論如何提升文書檔案管理員的綜合素質及建議

區瑩

摘 要：文書檔案管理工作對檔案事業的發展有著重要的促進作用。而做好文書檔案管理工作的關鍵是具體工作人員，檔案管理人員的綜合素質直接決定檔案管理工作的效率和質量，因此提升檔案管理人員的綜合素質具有重要意義。

關鍵詞：提高；檔案管理員；綜合素質

1 文書檔案管理人員應具備的綜合素質

1.1 政治思想素質

政治思想素質是做好一切工作的基礎，文書檔案工作更是如此，因為文書檔案工作是一項政治性和原則性都較強的工作。因此，檔案管理人員一定要熟知檔案相關的法律法規和各種規章制度，要時刻保持與國家和黨的方針、路線、政策高度一致，堅定政治立場。

1.2 業務素質

業務能力強才能勝任日益發展的文書檔案管理工作。隨著信息技術的不斷發展，很多高科技手段已經應用到檔案管理工作中。檔案管理人員要能夠很好地應用這些新技術，輔助做好工作。同時，檔案事業的發展賦予了文書檔案工作很多新內容，文書檔案管理人員要不斷學習，加強自身的能力才能適應新階段的檔案管理工作。

1.3 文化素質

在傳統文書檔案管理中，很多文書檔案管理人員實際上只起到“保管員”的角色，充其量是僅有檔案保管知識和業務能力的高級保管員。然而隨著市場經濟制度的建立和完善，這種狀況已經遠遠不能適應企業工作的要求。所以，檔案管理人員，必須具有較高的文化素質，就是要有較高的科學文化知識，檔案工作涉及面廣，知識門類繁多，掌握了解較全面的系統相關知識才能更好地勝任文書檔案工作。

1.4 創新素質

文書檔案工作有很多傳統管理方式，但是，隨著科技的發展，人們對檔案的要求越來越高，檔案工作必須與時俱進，將一些高科技手段融入檔案管理工作中，同時也要創新思維、創新工作方法，只有這樣才能使檔案工作更進一步，才能發揮出最大的社會功效，才能適應新形勢。

2 影響文書檔案管理人員綜合素質提高的因素

影響文書檔案管理人員綜合素質提高的因素，總體來自兩個方面：一是部分文書檔案工作人員的思想道德素質較低，對工作缺乏事業心和責任心。有些文書檔案工作者自認為單位沒有重視檔案管理工作，思想上形成極大反差，導致事業心不強，職業情感淡薄，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重提高職業道德修養，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性，嚴重影響了檔案管理水平的持續提升。另一方面是部分文書檔案工作人員專業知識匱乏，業務素質不高。近年來，雖然檔案管理隊伍中本科以上學歷人員在不斷增多，但真正具有檔案專業學歷的人員微乎其微，大多都是“半路出家”，要通過自學和一定的工作實踐才能對檔案專業知識有所了解，不少單位的檔案管理人員中，具有中高級專業技術職稱的人數所占比例偏低。文書檔案工作人員的素質不高，直接影響了新技術、新方法在檔案管理中的使用和推廣，極大阻礙了檔案事業的持續發展。

3 提出的幾點建議

3.1 培養崇高的職業道德

崇高的職業道德，是做好本職工作的基礎。一定要全身心的投入到工作當中，樹立全心全意為人民服務的意識，愛崗敬業、樂于奉獻，要具有高度的工作責任感。文書檔案工作具有極強的社會服務性，因此，文書檔案管理人員一定要具有高尚的職業道德，職業道德素質是所有素質的基礎核心，沒有高尚的職業道德，就沒有發展的可能。因此，我們要通過各種途徑，培養文書檔案人員的職業道德素質，使他們能夠熱愛這份工作。例如：通過宣講典型事跡、樹立工作典型模范、建立獎懲制度等等方式，讓他們從心里真正愛上文書檔案管理工作，真正樹立服務意識。

