干部人事檔案管理系統設計與數字化改進

宮曉東

摘 要：人才是政府管理和企業發展的重要資源，人員檔案管理的質量和水平關系著當前國家政府和企業的發展與進步，尤其是干部人事檔案的管理。傳統的干部人事檔案管理工作主要從紙質文件和資料中進行管理，檔案的查閱、編輯、咨詢和管理較為復雜，且增加了檔案管理工作的任務量，不利于檔案信息的獲取和管理，從而降低了人事檔案的管理效率，不利于政府管理或者企業管理工作的開展。隨著信息技術的發展和進步，數字化技術也在逐步發展，干部人事檔案管理中逐步融入了數字化技術，使得數字化信息管理系統發展迅速，并提高了人事檔案管理的效果。

關鍵詞：干部人事檔案；管理系統；設計；數字化改進

傳統人事檔案管理模式較為陳舊，且管理的內容較多，管理方式過于單一，紙質人事檔案文件的收集、編輯、調整、查詢和管理等較為不便，且會增加管理人員的工作量，容易因管理不慎等導致紕漏和檔案錯誤等問題出現，影響人事檔案管理。故應用數字化技術對干部人事檔案管理系統進行改進和優化，從數據、功能、操作等方面進行優化和改進，提升了干部人事檔案管理的規范性、科學性和實用性，保證了數據資源的安全性，有助于單位檔案資源的管理和應用。以適應于當前快節奏的社會發展，更好的為干部人事檔案管理工作服務，提高管理質量和管理水平。

1 對干部人事檔案管理系統進行數字化改進的重要性

（1）干部人事檔案管理系統中仍舊采用的是傳統的管理模式，且數據資料和信息大多都采用紙質文件，查詢和管理極為不便，且對更新和編輯數據信息的難度較大，不利于對人事檔案資源的應用。信息化建設的加快，迫切要求在諸多管理系統中建立統一的平臺，并在管理平臺中實現數據信息的可視化、精細化和智能化。（2）當前對著人才的大量涌現，干部人事資源較多，人事檔案的數量也會不斷增加，且分布區域較廣，很難對其進行查閱和咨詢，必須通過統一的干部人事檔案管理系統平臺對其進行整理，并可以實時的進行數據的更替和補充等，提高干部人事檔案管理系統的實時性和有效性。（3）建立規范和統一的干部人事檔案管理系統可以應用統一的權限進行認證，設定某區域干部人事檔案管理系統的信息標準，有助于對系統中的數據和信息等進行統一規劃和管理，統一受理、統一標準和統一口徑，不僅可以提高管理效率，更體現檔案的有效價值。

2 檔案數字化國內進展

隨著網絡一體化和數字化的快速發展，人事檔案管理中也逐步實現了數字化和網絡一體化建設，并陸續出臺了相關的政策和管理規范等，并在規范中對干部人事檔案管理等內容進行約束和限制。但由于發展較慢，受環境和條件以及人為因素等的影響導致數字化干部人事檔案管理系統的 建設并不樂觀，管理技術等尚不成熟，在傳統檔案管理向數字化干部人事檔案管理系統轉變的過程中，非但沒有成熟的管理技術，而且增加了干部人事檔案管理系統的成本。當前信息資源數字化系統主要通過光學字符掃描和鍵盤錄入兩種輸入方式，但通過光學字符掃描方式進行輸入對源文件會產生干擾，且圖像質量較低，成本較高。而通過鍵盤輸入方式效率低，速度慢。故需要通過加大對數字化干部人事檔案管理系統的研究和分析，并針對存在的問題提出可靠性建議，對干部人事檔案管理系統進行優化和改進，提高其管理水平和管理質量。

3 干部人事檔案管理系統的數字化改進設計

3.1 系統設計原則

干部人事檔案管理系統設計需要保證信息的保密性，具有較高的安全性，且要體現其高性能，對用戶的響應速度較高，提高干部人事檔案管理系統應用性能，更好滿足用戶對資源的需求和應用。并要實現系統的高穩定性，資源的可靠性，運行過程中避免出現事故和異常，體現界面的友好性，保證系統界面簡潔明了，切要明確各個部分的功能分區，便于使用和操作。

3.2 系統功能模塊結構

3.3 系統技術結構設計

干部人事檔案管理系統中技術部分主要包括表現層、業務邏輯層、數據訪問層等部分，應用網絡架構模式，即利用常用的瀏覽器和服務器，通過表現層借助于窗體來講數據傳入到服務器，在業務邏輯層將獲得的數據信息進行編輯、整理等，該層次屬于數據管理的中間部分，在數據訪問層可以實現數據庫被訪問時，查詢和修改數據庫信息，并可以訪問文本資料。

3.4 系統安全架構設計改進

干部人事檔案管理系統安全架構包括多個層次體系，首先是要做好物理防護，保護好系統設備的完整性，而系統重點是對軟件和網絡進行物理維護，避免對其產生物理損害。系統防護中做好儲存、清潔、濕度溫度等調節工作，做好防水和防火等重要工作。然后是控制數據庫的訪問限制，只對特定局域網開放，避免黑客等對數據的攻擊和侵襲，對重要的數據必須要進行加密，且對應用程序設定訪問權限，即時可以通過局域網訪問的客戶，也需要急性驗證，提高和數據的安全性。傳輸的過程中要保證數據的安全，避免在傳輸過程中對數據信息進行泄露，并要對系統設定安全驗證，讓用戶訪問時輸入密碼和賬號，并要進行數字簽名確認，輸入三次錯誤則要被凍結賬號等。

3.5 干部人事檔案管理系統關系模型設計優化

對系統中基本信息、檔案信息、用戶記錄、借閱信息和檔案利用信息等數據進行統一規范，并包括組織機構信息和人事信息等內容，對檔案信息的錄入便于后期對其進行檢查和管理。

3.6 干部人事檔案管理系統細節設計

干部人事檔案管理系統建立后需要對細節部分進行著重考慮，尤其是管理功能模塊必須要高度重視，建立人事系統組織機構，可應用計算機中的樹狀圖等對進行描述和表達，無論部門如何變化，都可以迅速的建立干部人事檔案信息的組織系統，對系統中各層級進行管理。實現撤銷、整理、添加、查詢等層級的高效性、規范性，由同一 管理系統平臺對各個模塊進行管理，而對系統中干部基本信息的獲取、編輯、刪除、導入和修改等都可以順利進行，并可以提高其工作管理效率和管理質量，保證人事檔案信息管理的高效性和安全性。

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