如何使檔案資源的社會化服務價值實現最大化

侯國賢

近年來，隨著社會的發展，檔案資源愈來愈受到人們的重視，檔案利用的社會化服務很快成了如今檔案價值得以實現的主要途徑。而作為基層檔案行政管理部門，在推進本級檔案館社會化服務過程中，由于各種因素的制約，還存在一些與社會新時期發展要求、與社會需求不一致的問題：管理模式過于標準化、檔案宣傳的力度不大、館藏的數量品類較少、從業人員主動性欠缺、現代化技術利用不夠、資源開發利用不充分等。文章將針對以上問題，談論“如何提高檔案館社會化服務功能，全心全意為人民服務，實現檔案資源的社會化服務價值最大化”。

一、理順管理

偉大的革命導師馬克思恩格斯曾指出：“一把鑰匙開一把鎖”“一切從實際出發”。我們的檔案管理模式也不例外。在傳統的、標準化的基礎上，結合縣級市的獨特性，摸索探尋適合自己實際需要的，利于大眾服務要求的，能實現檔案社會化服務功能的檔案管理模式。在實際實施中，應注意顧及以下幾點：1.全心全意為人民服務是宗旨。2.必須采用以實現公共服務使命為基礎的管理模式。3.以社會公眾的滿意度作為真正衡量檔案館的社會化服務標準。4.以健全的競爭機制為依托。5.積極鼓勵社會各界力量充分參與其中，例如使那些成立于民間的帶有地方特色的檔案館 、各種形式的中介機構跟較為傳統的行政檔案館一起列入競賽的局面，同時讓歷史的痕跡比較豐富，形式較為靈活，而且擁有3D效果，從而使檔案資源的存儲與交流形成多元化的態勢，在公平的比賽中達到檔案資源的合理化分配。

二、加大宣傳

首先加強常規宣傳，作為定期定額的宣傳。地方各類報刊雜志、廣播電視臺、計算機網絡等等多種媒介均是進行檔案工作宣傳的陣地，是各級檔案管理機構溝通的橋梁，也是人民群眾與檔案工作人員交流的有效途徑。

其次加強非常規的宣傳，例如我們在電視臺舉辦檔案知識競賽，國際檔案日宣傳活動中加入有獎問答，在新鄭炎黃廣場“周末大家樂”中舉辦“檔案主題晚會”， “檔案與民生”演講比賽等等，都取得了良好的宣傳效果。

再次特殊時期的特別手段。在創建全國社會主義新農村建設檔案示范市活動中為了快速推進各村、社區建檔工作，充分發動鄉鎮街道等力量到農村、社區去宣傳，我們印制了大量檔案工作手冊、條幅到農村集貿市場、廟會等人流量大的地方集中發放和懸掛，起到了很好的宣傳效果。

三、豐富館藏

1. 千方百計促征集。檔案資源的特殊性，決定了檔案征集工作既具有時間上的靈活性，又具有地點上的變動性，還有形式上的多樣化。因此，征集起來就較方便，征集的面較廣，獲得的途徑也較多。在工作中，積極調動檔案人員的熱情和干勁兒，使盡渾身解數，進行檔案征集工作。我們曾經先后多次以市委市政府名義下文和在電視臺、網絡等媒體上長時間發布征集公告，使檔案資料的征集工作得到保障，征集到了許多利用價值很高的檔案；另外表揚征集標兵，平時組織征集培訓會，讓全體檔案人員更深刻認識征集的價值，拓展思路，保障征集工作順利開展；建立長效的征集制度，使社會珍貴檔案資料隨時隨地進館。

2. 想方設法提質量。扎實的征集工作必然帶來大量的檔案資源，然而，不是所有的檔案資料都可以進館。館藏是否豐富不能僅僅從數量上來考核，更應該重視檔案的質量，也就是征集到的檔案資料本身的價值和其對于民眾的意義。因此，館藏不是簡簡單單的把散落各處的檔案資料收集聚攏在一起，而是要經過鑒定、篩選把一些有價值有意義的檔案資源保存下來。所以無論是初期的征集，還是后期的移交進館，我們都要層層把關、分工明確：既要有思維活絡的征集人員，也要有專業素質高的檔案鑒定人員，制定檔案質量評判標準，設置重重程序，嚴把進館這一關。

四、提高素質

十幾年的工作經驗證明：檔案工作者自身的素質也是檔案資源的社會化服務價值實現最大化的一個關鍵因素。

第一，積極主動是做好工作的前提。“知之者不如好之者，好之者不如樂之者。”學習如此，工作亦然。只有從心里喜歡檔案工作，以從事這一工作為樂，才能充分發揮主動性，竭盡所能，恪盡職守把這項工作做好。

