關于醫院文書檔案管理的辦公自動化探微

王冬斌

摘 要：隨著辦公自動化技術的發展，越來越多的行業開始利用辦公自動化技術對檔案進行管理，在此過程中，醫院也開始利用自動化辦公技術對文書檔案進行管理，但是，在實際應用過程中，還是存在較多不足之處，需要醫院文書檔案管理人員可以采取有效措施解決問題，為其后續發展奠定堅實基礎。

關鍵詞：醫院文書檔案；辦公自動化；管理措施

在醫院文書檔案管理人員應用自動化辦公技術的過程中，必須要重視各類文書檔案的管理情況，保證可以提高文件傳輸保密性，提高醫院文書檔案的利用效率，實現檔案資源共享，發揮辦公自動化技術作用。

1 醫院文書檔案辦公自動化管理問題分析

目前，醫院文書檔案管理人員在應用辦公自動化技術的過程，還存在較多問題，影響著醫院文書檔案管理工作質量。

首先，醫院文書檔案辦公自動化保密性較差。隨著計算機技術的發展，醫院文書檔案管理人員開始應用計算機對文書檔案進行管理，并且得到了良好的管理效果。然而，在實際管理過程中，還是存在醫院文書檔案保密性差的問題。主要因為在檔案載體發生變化之后，電子文件內容穩定性較差，經常會受到各類因素的干擾出現保密問題。例如：不法分子進入醫院檔案系統中，然后對電子文件進行修改，導致出現難以解決的問題[1]。

其次，醫院文書檔案管理規范性較低。當前，部分醫院在應用辦公自動化技術對文書檔案進行管理的過程中，還沒有制定完善的管理制度，不能提高文書檔案管理的規范性，難以達到良好的管理效果。例如：在對醫院文書檔案進行分類與編碼的時候，不能根據各類醫院文件情況進行分類，不僅分類效率低，還影響了醫院文書檔案的使用價值，難以提高醫院文書檔案管理工作質量[2]。

2 自動化辦公技術在醫院文書檔案管理中的優勢

醫院文書檔案管理人員在應用辦公自動化技術的過程中，可以有效提高其工作效率，達到預期的管理目的。具體表現為以下幾點：

首先，辦公自動化技術在醫院文書檔案管理中的應用，可以提高辦公效率。主要因為辦公自動化技術依靠計算機執行工作，在處理文書檔案的過程中，能夠自動輸入數據與處理文件，減少了人工操作環節，進而減少了人工操作的時間，可以有效提升辦公效率。同時，傳統的醫院文書檔案管理是工作人員利用手寫方式執行工作，而自動化辦公技術可以提高文字輸入效率，提升辦公效率，實現一體化操作[3]。

其次，醫院文書檔案管理人員應用自動化辦公技術，可以實現信息資源共享。在傳統的醫院文書檔案管理過程中，文書檔案信息很難得到共享，導致文書檔案應用價值降低。然而，在應用辦公自動化技術之后，可以利用網絡信息技術對文件信息進行共享，進而提高醫院文書檔案的應用價值[4]。

最后，醫院文書檔案管理人員應用辦公自動化技術，可以提高文件保存質量。傳統的醫院文書檔案管理中，都是利用紙張對文件進行保存，很容易因為紙張損壞出現文件保存問題，難以達到良好的文書檔案管理效果，然而，在應用辦公自動化技術之后，相關管理人員可以利用數據庫等對文件進行保管，并且做好備份工作，這樣，除了可以提高文書檔案傳輸效率之外，還能保證文書檔案信息的可靠性，從根本上增強醫院文書檔案管理效果[5]。

3 醫院文書檔案管理中辦公自動化技術應用措施

醫院文書檔案管理人員在實際工作過程中，要想提高工作質量與工作效率，就要重視辦公自動化技術的應用，保證可以提高工作質量與工作效率。

3.1 提升文書檔案信息的安全性

醫院文書檔案管理人員在應用辦公自動化技術期間，必須要重視文書檔案信息的安全性。首先，管理人員要階段性的對文書檔案保存設備進行檢查，及時發現其中存在的危險性問題，并且采取有效措施解決問題，避免出現危險事故。其次，管理人員要根據醫院文書檔案管理工作實際要求，在文書檔案系統中設置殺毒軟件與防火墻等，這樣，才能避免出現文書檔案信息安全問題。最后，管理人員可以針對醫院文書檔案系統設置身份驗證密碼，保證可以提升醫院文書檔案信息的安全性。

3.2 制定完善的工作計劃

醫院文書檔案管理人員必須要針對辦公自動化技術的應用，制定完善的工作計劃，進而提高辦公自動化技術的應用質量。首先，醫院領導人員要制定完善的規章制度，利用相關制度規范文書檔案管理人員的行為。其次，醫院文書檔案管理人員要在提高工作質量的基礎上，為醫院提供完善的工作計劃書，在院領導審核之后，按照工作計劃書開展相關工作。最后，醫院文書檔案人員除了要保證文書檔案信息數據安全性之外，還要重視數據傳統環境的優化，保證可以提高數據管理的便利性。

3.3 建設高素質人才隊伍

醫院在對文書檔案進行管理的過程中，必須要重視人才隊伍的建設，為文書檔案管理工作的實施奠定基礎。首先，要聘請專業素質較高的文書檔案管理人才，要求其在具有較高學歷與素質的基礎上，掌握一定工作經驗，有利于提升醫院文書檔案管理工作質量。其次，在聘用高素質人才之后，要階段性的對其進行專業知識的培訓，使其可以掌握先進的辦公自動化工作技能，全面了解辦公自動化設備的使用方式，進而提升管理工作質量。再次，相關部門要對文書檔案管理人員進行思想知識的培訓，使其養成良好的職業道德素養。最后，要求文件檔案管理人員與醫院領導人員共同學習計算機軟件技術知識，使其在實際工作過程中，可以有效應用計算機軟件技術，全面發揮辦公自動化技術的作用。

4 結語

醫院文書檔案管理人員在應用辦公自動化技術的過程中，必須要重視自身工作方式，積極學習先進的辦公自動化技術知識，全面掌握各類軟件與硬件的應用策略。同時，醫院領導人員還要全面監督文書檔案管理工作，及時發現存在的問題，并且利用相關制度解決問題。

參考文獻

[1]郭君南.淺談醫院文書檔案管理的辦公自動化[J].黑龍江史志，2014（5）：79-79.

[2]趙袁園.淺談醫院文書檔案管理的辦公自動化[J].辦公室業務，2014（16）：63-63.

[3]韓飛.淺談醫院文書檔案管理的辦公自動化[J].黑龍江史志，2014（11）：144-144.

[4]盧竹蘭.關于文書檔案管理辦公自動化應用的幾點思考[J].管理觀察，2013（22）：92-92，93.

[5]黃建軍.淺談醫院文書檔案管理辦公自動化[J].辦公室業務，2013（9）：176，182.