北京數字檔案館標準體系建設之《綜合檔案館檔案數字資源管理規范》解讀

熊延萍

北京數字檔案館標準體系建設“八個標準”之一的《綜合檔案館檔案數字資源管理規范》于2016年10月19日由北京市質量技術監督局正式批準發布為北京市地標（DB11/T 1357-2016），2017年2月1日起開始施行。為更好地理解和執行《綜合檔案館檔案數字資源管理規范》（以下簡稱《規范》），現對《規范》進行一些解讀。

一、《規范》的出臺背景

當今社會信息技術飛速發展，信息化浪潮席卷全球，我國信息化建設的推進、電子政務的應用，對檔案和檔案工作產生著巨大影響。近年來，在國家檔案局“存量數字化、增量電子化”戰略部署下，北京市各綜合檔案館館藏檔案數字化工作有步驟推進；同時，各綜合檔案館也陸續接收電子檔案，產生了大量檔案數字資源。《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》將建設區域性數字檔案館列入工作目標，而《規范》是區域性數字檔案館標準體系建設的重要內容之一。目前，我們正在建設數字檔案館系統，全市檔案數字資源都將在該系統中運行，迫切需要一套檔案數字資源的管理規范。

在總結以往人工管理、系統管理經驗的基礎上，以數字檔案館為依托，找規律、定規則，研究制定出了一套適用于綜合檔案館檔案數字資源管理的規范，這對北京市綜合檔案館檔案數字資源的共建共享具有現實指導意義，又為順利建設區域性數字檔案館提供規范性支撐，引領全市檔案數字資源管理工作向規范化、科學化方向邁進。

二、《規范》的主要內容

《規范》正文共包含8章，分別為總則、整理、建庫、存儲、利用、維護、傳輸和安全，合計47條。《規范》本著統籌規劃、集中管理、分權負責、全程監管的原則，從綜合檔案館檔案數字資源的技術流程、數據類型、管理和技術要求三個維度來分析，實現對館藏檔案數字資源全生命周期的規范化安全管理，對綜合檔案館館藏檔案數字資源從整理到維護，以及傳輸和安全等工作提出了技術要求和管理要求。

（一）總則

本章主要對檔案數字資源提出了總體要求，包括規劃、安全保障、制度流程、軟硬件建設等。

檔案數字資源管理工作首先應確定好總體原則，編制中長期規劃，且規劃要與本地區、本行業、本單位信息化建設相適應。其次應建立安全保障體系、各項制度（包括管理維護、審批授權、監督檢查、人員管理培訓等），確保檔案數字資源的安全。最后，檔案數字資源管理需要依靠軟硬件基礎設施和業務系統來開展，故提出了軟硬件選型和建設的總體要求。

（二）整理

理想情況下，接收進館的檔案數字資源，無論是電子檔案本身，還是傳統檔案的數字化副本，數據格式都應該是規范的，否則，不予接收或重新修正。但現實工作中，由于多種原因，仍然存在不規范的館藏檔案數字資源。例如，北京市檔案館接收的奧運專題檔案，由于版權屬于國際奧委會，形成后不能擅自更改內容或形式，只能接收進館后，用數字化副本來規范；又如，許多單位早期紙質檔案數字化副本分辨率、展現形式等都不符合現有規范；因此，本章主要針對現實中存在著的不規范的館藏檔案數字資源的規范、整理提出具體要求、細則。

整理檔案數字資源時應先備份，避免整理出現問題時無法恢復數據。整理應在臨時處理庫中進行，而不是直接在正式的檔案數字資源庫中進行，避免操作失誤導致正式的檔案數字資源庫破壞或失效。整理檔案數字資源不是隨意行為，想改就改，故應先履行審批程序。

對于檔案數字資源的格式、元數據、目錄著錄項《規范》中都提出了具體的要求，其他未提出具體要求的可參考相關規定。

（三）建庫

存儲、管理檔案數字資源需要依賴資源庫來開展，本章主要對建設檔案數字資源庫提出了具體要求、細則。

首先應整體規劃建設資源庫，有效整合不同類別、依托不同操作系統或數據庫的異構檔案數字資源，避免缺乏規劃導致以后異構檔案數字資源進庫存在不兼容、不匹配等問題。其次，建議按照不同需求建庫，如臨時庫、正式資源庫、利用庫等，同時建議將結構化和非結構化數據從邏輯上分開建設管理，并兼顧檔案諸如“全宗-目錄-案卷-文件”層級結構等業務需求，以及使用相關的信息技術手段保證資源庫的平穩運行，避免資源庫搜索速度慢、擴容性差、系統中斷等。另外，還應建立檔案數字資源、元數據、目錄數據之間的關聯關系，如采用數據庫視圖、索引等來實現。其他的如參考規范建庫、考慮擴容需求等，《規范》中也有具體要求。

（四）存儲

建庫后，需將檔案數字資源存儲起來，以便后續的利用、維護等，故本章主要對存儲檔案數字資源提出了具體要求、細則。

檔案數字資源有很多類別，如文本類、圖形類、圖像類、音頻類、視頻類等，建議邏輯上分類別分開存儲（物理上是否分開存儲需根據存儲硬件的策略和性能分析確定），同理也建議將電子檔案和傳統載體檔案數字化副本等其他檔案數字資源邏輯分開存儲，以便管理、備份、恢復時更靈活、更具針對性。存儲的數字檔案資源主要目的是長期保存和提供利用，《規范》中對長期保存和提供利用的檔案數字資源存儲環境、介質都有不同的要求。另外，長期保存的檔案數字資源不應加密，其安全性可以從管理手段（如授權、審批等）、存儲設備（如加強存儲環境管理、存儲策略優化等）上來加強。

