淺談項目管理系統在工程項目中的研究與應用

董明豪

【摘 要】：改革開放以來，我國建筑行業得到了快速發展，越來越多的工程項目正在如火如荼的展開，項目管理系統作為提升項目管理水平的重要支撐手段，得到了施工企業的廣泛關注。本文簡要介紹了項目管理系統的組成與其重要性，然后分析了項目管理系統的工作目標與傳統管理模式的不足，最后對如何提升項目管理系統在工程項目中的應用進行了探討。

【關鍵詞】：項目管理 管理模式 全面控制

引言

近年來，隨著科技的快速發展，信息技術被越來越多的運用到了建筑行業中，特別是利用計算機技術與項目管理理論相結合，產生了項目管理系統。項目管理系統是根據項目管理的實際情況而開發的管理軟件，它包含了項目管理中的各個主要環節。通過項目管理系統來管理工程項目，不僅可以提高項目管理的有效性，降低管理難度，而且還能健全項目管理的組織架構，加強各部門之間的協調配合。現如今，項目管理系統已經在整個建筑行業得到了廣泛應用。

一、項目管理系統的組成與其重要性

項目管理系統利用了計算機系統的數據分析和理論方法，對項目涉及的各個方面進行有效的管理，通過對項目管理全過程的計劃、組織、協調以及控制等，最終實現項目目標。項目管理系統的組成主要包括合同管理、進度管理、物資管理、船機管理、質量管理、安全管理、成本管理、人力資源管理等八大模塊。項目管理系統借助信息技術手段進一步提高了工程項目的管理水平，大大提升了項目管理的效率和有效性，能夠實現對項目成本、質量以及進度的精準控制，減輕了管理人員的工作強度，是項目順利開展的重要保證，項目管理系統的深入應用也在不斷提高我國建筑行業項目管理水平，對我國建筑行業的現代化發展具有重要的意義。

二、項目管理系統的工作目標與傳統管理模式的不足

1.項目管理系統的工作目標

項目管理系統的主要工作目標是對項目管理的全過程進行計劃、組織、協調以及控制，并最終實現項目目標。因此系統需要完善項目管理的組織架構，將各個部門緊密的聯系起來，并加強處在不同環節的部門人員之間的溝通。此外項目管理系統還需要各部門按照項目施工計劃進行實時的工作數據采集錄入，這樣既能實現項目計劃、執行、反饋和處理的全過程，又能做到實際生產與施工計劃的對照，以此來指導施工的順利進行，同時還能使一部分管理人員可以實時查看系統記錄，了解項目的具體實施情況，提高了項目管理中各種信息的透明度。

2.傳統管理模式的不足

（一）項目管理機構不健全

在項目管理中，項目管理機構的不健全會導致相關管理工作無從開展，造成管理混亂，對項目施工產生嚴重的不良影響。一般情況下，項目經理對項目的安全、成本、質量以及進度管理等都安排了相應的機構進行全程控制和管理，然而對于施工信息管理、施工組織管理等，往往由于管理機構的不健全只能由管理人員臨時來進行管理，完成相應的任務。這會大大降低項目管理的效率，而且管理機構的不健全會導致責任主體不明確，嚴重影響項目施工的正常進行。

（二）項目管理人員團隊意識淡薄

在傳統的項目管理模式下，各個項目管理部門比較獨立，而且管理人員之間的團隊意識也比較薄弱，管理過程中通常按照“各司其職”的方式開展各自部門的工作，除了在會議中進行簡單的溝通和業務所必須的交流溝通外，不同部門之間的工作人員很少進行密切交流，管理人員團隊意識的淡薄就使得不同部門之間的團結協作無從開展，這會大大影響項目管理的整體性和協調性，降低了項目管理效率，不利于項目施工的順利開展。

（三）項目管理信息閉塞

在傳統的項目管理模式下，信息在各個部門之間的傳遞比較慢，信息閉塞很容易導致信息孤島的形成，嚴重影響項目管理的順利開展。在項目管理中，上級了解項目信息一般是通過項目經理的工作匯報，但工作匯報往往不能覆蓋項目管理中的所有信息，這樣就會導致上級了解的信息有遺漏；此外，由于信息的閉塞，可能會導致施工中的偏差，導致工程返工，嚴重影響工程進度控制，也增加了施工成本。

（四）項目管理過程的追溯性比較差

在項目管理中，可能會存在各種管理記錄不齊全、臺賬缺失以及資料的遺漏現象，而在施工周期較長的項目中這種現象會更加普遍，還可能存在項目管理人員的離職、調動以及退休等造成的工作交接不完整、資料丟失等情況，這些問題導致項目管理過程中的追溯性比較差，增加了項目全面管理的難度，對于成本、質量以及進度的全面控制也造成了一定程度的影響，不利于項目管理工作的進一步開展。

三、項目管理系統的應用對項目管理水平的提升與思考

1.健全了項目經理部的組織機構

項目管理系統的應用促使了項目經理部完善管理組織機構，由于項目管理系統的主要功能模塊基本上包含了項目管理中的方方面面，在使用項目管理系統進行工作時就無形中將各個部門聯系起來，而且項目管理系統的功能要求各級管理部門有相應的管理人員，這在一定程度上就健全了項目管理的組織機構，同時在進行項目管理時，系統會相應的把管理任務下達到各級部門的各個業務負責人，這就強調了項目管理中的責任，促進了項目管理機構的建設。

2. 嚴格地遵循了PDCA循環，實現了全過程管理

項目管理系統實現了對各種業務的記錄，嚴格的遵循了PDCA循環，實現了項目計劃、執行、反饋以及處理的全過程管理。比如在項目管理的物資采購環節，系統就會嚴格強調采購計劃的重要性，對物資采購進行成本分解，其次進行相應的準備成本計劃編制，再次進行大宗料備料計劃和其他材料備料計劃，然后才能執行物資的采購計劃，然后對物資的質量檢驗以及簽訂合同進行管理，這樣就對采購項目規劃、分析、執行、質檢以及最后簽訂合同實現了全過程控制，缺少其中任何一個環節系統也無法完成采購計劃。項目管理系統的應用大大提高了對各個環節的管理控制，有效提高了項目管理的效率。

3.項目管理中各種信息的透明度進一步提高

管理人員在使用項目管理系統時，系統會將管理信息進行實時記錄，項目管理中的各種管理記錄、資料記錄以及成本預算等都記錄在系統中。項目管理系統中的數據庫基本上包含了項目管理所需的所有信息，公司內部中擁有一定權限的管理人員都可以通過項目管理系統隨時登陸查閱每一項的具體情況，這大大增加了信息的透明度。而且其他管理人員可以通過項目管理系統查看其他項目的管理經驗，這也會大大增加管理人員的管理經驗。

四、結語

綜上所述，項目管理系統大大提高了項目管理水平和效率，還增加了信息的透明度、加強了各部門之間的協調配合，對項目管理具有十分重要的意義。然而，項目管理系統還存在不足，相關人員要結合項目管理中的實際情況不斷完善項目管理系統，使項目管理系統更好的為項目管理服務，提高項目管理水平，促進我國建筑行業的現代化發展。

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