第二，技能精湛是做好工作的關鍵。擁有金剛鉆，才能做好瓷器活。對于檔案工作者來說，要努力提高自身的業務技能和計算機操作技能。一是業務技能，除了掌握最基本的檔案專業知識以外，還要熟悉檔案管理的整個流程，以及各個環節的工作要領；二是計算機操作技能，在信息化時代，檔案材料整理由以前的純手工為主，轉為檔案數字化管理。所以，檔案工作人員應結合自己的崗位特點和要求，能熟練操作計算機，使用多種軟件的綜合型管理人才。

第三，服務周到是做好工作的保障。檔案資源很重要的一個價值就是為群眾服務。工作人員在工作中，應該抓住檔案運用者的內心，提高服務質量。溫馨的服務場所：窗明幾凈、舒適、簡潔、美觀、莊重大方。得體的儀表儀容：檔案利用服務人員的服飾大方得體，表情自然隨和，姿態端莊雅致，動作穩重敏捷。規范的職業用語：吐字清晰、簡潔明了、清楚自然、音量適中、不急不緩。良好的服務態度：對人熱情，說話親切，不急不躁，禮貌周到。

最后，建立良性競爭輪崗機制，保證思想修養和技能得到快速提升。

五、利用技術

隨著社會的進步，科技的發展，一些新的技術和設備、發明和創造逐漸運用到具體的工作中，大大提高了工作效率。近幾年，我們局以檔案資源信息共享為突破口，以數字化檔案館建設為目標，充實完善檔案館目錄數據庫和原文數據庫，進一步加快了檔案信息化建設步伐，安裝了PDE檔案管理系統，購買了一臺IBM服務器，18臺惠普電腦，實現了檔案網絡化管理，達到檔案在線查閱，在線咨詢，在線調查，在線互動，實現了檔案資源共享的目標，建成了新鄭市數字化檔案館。數字化檔案館建成以后及時召開業務培訓會議，使全市檔案員都能熟練操作和利用。為了爭創社會主義示范縣（市），各單位都十分重視，為檔案室配備了電腦、打印機等設施。達到了市、鎮、村三級檔案互通，利用雙向，實現了檔案資源共建及檔案信息共享的目的。

新鄭市檔案局的先進經驗不外乎幾點：首先，檔案負責人高度重視。有關領導一般比較忙，另外現代化技術和設備上馬都需要大量的資金做后盾，這時負責人能夠常匯報、多解釋、多跑路、多磨嘴，以求得領導的理解和支持。其次，負責人掌握了現代化技術和設備的發展動向，必要的時候借鑒別人的經驗，自己可以少走很多彎路。再次，提高操作人員的技能，通過各種培訓和自學等多種方式提高操作水平和利用效率。最后，制定各項完善制度，確保在信息化時代檔案工作的安全。

六、開拓市場

在開放的年代，我們不能故步自封，孤芳自賞；在多元化的社會里，我們不可以單打獨斗，要懂得協作，團結一切可以團結的力量，發展自己，壯大隊伍，服務大眾。我們局近年來，不斷開拓，謀尋機遇，搭建平臺，聯手協作，創出了不菲的業績。

1. 新鄭市的旅游業發生了日新月異的變化，現已形成了始祖山、黃帝故里尋根拜祖游、荷花風光游、中華古棗園風情游、歐陽修陵園文化游等旅游景區，這些景區成了許多游人流連忘返的地方。在這些景點的開發和建設中，新鄭市檔案館提供了大量的檔案資料，例如：炎黃二帝文化資料、二十四史、清乾隆四十一年重修的新鄭縣志等。

2. 辦了以陳列張國治個人事跡和收藏品為主要內容的愛國主義教育基地。又編纂了《張國治回憶錄》，從而，在青少年的思想教育方面又增添了一本生動的教課書。

3. 建國五十周年，與黨史辦等單位聯手編寫了《輝煌新鄭五十年》，對新鄭五十年來的巨變，進行了充分的展示，從而凝聚了新鄭的民心，增加了新鄭人的自豪感和集體榮譽感，煥發了新鄭人的蓬勃朝氣、昂揚銳氣、浩然正氣。

4. 用檔案史料與史志辦合編《可愛的新鄭》一書，銷售量達一萬余冊。利用檔案資料與招商辦合編《新鄭招商指南》等資料，極大地宣傳了新鄭得天獨厚的區位優勢，濃厚的歷史文化氛圍，便利的交通條件，“古”、“中”、“通”、“豐”的特點，從而使許多外商落戶新鄭，為新鄭經濟的騰飛立下了汗馬功勞。

時代的召喚，社會的需要，檔案在人們的工作、學習和生活中起著越來越重要的作用，它的價值和意義越來越多得被人民群眾所發現。挖掘檔案資源，收藏檔案資料，利用檔案為民眾服務，成了檔案人員很重要的工作，尤其是檔案資源被利用的程度直接影響著其社會化服務價值的實現。只要社會各界人士不斷提高檔案意識，檔案專業人員發揮自身主觀能動性，不斷推進檔案事業的迅速發展，就能使各級檔案館社會化服務水平在更大程度上得到提高，檔案資源的社會化服務價值將不斷實現最大化。

（作者單位：新鄭市檔案局）