淺議數字檔案的管理

任琦

摘 要：隨著科技的發展，數字檔案數量激增，成為檔案管理工作中重要的一部分。本文就數字檔案的構成、檔案管理系統的建設、數字檔案的優缺點對數字檔案的管理進行探討。

關鍵字：數字檔案；檔案管理系統

0 引言

科學界將文字的出現作為界定文明的重要標志，通常人們把文字出現以后的歷史稱之為人類文明史，而把文字出現以前的歷史算為史前史。歷史學家通過文字的載體，推斷人類文明的起源。為了記錄文字、為了有效地存儲知識、為了準確地傳播訊息，從古至今人類通過各式各樣的物理載體來記錄信息。古代人類的文字主要記錄在甲骨、獸皮、青銅器、木櫝、竹簡、錦帛等上面。而漢代造紙術的出現，使人類的文字載體逐漸開始以紙張為主。隨著第三次工業革命的推進，電子計算機技術被廣泛地運用到人們的日常生活中，文字也出現了新興的載體，如磁帶、縮微膠卷、光盤、U盤等。文字載體的變化使得檔案載體也發生了變化，檔案開始了數字化的進程。

1 數字檔案的構成

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。因此在文字的載體變化的同時，檔案的載體也在隨之變得多元化。在計算機已經完全普及到人們生活和工作的背景下，數字化檔案已經成為一個不可避免的趨勢。不論是將紙質檔案數字化，還是電子檔案的存檔，都是檔案工作現在需要面對的考驗。

1.1 紙質檔案電子化

紙質檔案在很長的一段時間內占據檔案載體的主要組成部分，多數基層檔案管理部門的庫存檔案都是以紙質檔案為主。將這些紙質檔案轉化成數字檔案需要硬件設施，而管理數字檔案需要軟件。但電子化檔案所需的軟件及硬件設施需要的資金也不容小覷，并不是所有的檔案管理部門都能夠及時購置相關數字化的設備。

在沒有足夠的軟件及硬件設施的支撐的情況下，可以利用現有工具對紙質檔案進行初步梳理，為將來紙質檔案數字化做好前期準備。我們可以在excel中先錄入檔案的抬頭、撰稿人、發文單位、收文單位、文件編號、生成日期、存放位置等關鍵信息，形成詳細的數字化目錄信息。數字化目錄可以更精準的捕捉到關鍵信息，使檔案工作人員能夠更快更便捷地查找到相應的紙質檔案。而將這樣的目錄信息共享，既不用擔心文件內容被泄漏、篡改，也能有效提高檔案利用的效率。檔案利用者能夠通過目錄查找所需檔案是否歸檔及存放位置，再到檔案部門進行查閱，避免無謂地奔波。

在有相應的軟件及硬件設施的情況下，為了更好地提供檔案利用，我們可以將紙質檔案通過掃描、微縮等方式電子化，通過軟件對數字檔案進行系統的管理。在通過掃描儀、微縮設備等硬件設備將紙質檔案轉化成數字檔案的過程中，檔案工作人員需要確認檔案在轉換的過程中沒有出現信息的缺失、亂碼等問題，保證檔案信息的完整性。紙質檔案完成轉換后，檔案工作人員在軟件中將數字檔案與檔案目錄進行一一對應鏈接。在檔案管理系統中，檔案利用者可以直接通過目錄鏈接到相關的數字檔案進行查閱。軟件通過對查閱人員的身份進行辨識，提供不同層級的檔案信息。檔案利用者可以在檔案管理系統中獲取所需信息，并可實現多人同時查閱或異地查閱。僅在借用檔案原件的情況下，檔案利用者需要到檔案部門進行借閱。

1.2 數字檔案的歸檔

隨著科技的進步，計算機、攝像機、照相機等電子設備已經融入日常生活的方方面面，也成為我們工作中必不可少的一部分。在生活、工作中，我們通過攝像機、照相機記錄下重要的時刻；在工作中，我們通過郵件溝通工作；在工作中，我們通過OA系統提交申請流程……