（五）利用

本章主要對檔案數字資源提供利用環節提出了具體要求、細則。

首先對不同利用需求的檔案數字資源要求相關人員應采用不同技術手段及時發布，以保證提供利用的檔案數字資源的時效性。其次，發布應嚴格履行審批程序，且只發布鑒定為開放的檔案數字資源，避免誤發、錯發等；發布時可根據利用需求進行相關的格式轉換、數據壓縮等技術處理，提高資源利用的安全性；對發布的途徑也應多元化，如網絡、抵館現場利用等。再次，為方便群眾快捷利用，因特網利用方式是單位主動發布的，無需審批程序，其他利用方式，都需履行審批程序；同時還應附加版權標識來提高檔案數字資源利用的安全性。最后，《規范》中還提出了幾種利用服務，但不限于這幾種，有條件的單位可以自行增加。

（六）維護

本章主要對檔案數字資源的數據檢查、格式轉化、遷移、統計和銷毀等日常維護工作作了具體要求。

首先，對長期保存的檔案數字資源要求至少每兩年進行一次“真實、完整、可用和安全性”四性檢查，而經傳輸、遷移后的檔案數字資源則應及時檢查，以便及時發現問題并改正，具體要求按《規范》執行，有條件的單位也可高于《規范》要求執行。其次，長期保存的檔案數字資源原則上是不允許改動的，但由于相關政策、技術發展、環境改變等因素導致不得不進行格式轉換和數據遷移，《規范》對何時開展此兩項工作作了詳細闡述，同時對此兩項工作也提出了具體要求。再次，檔案數字資源的年度統計是要求的，其他統計分析則要求業務系統有能力及時實現。另外，檔案數字資源的銷毀處置需謹慎按照國標規定執行。本章最后一條要求對檔案數字資源的操作（除檢索和讀取外）應有系統日志記錄并至少保存一年，以備安全審計和處理故障時用。

（七）傳輸

檔案數字資源的遷移、利用、存儲備份等工作都涉及數據傳輸工作，故本章對在線、離線傳輸作了具體要求。

（八）安全

安全是檔案數字資源管理的根本目的，貫穿整個檔案數字資源管理工作，故本章主要從檔案數字資源所依托的軟硬件系統、應急響應工作、安全審計工作作了具體要求。

三、《規范》釋疑

（一）《規范》的適用范圍是什么？

本《規范》適用于除涉密檔案數字資源之外的北京市綜合檔案館館藏檔案數字資源的全流程綜合管理。

（二）《規范》中第5.5條是如何定出的？第5.5條具體內容如下：

5.5檔案數字資源格式應符合如下要求：

a）文本類檔案數字資源標準格式包括PDF、OFD格式等；

b）數據類檔案數字資源標準格式包括DBF、XLS、XLSX格式等；

c）圖形類檔案數字資源標準格式包括SVG、DWF、DWG及其他原始生成的矢量圖格式等；

d）圖像類檔案數字資源標準格式包括JPEG、TIFF格式等；

e）音頻類檔案數字資源標準格式包括WAV、MP3格式等；

f）視頻類檔案數字資源標準格式包括MPEG、AVI、MXF格式等。

本條款主要規定了各類別檔案數字資源的格式要求，主要根據（GB/T 18894《電子文件歸檔與管理規范》、（京檔發[2009]1號）《北京市檔案館電子文件接收辦法》以及北京市綜合檔案館實際數據格式現狀，并結合國家檔案局和評審專家的反饋意見修改完善而最終定出本條款內容。

（三）《規范》中第6.6條的“未來至少2年”、第9.2條的“至少每兩年”、第9.8條的“至少保存1年”、第11.2條的“至少每兩年”、第11.3條的“至少每兩年”是如何定出的？

這些條款里面所有的數值（如“保存1年、每兩年”等）均為北京市檔案館實際工作經驗累積，加之平時業務指導了解的信息綜合而定的最低值，有條件的單位可以提高要求、標準。

（四）《規范》中第7.7條“檔案數字資源數據量占存儲空間的80%時，應及時擴容”是如何定出的？

一是結合業界經驗，需要預留10%-20%存儲空間用于存儲內部raid等算法計算、存儲遠程復制、外部虛擬化、仲裁、數據交換等存儲高級功能。二是如存儲空間使用超過總容量80%之多，考慮業務數據增長，此時再進行擴容可能時間上來不及（考慮擴容項目周期），很可能會導致業務暫停，甚至存儲爆滿、數據丟失。三是市檔案館在實際工作中已遇到兩次此類情況：兩個檔案業務系統的存儲空間在使用至82%、88%時，系統響應時間延長約2～3倍，當時只能暫停相關檔案業務，進行應急處理，擴容存儲空間、清理數據、重新規劃存儲策略后，系統響應時間恢復至原本速度。

綜合以上經驗，如存儲空間使用超過80%，存儲的讀寫性能（尤其是寫性能）下降明顯，為確保數據安全，業務順暢，故定出此條款內容。

（五）《規范》如何開展實施？

北京數字檔案館系統將于2017年試運行，屆時此《規范》將用于北京數字檔案館系統檔案數字資源的管理工作。同時，將本標準的貫徹工作落實到日常的監督指導工作中，將其作為檔案業務的日常性、基礎性工作加以持續推動。在今后數字檔案館建設運行和日常實踐工作中，積累經驗，不斷修訂、完善此標準或補充相關系列規范、標準等。