基層檔案管理工作存在的問題與對策研究

古麗努爾·托合塔爾

摘 要：本文立足于檔案管理工作的現狀，重在指出其中的不足之處，主要包括管理方法、思想意識、硬件設施三個方面，進而據此就如何做好檔案管理工作提出建議，如完善檔案管理工作制度、提高檔案管理人員的綜合素質、引進現代化信息技術等。

關鍵詞：檔案管理工作；問題；措施

檔案管理作為基礎管理工作當中的重要組成部分，是真實再現基層工作歷史原貌的重要載體，做好基層檔案管理工作，意義十分重大。但筆者根據近些年的工作實踐以及通過調查了解，發現在基層檔案管理工作中，還存在很多問題。這些問題的存在，不僅嚴重影響了基層檔案的工作質量，而且關系到了檔案事業的長遠發展。因此，筆者提出改進基層檔案管理工作的舉措，旨在促進基層檔案事業的健康發展。

1 檔案管理工作的現狀

縱觀現階段我國的檔案管理工作情況，其不足之處主要在于管理方法陳舊、思想意識薄弱、硬件設施落后三個方面，具體如下：

1.1 管理方法陳舊

在新形勢之下，檔案的涵蓋范圍持續擴大，其形式與內容更漸趨多樣化，對檔案管理工作提出了更高的要求。但是，現階段我國部分基層單位依舊沿用傳統的管理方法，無法跟上信息化時代發展的客觀需求，缺乏高素質的檔案管理專業人才，無法實現應用網絡技術與計算機手段進行檔案管理服務的實際要求，基本上還是以手工操作為主，例如人工編目、手工檢索等。上述這種陳舊的管理方法，在新形勢之下，其局限性更為突出，與時代發展的客觀需求相悖，手工操作的工作效率太低，甚至會出現檔案丟失或損壞等問題。

1.2 思想意識薄弱

無論是領導干部還是工作人員，其對檔案管理工作的認識均存在明顯的誤區，未能從根本上認識到檔案管理工作的重要性。在其認為，檔案管理工作僅是簡單的事務性工作，針對歷史性的文件資料進行整理與保管并無太大的實際意義，僅需要應付查檔與外調即可。此外，大部分的檔案管理工作人員缺乏專業而系統的檔案知識培訓指導，在檔案材料收集、分類、整理、歸檔等具體的工作當中存在明顯的缺陷，未能展示良好的職業道德與高度的工作責任感，缺乏系統而成熟的檔案管理工作理論體系的指導，實踐技能的提升顯得舉步維艱。

1.3 硬件設施落后

檔案管理工作對物質基礎的要求比較高，主要包括庫房設施、專項經費等方面的內容，部分基層單位限于對檔案管理工作的重視程度不夠，在檔案管理工作經費方面的投入力度顯然不足，更有甚者，根本就沒有將檔案工作經費列入到預算規劃的范疇當中。以至于檔案管理工作的硬件設施非常落后，大部分情況下僅是隨便擺放幾個柜子作為檔案的存放地點，缺乏標準而固定的檔案管理庫房，導致檔案丟失、損壞等現象屢見不鮮。經費投入力度不足，硬件設施落后，檔案管理工作實現規范化與標準化的目標更是無從談起。

2 如何做好檔案管理工作

在新形勢之下，想要全面提高檔案管理的工作水平，更好地發揮檔案資源的作用，關鍵在于完善檔案管理工作制度、提高檔案管理人員的綜合素質、引進現代化信息技術等方面，具體如下：

2.1 完善檔案管理工作制度

檔案管理的工作帶有明顯的動態特性，把控的難度比較大。因此，應當對現有的檔案管理工作制度進行深層次的完善與健全，以確保檔案材料的收集、鑒別、分類、移交、歸檔、調閱、外借等具體的工作內容均有章可依，提高檔案管理工作的紀律性與政策性。完善檔案管理工作制度需要做好如下的幾點工作：

（1）針對現有的檔案材料收集的運作程序進行進一步的規范與完善，重點在于明確普通收集與定向收集、突擊性收集與長期性收集之間的異同之處。全面調動檔案管理工作人員的積極性與主動性，確保檔案資料的真實性與完整性。

（2）從各個方面著手拓展檔案文件資料的渠道來源，以期更好地滿足檔案資料收集的完整性與全面性的要求，更好地發揮出檔案材料的利用價值，即是更加準確地反映出問題與事件的本質。

（3）重點考慮檔案文件資料歸檔制度的合理性，對于不符合歸檔要求的檔案文件資料，可通過多方渠道進行核查，重新收集，同時安排專門的管理人員監督檔案文件資料的辦理進程，充分體現出檔案管理的時效性。

2.2 提高檔案管理人員的綜合素質

在新形勢之下，部分檔案管理人員綜合素質低下的弊端逐漸突顯，作為新時代的檔案管理工作人員，必須要具備多元化的知識以及較強的專業知識運用能力，以期更好地適應實際工作的需求。整體而言，檔案管理工作的績效水準與檔案管理工作的綜合素質有著必然的聯系，建立一支高水準的檔案管理專業隊伍是當務之急。提高檔案管理人員的綜合素質，需要從如下幾個方面著手：

（1）定期開展專業培訓指導活動，要求檔案管理人員積極踴躍參與，以豐富其知識結構體系，指導其如何將現代科學成果運用到檔案管理工程當中，提高檔案管理工作的水平。

（2）創辦計算機培訓提高課程，二十一世紀是信息化時代，利用計算機網絡進行檔案管理是時代發展的必然要求。鑒于此，部分檔案管理工作人員對如何操作計算機軟件進行檔案管理尚不十分時熟，創辦計算機培訓提高課程向其灌輸計算機技術、現代網絡的數字化技術，進而提高檔案管理工作的效率。

2.3 引進現代化信息技術

傳統的檔案管理工作基本上是以手工操作為主，檔案管理的形式也多為紙質資料，不僅管理的工作效率低，并且容易損壞或是丟失檔案資料。在新形勢之下，傳統的檔案管理的手段與形式已經瀕臨淘汰了，重點在于引進現代化的信息技術以期更好地完成檔案管理工作。引進現代化信息技術關鍵在于落實如下的幾點工作：

（1）建立完善的內部檔案管理信息數據庫，將現存的紙質檔案資料全部錄入到電腦磁盤當中，實現永久性保管，避免遭受潮濕、蟲蛀等的損壞。同時方便檔案資料的調閱與外借，實現檔案資料在允許的范圍之內實現共享，避免在調閱與外借出現丟失或損壞的現象。

（2）提高所創建的檔案管理信息數據庫的安全性。安全性問題是利用計算機管理檔案資料需要高度重視的問題，避免因系統的漏洞而給了黑客與病毒可乘之機，侵入到檔案管理信息數據庫當中，竊取重要的檔案資料，釀成泄密的嚴重后果。鑒于此，需要安裝與系統高度兼容的殺毒軟件，同時安排專業人士定期對系統進行檢修與維護，保證檔案管理信息數據庫系統的安全性與穩定性。

3 結語

總而言之，鑒于現階段檔案管理工作所存在的種種不足，需要采取具有針對性的措施，提高檔案管理工作的效率與水準，以期更好地適應新形勢之下的客觀要求。

參考文獻

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