（1）聲像檔案

聲像檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中形成的有價值的照片（包括底片、反轉片）、影片（正負片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。在有重大活動、事件的時候，人們喜歡通過攝像機、照相機等對生活、工作進行直觀的記錄，由此產生了不少的聲像檔案。在聲像檔案歸檔的時候，檔案工作人員需要確定檔案載體的可讀取性。聲像檔案載體的不穩定性較高，容易受到磁性等影響，而不當使用會對聲像檔案造成不可逆的損壞，甚至導致載體上的檔案信息無法讀取。因此在保管和利用聲像檔案的時候，檔案工作人員需要根據載體特性進行妥善保管和使用，盡量延長聲像材料的使用壽命，并在聲像檔案載體發生問題前做好相應的備份，以防檔案信息的遺失。

（2）郵件

郵件在日常工作中有著舉足輕重的作用，很多時候我們需要以郵件為工作及處理問題的憑證。然而郵件多保存在個人電腦的本地磁盤中，有的甚至因為內存不足并未保存而直接刪除，這使得郵件處于失控狀態。大部分人都沒有意識到其實郵件也是數字檔案的一種，是歸檔內容的一部分，導致這一部分數字檔案的缺失。檔案工作人員應當對此加以重視，督促相關人員將重要郵件保存歸檔。

（3）OA流程

過去人事任免等通知公告都是以紙質文件進行張貼或者傳閱，歸檔的也是這些加蓋公章的紙質文件。現在的企事業單位很多都是通過OA系統（或其他內部系統）進行人事任免、節假日休假等通知的發布。這些通知會打印成紙質文件歸檔，而不會歸檔原始的電子文件。OA系統（或其他內部系統）做數字時代的產物，為現代工作帶來巨大的便利，人們可以用它提交流程，而不用像過去拿著申請單到處找人簽字。通常提交流程時需要上傳所需審批的文件，系統會記錄各節點審批人員及審批意見或在簽署文件上加注電子簽名。OA系統（或其他內部系統）能夠更完整更全面地記錄整個審批過程，然而這些通知、流程等數字檔案一般都存儲在IT后臺，傳統的檔案歸檔范圍并不包括后臺數據，這也是檔案工作人員需要加強關注的。

檔案的數字化不僅需要配備計算機、服務器、掃描儀、縮微設備等硬件設施，還需要數據庫、管理制度的跟進。沒有硬件設施，紙質檔案無法完整地轉化成數字檔案；沒有相應的管理制度，數字檔案就會處在失控的狀態。數字檔案的轉化和儲存需要依靠硬件設施，而數字檔案的管理和利用則需要依托軟件系統。

2 檔案管理系統的建設

檔案的最終目的是利用，如何管理數字檔案的利用是重中之重。只管理不利用，會使檔案失去它的價值。只注重利用，卻無法妥善地管理將會導致檔案的失控。要管理好檔案的利用，需要檔案管理系統與檔案管理制度雙管齊下。

按檔案管理制度的需求，檔案管理系統需要可以按不同身份設置不同權限，具備瀏覽目錄、瀏覽內容、下載及打印等幾種不同權限，并記錄瀏覽、下載及打印數字檔案的人員名單和時間等信息。目錄瀏覽功能可以讓檔案利用者按目錄的查詢結果判斷所需檔案是否歸檔，是否需要進行權限申請或查找原件等后續工作，不需要檔案工作人員對檔案是否歸檔等信息再行確認。記錄瀏覽、下載、打印數字檔案的人員、時間的這一功能可以更好地掌控數字檔案的走向。由于一個部門的員工的權限一般都是一致的，系統需要能夠批量進行權限設置，這樣可以避免檔案工作人員無謂的重復勞動。對跨權限的查閱，系統需要能夠對文件進行特定人員及時間開放的設定。

管理保密性高的數字檔案，特別是機密檔案，需要和一般數字檔案區別對待。數字檔案在檔案管理系統中即使不開放下載及打印功能，瀏覽人員依然可以通過截屏等方式對檔案內容進行存儲。為了保證檔案內容不遭到泄漏，可通過配備公用機的方式來提供機密文件的查閱。

