如何科學(xué)管理地方高校招標(biāo)檔案

翟曉燕

摘 要：地方高校招標(biāo)檔案的管理一直以來(lái)是高校檔案管理的短板，本文從三方面詳細(xì)闡述了地方高校如何科學(xué)管理招標(biāo)檔案，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、后勤保障等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，也為上級(jí)部門檢查第一手招標(biāo)資料和相關(guān)部門審計(jì)提供有力保障。

關(guān)鍵詞：科學(xué)管理；地方高校；招標(biāo)檔案

地方高校是具有獨(dú)立法人資格和獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的事業(yè)單位。其一，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》和《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法》相關(guān)規(guī)定，符合政府采購(gòu)人的資格和條件，同時(shí)在一定規(guī)定金額和范圍之內(nèi)可以自主招標(biāo)[1]。其二，隨著高校教學(xué)、科研等事業(yè)的蓬勃發(fā)展及政府不斷增加對(duì)高等教育的投入，高校的招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)越來(lái)越多[2]，隨之產(chǎn)生的招標(biāo)檔案也逐漸增多。如何管理好招標(biāo)檔案，是高校檔案規(guī)范管理的重要組成部分。因此科學(xué)管理招標(biāo)檔案對(duì)高校各項(xiàng)事業(yè)的全面發(fā)展有著不可忽視的作用和重大意義。

本人所在地方高校于2005年12月成立招投標(biāo)中心，如今已有十個(gè)年頭，縱觀這十年的招標(biāo)檔案，逐年增多。2010年以前每年校內(nèi)招標(biāo)項(xiàng)目全年不超過(guò)20個(gè)，每一個(gè)項(xiàng)目都按“件”歸檔；其后逐年增加，例如2011年24個(gè)項(xiàng)目65件，2012年33個(gè)項(xiàng)目82件，2013年49個(gè)項(xiàng)目108件，2014年59個(gè)項(xiàng)目129件，2015年56個(gè)項(xiàng)目116件。一般每個(gè)項(xiàng)目有兩件卷宗，一是招標(biāo)資料（高校自主招標(biāo)全過(guò)程的真實(shí)資料匯總），二是投標(biāo)資料（投標(biāo)商家的詳細(xì)投標(biāo)書），另外有圖紙及其他附帶材料也一同歸檔。現(xiàn)從以下幾方面談?wù)勅绾慰茖W(xué)管理招標(biāo)檔案。

1 科學(xué)管理招標(biāo)檔案，做好校內(nèi)自主招標(biāo)檔案管理

1.1 明確校內(nèi)自主招標(biāo)歸檔內(nèi)容

招標(biāo)檔案的內(nèi)容，是指在招標(biāo)過(guò)程中形成的文字、圖紙、圖表、光盤等[3]不同原始材料的記錄，我校自主招標(biāo)檔案的內(nèi)容較多，總結(jié)如下：

1.立項(xiàng)報(bào)告及學(xué)校批復(fù)；2.相關(guān)職能部門的招標(biāo)申請(qǐng)表；3.招標(biāo)公告；4.招標(biāo)文件（含補(bǔ)充文件或澄清文件）；5.商家投標(biāo)登記表；6.評(píng)標(biāo)文件（含評(píng)審專家表）；7.標(biāo)函開(kāi)封記錄表；8.評(píng)委投票表及計(jì)票表；9.評(píng)標(biāo)報(bào)告（含專家情況一覽表、評(píng)標(biāo)結(jié)果登記表、綜合評(píng)審意見(jiàn)）；10.中標(biāo)通知書；11.資料移交表；12.合同或復(fù)印件；13.其他補(bǔ)充（或更正）的材料。以上各條目均需編好頁(yè)碼裝訂成冊(cè)，和投標(biāo)商家的投標(biāo)書一起作為一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目的歸檔資料存檔。

每個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目按兩件卷宗歸檔（有的項(xiàng)目附帶圖紙），還需在學(xué)校南大之星檔案管理系統(tǒng)中登記目錄上傳。其中，招標(biāo)申請(qǐng)表等重要材料需掃描再上傳至檔案管理系統(tǒng)中。

1.2 做好校內(nèi)招標(biāo)檔案的分類管理

招標(biāo)檔案材料的整理，主要是指將招標(biāo)檔案以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，實(shí)現(xiàn)有序管理的過(guò)程[4]。所有檔案材料一般采用標(biāo)準(zhǔn)A4紙打印，但工程、裝飾、維修等項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙可根據(jù)實(shí)際情況收集。

