簡析何以提高檔案人員素質促檔案管理工作

李楊

【摘要】在新的形勢下，克服不良傾向，樹立良好的工作意識，提升工作能力，健全工作機制，造就一支高素質的檔案管理隊伍，是提升檔案管理工作水平的關鍵。

【關鍵詞】檔案；人員素質；管理

目前檔案事業的發展出現停滯現象，檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，必須抓好檔案管理人員的工作。當今社會科學技術在不斷進步，因此，檔案管理工作的任務、工作環境和服務對象等都出現翻天覆地的變化，檔案管理工作中逐漸融入現代科學技術，這樣就要求檔案管理人員必須具備高素質、高水準，檔案管理人員的綜合素質直接影響檔案部門的工作效率和質量。因此，在新時期必須提高檔案管理隊伍的素質，建立健全的工作機制。

一、克服兩種不良傾向

1、克服工作定位上的邊緣化

一直以來，多數基層單位中存在質疑檔案工作所帶來經濟效益的問題，檔案工作因此被淪為底層工作，當前多數基層單位普遍將財務部門、人事部門等作為重要部門，將其工作內容作為單位重點來抓。檔案部門在科室分配上也是被分為冷部門，若單位科室分配上出現變動那么檔案部門很可能和其它部門兼并，并且在檔案部門任職的檔案人員通常是兼職人員，這些人員在工作過程中不能夠全身心投入工作，只將自己當成配角，其次這些兼職人員在日常事務上還有其他的工作內容，進而會忽視對檔案業務的管理，因此，檔案工作的發展步伐被嚴重制約。

2、克服從業人員構成的老齡化

從當前的狀況來看，檔案管理工作在多數基層單位中沒有得到一定的重視，在基層單位科室中，檔案部門地位相對較低，因此，工作人員多數排斥到檔案部門工作，這就導致檔案部門嚴重缺乏檔案管理人員并且存在隊伍老化的現象，在檔案部門工作的人員多數為老員工，年級較大且思想傳統，知識含量單一，無法跟進當今社會對檔案管理的需求。因此，當前檔案部門急需引進一批年輕、愛崗敬業、業務熟練的工作人員，并且能夠盡快適應工作崗位。檔案管理人員隊伍老化并且缺乏人員等問題嚴重影響了檔案部門的發展，致使檔案管理工作始終得不到有效的提高，嚴重影響檔案事業的發展。

二、樹立三大工作意識

1、服務意識

檔案管理工作比較重視服務性，因此，如果檔案部門沒有良好的服務意識，那么會喪失檔案管理存在的意義。這就要求檔案部門檔案管理人員必須具備極強的服務意識、能夠主動服務，能夠將檔案管理的工作與其他工作處理妥當，能夠認清自己的工作職責，主動去完成各項工作，并且為使用者提供一流的服務，將檔案信息資源的作用充分發揮出來，為社會經濟發展提供服務。

2、敬業意識

檔案管理工作是一項復雜而細致的工作，從檔案的收集到科學整理、安全保管、價值鑒定、登記統計、提供利用等，都需要檔案管理人員付出艱辛的勞動。同時，檔案工作又是一項單調、乏味、枯燥和平凡的工作。所以，要做好檔案管理工作，就必須具有強烈的事業心、責任感和無私的奉獻精神，以積極、主動、開拓創新的工作姿態投入到工作中去，甘寂寞，樂平凡，甘當無名英雄，履職盡責。

3、安全意識

由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，如：有些檔案涉及到國家安全和社會穩定；關系到企業競爭與發展；影響到個人隱私與生活等。因此，檔案工作人員必須樹立較強的安全防范意識，在工作中要守口如瓶，自覺強化保密觀念，提高保密意識，嚴格執行保密制度，正確處理檔案利用與檔案保密的關系，嚴守黨和國家以及企業的機密，防止檔案泄密事件發生，筑牢堅固的安全思想防線。

三、提升兩種工作能力

1、協調能力

在實際工作中，檔案人員協調能力的發揮常常與檔案的齊全完整聯系在一起，為了做好檔案工作，檔案管理人員要經常與各科室等部門及有關人員打交道，收集相關檔案資料，指導檢查各部門的兼職檔案人員開展工作。如何才能得到各方面的支持，除了靠有關的規章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身綜合協調能力的發揮，才能得到單位相關部門和人員的支持，爭取檔案收集的主動權，保證各部門形成的文件按時按要求及時歸檔移交，共同把檔案做好，確保檔案的統一管理。

2、管理能力

檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、開發利用等一系列程序，如何能夠協調處理好這些程序的銜接，必然要求檔案管理者具備一定的管理能力。近年來，隨著計算機在檔案管理工作中的廣泛應用，利用計算機管理檔案是實現檔案管理規范化，提高工作效率的重要手段，因此，檔案管理人員要認真學習現代管理的新知識，掌握現代管理的新技能，學會用新的思維方式，使用新的管理模式和手段，駕馭現代科技設備，善于用現代科學管理手段來管理檔案，不僅要熟練操作計算機，還要具有創新意識，不斷提高工作效率和質量。

四、建立兩個工作機制

1、“制度約束”機制

為促進檔案管理工作更趨科學、規范，易于操作，必須把規范行為、從嚴管理作為檔案管理工作的筋骨，建立實施“制度約束”機制。為保證檔案工作的正常運轉并形成良性循環，要從檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統計、借閱、利用以及安全、保密等各個環節均建立健全完備的制度及措施。如《檔案管理人員工作職責》《借閱制度》《庫房管理制度》《各類文件歸檔制度》《檔案保密制度》等一系列規章制度。同時，還要將制度的落實情況納入檔案工作人員崗位責任進行考核，以此來規范檔案管理人員的行為，造就一支“懂業務、會管理、服務優”的檔案管理隊伍。

2、“人本管理”機制

即“以人為本”的管理模式。檔案管理部門既擔負著對所屬單位的檔案工作進行監督和指導，又擔當著負責保管本單位檔案的雙重職能，在具體實際工作中，人的因素是最主要的，人是檔案管理工作活動的主體，是管理目標的實踐者。為此，單位領導要了解人員思想動態，注意對他們進行培養，提高人員在本單位的工作地位，切實解決他們在工作、生活中的實際困難，改善他們的工作環境和提高其工資、福利待遇，銜接好新老交替工作鏈，保持檔案隊伍的穩定性，使他們安心、熱愛本職工作，在實際工作中，履職盡責，充分發揮他們的積極性、主動性和創造性，促進檔案工作的持續穩定發展。

【參考文獻】

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