淺談檔案信息化建設

付之鑫

檔案信息化就是在檔案活動中全面應用通訊技術、網絡技術等現代化高科技手段，用信息科學技術對檔案信息資源進行處理、管理、開發和提供利用。隨著現代社會信息化程度的提高，檔案信息化建設也成為檔案界普遍關注的問題。2002年11月25日，國家檔案局中央檔案館向全國檔案部門下發了《全國檔案信息化建設實施綱要》，這是促進檔案管理現代化水平全面提高的一項重大舉措。應當說，信息化為檔案事業發展帶來了前所未有的挑戰和發展機遇，加強檔案信息化建設成為檔案事業適應時代發展的必然選擇和提高檔案信息服務水平的必由之路。因此，如何抓住信息產業發展的機遇，充分發揮檔案信息來源的優勢，是擺在每個檔案工作者面前迫切需要解決的課題。

1 檔案信息化建設的必要性

1.1 檔案信息化建設是電子政務實施的要求

檔案部門管理的檔案很大一部分來源于行政部門形成的有保存價值的文字、圖表、錄音、錄像資料。現在連政府機構的信息都放到網上，政府與公眾的互動處理也放到網上實施電子政務了，即大量政府公文、信函、法規、法令都是以電子文件的形式在網上發布與處理，網上形成了大量電子黨政管理類文件。另外，在計算機網絡上全面實施的電子商務活動，商務數據交換和各種商務活動均是采用數字化方式進行，在線支付電子化形成了大量有憑據作用的電子會計檔案，這些對開展檔案信息化建設提出了迫切要求。

1.2 檔案信息化建設是數字化、網絡化發展的要求

檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對本單位形成的紙質文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對上述活動中形成的大量電子文件、電子檔案束手無策，無能為力。檔案部門如何在數字化網絡化的大潮中求生存求發展，保存在各級各類檔案館庫房中作為知識原始載體的檔案實體如何最大限度地發揮作用，這些問題就使開發檔案信息，進行檔案信息化建設成為必然。

1.3 檔案信息化建設是開發利用檔案價值的要求

提出控制論的數學家維納，在其著名的、飽含人文關懷的著作《人有人的用處——控制論與社會》中明確地指出：信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。任何“意義”、“價值”一類的判斷，在沒有傳播的情境下只能是無意義與無價值的。檔案價值的實現是要通過對檔案信息的開發、處理、傳遞與廣泛利用來實現的。檔案部門作為一個信息服務機構，只有實現了檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化，信息采集實時化，信息服務利用網絡化，才可能最大限度地發揮檔案的作用，對于科教興國和精神文明建設服務意義深遠。

2 檔案信息化建設面臨的困難

2.1 管理人員技術水平滯后

在信息社會，檔案的載體形態和記錄方式已呈多元化發展，紙質檔案的固有結構被紙質檔案、聲像檔案、電子檔案并存的格局所取代，傳統的檔案編研模式已向多載體、全方位、深層次地開發檔案信息資源轉換。然而，目前在職檔案人員在素質和結構上都不能滿足信息化建設的要求，大多數檔案員仍停留在原始手工操作的水平，制約了檔案信息化建設的健康順利發展。

2.2 檔案信息資源的開發手段落后

檔案信息化建設的核心是資源建設，主要包括兩大方面的任務：一是現有館藏檔案的目錄數據庫和部分全文數據庫建設；二是電子文件存檔與電子檔案管理。隨著科技的發展，以磁帶、磁盤或光盤為介質的數字檔案成為檔案管理的重要對象，檔案信息資源通過網絡、電視屏幕、報刊廣告等形式為人們利用。現在的檔案館（室）雖然都普遍配備了計算機，但大多僅停留在利用微機進行檔案目錄管理，檔案信息網絡化建設沒有跟上時代的發展，從而影響了檔案信息資源的開發和利用。

2.3 技術支撐的差距

檔案信息化建設是一項技術密集型的工程，技術支撐是信息化建設的重要條件。目前檔案信息化建設中技術仍存在差距，諸如數據存儲和壓縮技術、網上檔案信息組織技術、檢索技術等還不為信息化建設的工作者所熟悉、掌握。同時，現有的技術忽視了文件、檔案管理的需求，難以直接用來管理電子文件和數字化檔案。因此，如何將信息技術和新的關鍵技術應用于檔案工作，是檔案信息化建設中亟待解決的問題。

3 加強檔案信息化建設的對策

1. 制定檔案信息化建設的總體規劃及各種標準規范。檔案信息化建設是一項龐大的系統工程。需要進行統籌規劃，使整項工作有計劃、有步驟、有重點地進行。要求網絡環境中數據庫格式檔案信息的存貯和著錄格式、網絡體系結構和信息處理界面等工作必須實現標準化與規范化，且立足現實，兼顧與國際接軌。只有這樣，才能做到標準規范，利于協調、統一，避免檔案信息資源重復開發、利用率低等問題，為實現檔案信息資源共享奠定基礎。

2.加強檔案信息儲備和技術管理。只有經過組織管理的、具有開發價值的且具有一定數量的信息才能構成信息資源，重要的任務是狠抓信息的儲備。使有開發價值的信息源源不斷進入檔案信息資源的范疇。如在檔案收集渠道上，在重視歸檔與接收等傳統渠道外，還要加大非主渠道的收集，對有關檔案信息進行收集或監控。在收集方式上要實行“坐等收集”與主動收集相結合，注重信息資源的再生性和開采性。

3.探求更優的檔案保密和檔案安全解決方法。檔案管理的服務性決定了檔案部門要盡可能多地、盡快地開發檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對難以調和的矛盾。為此，檔案部門應以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計算機病毒防治管理辦法》等法律法規為依據，結合本單位檔案管理工作的實際，制定嚴格的規章制度，形成計算機網絡管理檔案信息的安全保障體系，保證制度到位，責任到人。檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。

4. 建設一支適應檔案信息化發展需要的干部隊伍。①掌握現代管理的理論、方法和思想。將先進的理論與檔案工作的實際業務有機地結合起來，感受信息化給工作帶來的方便與靈活，使得每位從事檔案工作的業務人員真正成為信息化的受益者，充分開展信息化的咨詢、培訓和宣傳活動，確保檔案信息化工作的順利開展。②掌握現代化信息技術。檔案信息化是一個復雜的系統工程，其過程的每個階段都將涉及到多方面技術知識的滲透、融合和綜合應用，這就要求檔案人員，都必須深入學習信息化知識，了解和清楚各個環節的緊密關系和各個業務功能模塊的來龍去脈，重點掌握自己業務范圍內和所操作的系統功能模塊的技術知識，并能熟練運用相關技術提高業務水平，使整個系統順利開展。

參考文獻

[1]劉蓬春，欒峰：對檔案信息化建設的幾點思考，《煙臺教育學院學報》2004（3）

[2]王桂芬等：檔案信息化管理中的信息安全與防范，《安徽電子信息職業技術學院學報》2004（3）