3.2 加強學習，提高業務能力

文書檔案人員的業務水平，關系到文書檔案的管理水平，直接影響文書檔案工作的質量。為了適應現代化辦公條件的文書檔案的相關要求，所有的檔案員都要從工作實際出發，不斷加強自身業務知識的學習與工作能力的提高。檔案知識是在不斷的工作與學習中逐步積累起來的。要積極參加上級專業機構組織的業務培訓，豐富業務知識，提高業務水平。同時在工作中，要積極向前輩請教，使業務工作得到延續，保留好的經驗和做法。經常與其他單位的同行進行溝通，相互交流學習，也可以發現不足，縮小差距。在實際工作中，還要注意理論聯系實際，創造性地開展工作，通過自身業務水平的提高，帶動整個文書檔案管理水平的提升。

3.3 強化文書檔案保密和安全意識

做好文書檔案的保密是一項重要的基礎工作，所以在檔案工作中，要對檔案保密工作給予高度重視，維護檔案的保密安全，使檔案信息資源得到充分利用。在平時工作中，文書檔案似乎看起來沒那么重要，但是我們仍然要以最高標準對待普通崗位的文書檔案工作。文書檔案人員的職責是要維護文書檔案的完整和安全。檔案管理人員必須要有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，認真學習《保密法》，自覺遵守保密制度，強化保密紀律，切因疏忽大意，造成社會影響和不良后果。

3.4 提高服務意識

文書檔案管理的價值在于為領導決策提供依據、為工作執行提供服務。文中一直在提到，文書檔案工作是一項服務性很強的工作，服務既是前提也是目的，沒有良好的服務，很大程度上就失去了檔案管理的意義。因此，文書檔案管理人員要及時關注黨和國家的工作大局，善于從政治上研判形勢，善于根據中心工作主動開展檔案工作。要積極開展職業道德教育，完善服務方法，提高服務質量，不要斷增強服務意識，在工作中牢固樹立主動服務意識，積極發揮檔案人員的主觀能動性，變被動為主動收集材料，既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創新的精神，主動、熱情、及時、準確、全面、周到地為檔案使用者提供幫助，這樣才能在服務中提高工作效率，在服務中樹立良好形象。

3.5 培養高度的責任感和責任心

文書檔案工作人員應具有較強的職業悟性，隨時把需要的檔案知識裝在自己的腦海里，本著對工作高度負責的態度，做好檔案工作的細致化。認真按照相關檔案管理條例和要求，規范和科學地做好每一份文件的歸類、整理等。

3.6 利用信息化技術武裝檔案管理

隨著信息化技術的快速發展，計算機技術和網絡技術已經應用到各行各業。檔案管理工作要想得到迅速發展，也需要將信息技術有效的應用其中，從而大大提高檔案工作的效率和質量。根據文書檔案工作的特點，將信息技術融合到收集、整理、歸檔、檢索等各個環節，實現文書檔案管理的無紙化、現代化。

綜上所述，不斷提高文書檔案管理人員整體綜合素質，意義深遠而重大。只有文書檔案管理人員的綜合素質不斷提高和強化才能逐步適應和實現檔案管理現代化。而對檔案管理人員，除了進行專業對路的技能培訓并嚴格考核，在檔案管理崗位招聘中實施公開招聘，公平競爭，優勝劣汰，選擇優質的專業人才，則是提高檔案管理人員整體素質、做好檔案管理工作、提高檔案服務質量的根本保證，也是逐步實現檔案管理現代化的重要途徑。此外，文書檔案工作人員還要具備一種默默奉獻、任勞任怨的敬業精神，要涵養一種耐得住寂寞、甘當無名英雄的人生境界，以淡泊名利的心態，熱情誠懇地為檔案利用者提供各種便利，始終如一地致力于檔案事業的發展，不斷開創檔案管理工作的新局面。

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