定期對檔案管理系統的數據進行備份。注重數字化檔案的備份，對系統內的檔案資料定期進行備份，可以盡量避免由于系統崩盤、防火墻漏洞等導致數據的遺失、缺失，保證檔案的完整性。對待重要數字檔案，可以進行異地備份。“5·12”汶川特大地震不僅造成巨大的人員傷亡和財產損失，也對檔案造成了無可挽回的破壞，它給我們敲響警鐘，自然災害、人為災害都有可能會讓檔案遭受毀滅性的損毀。因此，檔案的異地備份必須受到重視。

3 數字檔案的優缺點

由于數字檔案的虛擬性、可復制性強、載體多樣等特點，使其具有優于紙質檔案的便利性和一些無法回避的缺陷性。我們要認識到數字檔案的優缺點才能做好數字檔案的管理工作，在提供數字檔案利用的同時，保證數字檔案的完整與安全。

3.1 數字檔案的優點

數字檔案具有虛擬性，查閱利用不受地域限制。檔案利用者即使出差，只要在網絡暢通的地區，依然可以通過檔案管理系統查閱到臨時所需的檔案資料，查閱檔案的便捷度大大提升，這是過去紙質檔案所無法做到。

數字檔案復制性強，可以填補紙質檔案在備份方面的缺失。就時間、人力等方面而言，數字檔案備份比紙質檔案備份更為快捷方便。而數字檔案也可以作為紙質檔案的備份，起到間接保護紙質檔案的作用。在不是必需原件的情況下，可以查閱電子檔案，減少對紙質檔案的磨損，盡可能地保護檔案原件。

數字檔案載體體積小，儲存信息量大，可以極大地節省空間，也更便于異地備份。U盤、光盤、移動硬盤等存儲設備體積較小，存儲容量最大能達到幾TB 。數字檔案與傳統紙質檔案存儲等量檔案所需的存儲空間可謂天壤之別，這一點為異地備份提供了巨大的便利。

數字檔案便于檢索，檔案查找速度快，可以高效地提供利用，提高檔案的利用率。過去紙質檔案通常只能通過檢索卡片等人工檢索方式進行檢索，檢索效率較低。而現在，紙質檔案及數字檔案都可以通過計算機技術的機器檢索，極高地提升了檢索效率。

3.2 數字檔案的缺點

數字檔案的虛擬性使其即使被篡改，也不容易被察覺。這就需要檔案工作人員對歸檔的數字檔案進行鑒別，判斷歸檔文件的真實性。對已歸檔的數字檔案進行權限設置、備份等防篡改措施。同時，紙質檔案也要妥善保管，在數字檔案受損、遺失的時候，能夠做到及時修復、補充的作用。

數字檔案的可復制性強、傳播性好、信息流轉速度快，這也導致數字檔案比較容易被泄漏、竊取。因此需要數據庫具有強大的防火墻，防止外部網絡攻擊和入侵；同時也需要完善數字檔案的管理制度，防止內部的篡改和泄漏。

數字檔案的載體更新換代速度較快，對硬件設備依賴性強。十幾年前主流的儲存載體是軟盤，現在又有多少電腦能讀取軟盤內的信息。所以檔案工作人員需要定期對數字檔案的儲存載體進行檢查、更新，避免發生由于無法讀取載體導致檔案信息的缺失。

4 結語

數字檔案的出現是對傳統檔案管理的嚴峻挑戰，也是一次巨大的機遇。檔案數字化是檔案管理的必然趨勢，檔案工作人員應當更新自己的知識結構，學習新型技術開展、改進數字檔案管理。管理好數字檔案，能夠更好地保護紙質檔案；管理好數字檔案，能夠更好地保障檔案的完整性；管理好數字檔案，能夠更好地實現檔案的社會價值。與此同時，檔案工作人員不應松懈對紙質檔案的管理，要以長遠的目光來做好檔案管理工作，對檔案管理雙管齊下，做好檔案的歸檔、保管、利用工作。

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