論如何發揮檔案管理的服務效能

郭虹+張靚宏

摘 要：一個單位的檔案館里可以看到一個單位的發展歷程，它裝載著一個單位的文化底蘊和無數個里程碑。檔案館對于一個單位的重要性也就不言而喻了。本文從檔案管理制度化的重要性與檔案管理與各個部門之間協作發揮效能出發，認真探討了如何能夠發揮檔案管理的服務效能。

關鍵詞：檔案管理；制度化；互動化；信息化

檔案是人類對于自身的活動和文明成果有意識的進行記錄和保存，對于人類的文明發展鋪設了一個文化的長廊。檔案對于一個單位來說是非常的寶貴的財富，它承載著一個單位的發展歷史和光輝的成就，它是能夠真實的還原歷史，對于一個單位的進步和發展起到了至關重要的作用。因此檔案的管理工作對于一個單位來說就不單單只是個保管員的工作，而是對于單位工作提升起到重要作用的工作，那么怎樣能夠讓檔案管理工作發揮最大的能量呢？

1 加強檔案管理的制度化

制度對于任何單位，任何部門都是必須的。沒有規矩不成方圓的這句古話是一個千古不變的道理。

1.1 歸檔制度要健全

首先我們就來說說各類檔案的歸檔問題，檔案的前身是文件，檔案是由文件引申而來的。但是隨著社會的進步和文明的發展，檔案變得更加的多種多樣，除了書面形式上的文件之外，還包括許多的圖片、音頻和視頻檔案等。對于這些表現形式不同的檔案就要進行分類的收納和管理。文件中也會包括人事檔案、會議檔案、上級領導的文件檔案等，對于這些都要做出細致的管理。以便以后需要時能夠更快速查找。減輕今后的工作負擔，從而更好的為其他部門服務。

1.2 整理制度要健全

我們的檔案在收集和收納的過程中，也需要有嚴格的制度來約束，不能夠盲目的進行歸檔工作。對于一個檔案，我們首先要細致的檢查其完整性、真實性，要做到去冗取精，保證檔案的質量。對于不完整的檔案我們要立即和有關部門聯系，共同解決和跟進，做到不漏收一個有用的檔案。對于有悖于事實的文件等我們也要堅決的進行退回并且與相關部門共同來查出事情的緣由，吸取教訓，杜絕此類事情的再次發生。只有嚴格的把好第一關才能夠更好的發揮檔案管理的效能。

1.3 日常制度要健全

除了整理和歸檔工作之外，檔案管理的日常工作也是非常重要的，也要制定健全的相關制度。檔案管理的日常工作主要包括檔案的借閱、檔案的調出、檔案的保密、工作人員的職責等。檔案的借閱是指其他部門的借看，檔案都是非常珍貴的資料，所以在借閱的過程中一定要有詳細的登記，不同等級的機密文件要設定不同等級人員的借閱限制，檔案不能夠長時間的外借等。檔案的調出也要有相關的詳細的一個流程，一定要按程序辦事，不能隨意調出和調入。檔案的保密顧名思義就是要做好保密工作，不能隨便泄露檔案的內容。對于在檔案館工作的館員也要制定規章制度來約束工作人員的日常工作，按章管理人員，按章管理檔案。

2 增強與各個部門加強互動合作

變被動為主動，相較于以往傳統的被動的等待，主動的與各個部門積極主動的合作會達到更加好的效果。這樣一來，就可以在第一時間拿到第一手的檔案資料，可以保證收納工作的及時和準確，可以有效的防止漏收的現象發生。也可以在相關部門的幫助下更加準確的理解所收納檔案的內容，對于下一步的分類管理工作會有很大的幫助。提前溝通，將各個部門需要的檔案信息提前整理準備好，這樣就大大節約了各個部門等待的時間。檔案館是一個獨立的部門，也是我們一個單位大家庭中的一員，與各個部門互助互利才能更好的發揮其作用。

3 廣泛應用信息化的管理技術

在二十一世紀的今天，計算機技術的應用已經涉及到了很多的領域，而且在眾多的領域中都發揮出了很大的作用，如今已經成為了人們工作中必不可少的一部分了。我們的檔案管理工作也應該與時俱進，積極的引進信息化的技術。信息化的技術可以更加有效的幫助我們進行分類管理工作。對于檔案的查詢更加的便利了，不用在復雜的繁多的檔案中翻找需要的檔案，信息技術可以快速的幫助我們找到我們想找的檔案，并鎖定其位置。對于我們檔案館里沒有的信息也可以通過互聯網來向其他的檔案館來尋求幫助。計算機也可以把我們現有的資料和人事資源等通過形象的圖表來表現出來，使得數據信息看起來更加的直觀，可以更加有效的幫助對于單位的現狀進行分析，有利于幫助單位制定下一步的工作計劃。

3.1 建立信息資源數據庫，方便信息檢索

數據庫能有效實現眾多電子信息的儲存、分類、檢索和查詢。建立檔案信息數據庫，如果聯接上單位內部網絡，不僅僅可以實現電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。單位內部的員工只需要通過計算機與網絡聯接，就可以快速輕松地實現檔案信息資料的檢索、查詢和使用。

3.2 建立檔案部門網站，提供公開信息服務

檔案部門還可以建立自己的網站，通過網站為社會提供公開信息服務。將部分檔案信息以網頁的形式發布到互聯網上，為社會各單位提供信息服務，從而使得互聯網上的任何用戶都在任何時間、地點都可以通過訪問網站來獲取自己所需要的信息，這就是互聯網的優勢。網站發布信息也是檔案信息服務最普遍、應用最為廣泛的服務形式，這種形式的有點是服務面積廣，信息交流快，其缺點是對于一些限制性或保密性地信息不能公開，無法滿足部分部門的特定需求。

3.3 通過區域聯網，服務更多部門

如檔案部門之間、檔案部門與教育部門、政府機關等相關單位進行區域聯網，建立獨立的局域網絡，實現電子文件信息資源共享。通過這樣的聯網，能使檔案部門的信息資源服務于更多單位，并且滿足特定部門的特定信息需求，提高信息的利用效率。

3.4 開辦檔案代管（寄存）中心

檔案館積極拓展為社會公眾服務的功能，是檔案館拓展其它服務功能的基礎，將對社會產生更長遠的效益。因此，發揮檔案館自身優勢，為社會公眾提供代管寄存檔案資源等服務，應成為檔案館拓展社會公共服務功能的另一個重要方面。

3.5 檔案史料編研和珍品圖書出版

檔案室或檔案館，只會根據利用者需要查找檔案為利用者服務，這是最基本的方式，也是一種比較低級的方式。而檔案史料編研工作是一種更高水平的檔案工作，是提供利用和開發檔案資源為利用者服務的一種更積極、更主動的方式。檔案史料編輯出版，也有利于保護檔案原件，延長檔案壽命，有利于防止戰爭和其他突然事變給檔案造成的損失。檔案編研工作對提高檔案工作水平，出成果，出人才，也是十分重要的。因此，我們檔案部門必須逐漸把一部分精力轉向編研工作，努力做好編研工作。通過編研工作更好地為本單位、本系統、本地區服務，為黨的中心工作和各項工作服務，為建設有中國特色的社會主義服務。

總之，檔案管理工作是一個看似輕松，實則非常繁復的工作。檔案的管理工作是與一個單位的各個部門都相同的一個部門，檔案館可以說是一個單位的核心部門，是一個單位中至關重要的部門。所以我們在日常的工作中一定要堅守自己的職責，加強與各個部門之間的溝通和合作，不斷的自我發展，從而更好的發揮檔案管理的服務效能。

參考文獻

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