效果會影響大學生的切身利益，影響大學生檔案功能的有效發揮。

2 新形勢下加強大學生檔案管理的意義

2.1 利于大學生的教育管理

加強大學生檔案管理，為的是讓他們在平時的學習和生活中，依照標準檢查和矯正自己的問題。而大學生檔案是學生在政治、學習、道德、日常生活中的詳細記錄，它對學生的評價、工作有重要的影響。大學生都非常關注自己的檔案記錄，他們希望自己的檔案記錄都是對自己優秀的評價。所以大部分的大學生都能夠以嚴標準要求自己讓自己的檔案添光增彩。

2.2 利于全面評價大學生的表現

每一位學生的檔案記錄都能反映出每個學生的綜合表現，具有客觀真實的特點，從個人檔案可以看出一個學生的綜合素質和具體的表現，可以讓所有人通過檔案記錄對每位學生做出真實客觀的評價。

2.3 利于用人單位擇優選聘人才

目前，招聘單位高校畢業生主要看學歷、個人簡介、能力等方面，對畢業大學生的素質要求遠遠不夠。而學生檔案的各種材料可以作為基本要素為用人單位判斷畢業生是否是用人單位所需要的人才，規范的檔案會有可信度，并且還有利于用人單位選拔出優質人才。

3 目前大學生檔案管理存在的主要問題

3.1 體制不完善，管理不規范

目前，大學生到學校后就會按要求吧自己的檔案都交到學校，隨后檔案就會被分散到各系保管，到了快畢業時，班主任或者相關人員就會把學生在校情況的檔案內容收集起來然后歸檔，再由相關人員寄到用人單位或存放到人才市場。可是學生這樣日常管理不規范的檔案很難真實反映出學生的真實情況，大部分都是很固定的評語，這樣就會降低學生在就業市場的競爭力。

3.2 內容不全，不能全面反映學生的素質和水平

每個大學生的檔案都應該有學校對他們在校期間的所有材料，同時也包括了學生素質的內容，同時也要有當代大學生的青春洋溢的風貌。但是當前的大學生檔案大部分都是傳統的老樣子。而需要反映出一個學生能力、水平、綜合素質，能吸引用人單位的內容卻未能進入歸檔的范圍。如大學生英語四、六級證書，社會實踐活動材料等。

3.3 管理落后，缺乏現代化管理手段

大學生檔案大部分還是以紙質檔案為主，利用現代化信息技術建設還沒有得到推廣，管理手段很落后。比如內容更新不及時等情況。現在大學生的檔案數量越來越多、質量要求越來越高等特點，原有的檔案建設與管理手段已經越來越跟不上時代發展，所以要盡快推進大學生檔案建設與管理的現代化。

3.4 管理薄弱，管理人員的素質不高

目前，大部分的高校都沒有配備專業的大學生檔案管理人員，大部分都為班主任等兼任。而他們對檔案管理的知識相對欠缺，又沒有時間和精力投身到檔案管理工作中，所以檔案管理中所出現的一些狀況，很大程度上與管理人員的總體素質不高有關。

4 加強大學生檔案管理對策

4.1 宣傳加大，共同提升師生意識

大學生的檔案是關乎他們一生的重要東西，所以學校作為檔案管理的負責人，需要通過媒介來宣傳它的重要性，比如每天定時的通過電臺廣播、學校的報紙、還有宣傳欄的公告都可以宣傳。平時校長開會的時候也應向老師傳達這個事情的重要性，也可以通過演講比賽和舉辦各種競猜類活動宣傳檔案管理，目標就是讓大學的所有老師和各級領導干部充分意識到加強大學生檔案管理的重要性，是關系到學校向社會輸送人才的責任；充分認識到自覺把檔案管理作為人才培養質量的抓手，積極把學生的檔案作為教師的教學效果、同時也能看到學校教書育人業績的成果，也要認真做好學生的檔案管理工作。還要針對性地向學校的廣大學生宣傳人事檔案的知識，讓每一位在校大學生在校期間都可以認真的了解到檔案的有關知識，畢業后走向社會也不會吃虧，會為自己維權。

4.2 完善體制，規范檔案

高校要建立完善的學生檔案管理，要建立完善的規章制度。比如說新學生入學后，管理人員要很認真的登記整理其學生檔案，要仔細核查檔案是否有遺漏的材料。畢業后，每位學生的檔案將會放入他們所需要的人才市場或者單位，這時就應建立嚴格的轉遞手續，做好記錄，以免丟失。學校的相關人員要制定學生的檔案管理制度，要有專人管理、分開存放、便于查找或者補充。要嚴格按照制度進行，防止假檔案出現。

4.3 擴大收集范圍，增強檔案內容

當前，高校的大學生檔案管理內容已經不能完全的反映出現在的學生素質了，已經很難作為用人單位選人的標準了。所以，學校要對學生負責，擴大檔案材料的收集范圍。比如說各種英語、計算機、會計、普通話的考級證書，參與社會實踐報告等等。還要創建大學生誠信檔案，對用人單位有很重要的意義。

4.4 加強隊伍建設，提高業務水平

高校應加強一批高水平的學生檔案管理隊伍，是提高檔案管理水平的重要條件。這些專門選出來的人員要符合熱愛檔案工作人來勝任。并且要加強學生檔案管理專職人員專業培訓，要不定期的組織他們學習，互相切磋，提高業務水平。

4.5 推進現代化，提高利用率

現在，隨著大學生檔案數量的增多和互聯網上越來越多的招聘信息，已經成為了學校對學生檔案的客觀要求。如果繼續用傳統的模式管理，不僅浪費時間也浪費人力，所以，我們必須發展互聯網為核心的檔案管理建設，開發出適合大學生檔案管理的數字化系統，以互聯網代替手工，可以讓檔案內容及時得到使檔案內容及時得到更新，并且方便查找。

5 總結

總之，加強大學生的管理是新時期一項重大任務，而加強大學生的檔案管理當屬重中之重。要努力建成一個有系統的學生檔案管理隊伍，還要結合現代新技術媒體，以計算機網絡技術為主導，建成高校大學生檔案管理現代化模式。要找到技術型人才，開發出適合每個高校自身特點的學生檔案數據的系統化軟件，建立出大學生檔案管理的數字化系統，真正把高校學生檔案從落后的手工操作轉化為現代化管理，使檔案內容能及時更新，快速跟上時代步伐。

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作者簡介

曾凡（1988-），男，湖南，湖南醫藥學院，研究方向：學生檔案。