淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

葉力卡提?庫爾班

摘 要：任何組織或是個體想要更加細致地處理內部事務，保存重要信息，就必須開展辦公室文書檔案收集和歸檔工作。筆者在此主要針對辦公室文書檔案管理工作的特征，以及收集和歸檔等細致化工序內容處理要點等，加以有序論證解析，希望能夠引起相關工作人員重視與靈活化參考沿用。

關鍵詞：文書檔案；特征；收集和歸檔；處理要點

日常生活、工作環境之中，包括個人、組織之間，都存在著微妙的聯系，主要是因為他們在處理相關事務和溝通過程中，都會沿用文書這類特殊性的文字材料。持續至今，文書管理已然成為辦公室工作體系之中不可或缺的結構單元，而這部分文書檔案的收集和歸檔工作是否有效，將直接決定不同機構、人員之間信息傳遞的精準性，以及各類管理事務布置交接的順暢性結果。所以說，預先理清辦公室文書檔案收集、歸檔工作的處理要點，顯然是非常必要的。

1 辦公室文書檔案管理工作的特征研究

1.1 文書檔案管理活動組織的重要性

所謂辦公室文書檔案管理活動，實際上就是針對各類業務性信息進行整合、認證、檢索、應用、維護的行為流程，這部分工序流程彼此之間存在著縝密關聯，占據主導地位的便是應用，至于其余環節則主要是針對信息應用服務而設置的。處理好辦公室文書檔案管理事務，進一步為相關機構提供富有針對性的發展建議，這是辦公室人員的重要性職責之一，主要是因為文書檔案能夠為企業各類工作方案推廣執行提供參謀作用，既可以作為宣傳教育的素材、歷史的憑證，又可以被認證是科研研究活動中的基礎性服務條件，其應用的重要性，自然無法被輕易地忽視。

1.2 文書檔案載體形式和涉獵內容的多元性

正如上文所闡述的一般，文書檔案是辦公室工作體系中的必要性結構單元，主要是由于能夠針對各個部門工作狀況加以真實化地記錄，并為日后各類合理化改革方案制定實施，奠定基礎。不過需要注意的是，這部分檔案的載體形式和涉獵內容往往極為多元化。

首先，在檔案載體形式方面，將包括機構之間簽訂的合作協議、電子檔案、責任書等多重表現形式。

其次，檔案本身涉及到的內容方面，主要透過科技、會計、行政等不同類型檔案之中予以逐步深層次地舒展。

1.3 文書檔案管理工作流程的一體化

顧名思義，文書檔案主要是在文件工作環境之中沿用，同時也主要在文件工作過程中衍生。透過實際調查認證，文書檔案整理工序可以被認定是文件工作布置交接的最終結果，主要是在文件收集、運行、催辦、承辦等基礎條件下延展的，而在此期間，有關文書檔案和文件工作兩者之間的關系，往往是相輔相成的，換句話說，即文書檔案源自于文件工作，而文書檔案日后的收集和歸檔應用的可靠性，也將直接決定整個檔案工作的運行質量。

2 新時期下辦公室文書檔案收集和歸檔工作的科學化處理要點解析

2.1 文書檔案收集工序中需要全面關注的操作要點

在不同企業之中，為了確保相關檔案資料收集地更為健全完善，有關工作人員則有必要在文件衍生階段中便細致化觀察認證其完整性效果基礎上，組織文件管理全過程的監督活動。一旦說其間發現任何弊端跡象，則需要在第一時間內向有關機構領導報告，進一步搭建起完善化的組織控制體制，并且確保輔助內部文書、承包機構，以及有關職員，完成辦公室檔案文書在衍生、傳輸、處理、歸檔等環節中遺留缺陷的整改任務。畢竟唯獨這部分文件齊全了，有關機構文書檔案的收集和應用工作的實效性，才會得到合理的保障條件。

相比之下，辦公書文書檔案收集工作組織的核心要點，將主要鎖定在檔案室對本機構需要歸檔檔案的接收層面上。在組織該類接收活動期間，作為現代專業化的辦公室檔案工作人員，必須全面貫徹后續諸多規范要求，即實時性優化改造既有的檔案內容、全面強化對檔案室外工作環境的調查和認證力度、長期維持入室檔案內容和形式的標準化特征，再就是歸檔檔案務必要同步彰顯出齊全、完整特性。事實證明，唯獨確保將這幾類處理要點予以按部就班地執行之后，才能充分滿足現代辦公室檔案收集工作的數量充分、結構和質量優良、工作實時、特色彰顯等諸多規范要求，避免上級領導在今后各類發展類決策活動中產生思維模糊的現象。

2.2 文書檔案歸檔環節中應該謹慎對待的處理要點

歸結來講，文書檔案歸檔工作務必要秉承三類基礎性規范守則，即維持文件之間的歷史關聯特性，包括文件來源途徑、歸檔時間、涉及內容等都要維持緊密的關聯效果；確保準備工作處理完畢之后延展出全新樣式的整理工序內容，就是要求相關工作人員合理沿用前人整理的工作基礎和相關檔案資料，開發出全新的文件體系；方便實時性地加以保存和沿用，就是要求工作人員在整理檔案的同時，想方設法維持檔案自身的可查找性和利用性特征。至于這部分文書檔案歸檔過程中需要遵守的操作要點則表現為：

第一，科學化分類。辦公室工作人員在組織合理規模的檔案整理工作前期，有必要依照特定標準針對既有的檔案內容進行分類處理。如今經常使用的分類方式包括年度、機構、保管期限等分類模式，它們在工作環節中通常會進行組合式沿用，借此維持檔案類別的清晰性效果。

第二，高效率裝訂。就是要求辦公室工作人員針對各類檔案進行合理程度地拆頂和修裱調試，尤其是在一些破損檔案維修期間，需要注意盡量維持這部分文件的原始面貌。

第三，有序化排列組織。強調工作人員在處理好檔案裝訂任務之后，在分類方案之中的最低一級類目之中，結合特定模式進行歸檔文件的先后排列次序確認。目前經常沿用的排列形式主要就是時間順序法，此類模式不管是針對相同事務的衍生變化順序，或是進行不同事務發生順序認證過程中，都能夠保留較強的操作特性。

第四，細致化地編號。要求工作人員將各類歸檔文件在全宗中的位置進行特殊形式的符號標識，并且保證憑借歸檔章的模式在最終的歸檔文件之中予以注明，這類工序的核心存在意義，就是為后續諸多繁瑣的編目工作交接，奠定基礎。

第五，清晰化編目。歸根結底，就是針對歸檔文件進行目錄編輯。在實際處理期間，編目理當以件為單位布置拓展，其間更應該注意在文件目錄之中一件只可體現一類條目，一旦說來文和復文作為一件時，在歸檔文件目錄之中，便只可以針對復文進行編目處理。

第六，妥善化裝盒。要求工作人員依照件號的有關順序，將檔案分別裝入檔案盒之中，并且注意要維持檔案盒順序和歸檔文件目錄之中對應條目順序的一致性，這樣就能夠方便日后進行高效率地檢索和應用。

3 結語

綜上所述，辦公室文書檔案收集和歸檔等管理類工作，本身極為繁瑣復雜。筆者在此闡述的意見，都是經過自身實踐認證和整理的，相信能夠為廣大辦公室文書檔案工作人員完善自身職務，提供較為可靠的指導性效用。長此以往，為我國各類企事業單位可持續化經營、競爭和發展，提供不竭的支持服務動力。

參考文獻

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