根據(jù)我校招標(biāo)工作目前的實(shí)際情況，整理招標(biāo)檔案有如下兩種分類方法：

1.按時(shí)間先后來(lái)分。就是按每一年度分類歸檔，即按照自然日期的先后順序編號(hào)整理。將同一年度的招標(biāo)資料立卷歸檔后，送交學(xué)校檔案室，提交卷內(nèi)目錄和備考表。例如前面列舉的我校近幾年的招標(biāo)檔案歸檔情況就是按照年度劃分整理的。這種分類方法很方便日后檔案查詢。目前我校主要是采取這種管理方法，形成一條主線。

2.按招標(biāo)內(nèi)容來(lái)分。就是以招標(biāo)文件資料的內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn).按照其內(nèi)容所反映的問(wèn)題將檔案劃分成各個(gè)類別，將同一類招標(biāo)項(xiàng)目的所有資料整理歸檔 [5]。 例如我校招標(biāo)資料的內(nèi)容分成ABC幾類：A類主要是基建工程和維修改造，B類主要是設(shè)備儀器采購(gòu)；C類主要是物業(yè)保安及其他服務(wù)或特定種類的招標(biāo)。這種分類方法貫穿于第一種分類之中。

以上兩種方式在實(shí)際操作中有機(jī)結(jié)合在一起，沒(méi)有絕對(duì)分開(kāi)，至于其他的管理方式我校暫時(shí)沒(méi)有形成。

2 科學(xué)管理招標(biāo)檔案，做好校外招標(biāo)檔案管理

根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，我校招投標(biāo)中心招標(biāo)的范圍有限，不論是基建工程及維修改造類、設(shè)備采購(gòu)類和其他服務(wù)類，只要超過(guò)超過(guò)一定金額的都必須進(jìn)入湖北省或黃岡市公共資源交易中心進(jìn)行招標(biāo)，學(xué)校本身沒(méi)有造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)無(wú)法進(jìn)行工程招標(biāo)；該進(jìn)入政府采購(gòu)的一律進(jìn)入政府采購(gòu)的籠子，這也為學(xué)校招標(biāo)工作規(guī)避了風(fēng)險(xiǎn)，提高了效益。

近幾年，學(xué)校有許多招標(biāo)項(xiàng)目均是找招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行校外招標(biāo)，對(duì)于他們形成的整套招標(biāo)資料，我中心都一一歸檔，同樣按照年度和類別管理，其中中標(biāo)通知書、公證書等該掃描的文件，分別掃描再上傳至學(xué)校檔案管理系統(tǒng)。委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行招標(biāo)的的即校外招標(biāo)的檔案，其內(nèi)容都十分完備、紙質(zhì)資料很充分，完全按照非常規(guī)范化的程序整理而成，只需要我們分類存檔就行。另外，在每個(gè)項(xiàng)目送達(dá)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)之前形成的校內(nèi)材料，也裝訂成冊(cè)和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)形成的招標(biāo)資料作為該項(xiàng)目完整的檔案一起保存，同樣在學(xué)校檔案管理系統(tǒng)中登記目錄上傳。

3 科學(xué)管理招標(biāo)檔案，不斷提高檔案管理創(chuàng)新機(jī)制

高校檔案是高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄，是學(xué)校改革歷程的重要見(jiàn)證。作為地方高校，中層單位沒(méi)有專職檔案管理人員，本中心只有一名兼職檔案管理人員，平時(shí)招投標(biāo)中心事物繁雜，檔案管理方面更待加強(qiáng)。本中心在出臺(tái)其他相關(guān)制度的同時(shí)，也出臺(tái)了《招投標(biāo)檔案管理辦法》，很大程度上保障了檔案管理制度。新常態(tài)下，只有不斷創(chuàng)新機(jī)制，充分發(fā)揮人員工作積極性，大大增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)和各種技能的學(xué)習(xí)，才能更科學(xué)地搞好招標(biāo)檔案的有序管理。

參考文獻(xiàn)

[1]趙虹，淺談高校自主招標(biāo)的檔案管理，貴州民族學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，1P158

[2]劉瑾琦、劉明，淺析高校招標(biāo)檔案管理，實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2012，12P219

[3][4][5]劉俊，高校招標(biāo)檔案管理初探，湖北檔案，2010，8P28、29