美英澳政務社交媒體文件歸檔的經驗及啟示

王寧+曲春梅

摘要：政務社交媒體文件是反映政府職能活動和政府公民互動的新型檔案資源，在保存政府活動記錄、服務民生、傳承社會記憶等方面具有重要的價值和意義。本文基于美英澳三國在政務社交媒體文件歸檔的政策指南、歸檔項目方面的經驗和國內政務社交媒體管理現狀的分析，嘗試從政策指引、社會合作、法律保障等不同層面探索可行的歸檔策略，為推進我國政務社交媒體文件歸檔實踐工作提供參考。

關鍵詞：政務檔案社交媒體在線歸檔平臺

良好的政府記錄保存是良政的基石和保證。“政務社交媒體”是指政府機構官方名義開設的以發布政府工作動態、方針政策、法律法規以及提供公眾服務等為主要功能的政務微博、政務微信公眾號等，是政府官方工作記錄的重要工具之一。政務社交媒體作為政府開展工作的一個新興平臺和重要窗口，匯集了各種類型的政府信息與社會工作記錄，是反映一個國家政務活動、社會發展以及社會形態變化的重要信息資源。對政務社交媒體文件進行安全高效的歸檔保存，既可以為國家和政府保存重要的職能活動記錄，又可以通過信息資源的整合開發為社會公眾提供利用，滿足學術研究者、社會工作者以及普通公民的各類信息需求，有助于推進“陽光政府”的建設。

一、政務社交媒體文件歸檔的國際經驗

自2010年起，美國、澳大利亞等國家迅速推出了一系列針對政務社交媒體文件管理的政策指南以及具體的實踐項目，以應對和解決政務社交媒體文件在收集、歸檔、保管和利用等方面的問題，取得了豐富的實踐經驗。

（一）推出社交媒體文件管理的系列政策指南

美國是政務社交媒體文件管理政策方面最具代表性的國家。美國聯邦政府機構對社交媒體的廣泛應用，使得美國檔案部門很早就開始關注政務社交媒體文件的管理問題。早在2010年《社交媒體戰略》發布以前，美國國家檔案與文件署（NARA）就已經注意到社交媒體的出現對檔案信息資源的可能影響，對社交媒體的種類、平臺管理等問題展開調查研究，并及時對社交媒體文件的分類、概念、鑒定、捕獲、保管等問題作出規定。2011年頒布的《Web 2.0/社交媒體平臺文件管理指南》，就將政府社交媒體分為網站公布類、社交網絡類和文件共享與存儲類三大類，對鑒定社交媒體平臺產生的文件是否屬于“聯邦檔案”提出參考標準。2014年頒布的《社交媒體文件管理指南》明確提出“社交媒體文件”的概念，指出“社交媒體允許個人進行協作、創造、組織、編輯、評論、組合以及分享信息內容，很有可能促成聯邦文件的產生。”[1]該指南還提出了包括使用網頁采集工具或其他軟件創建本地版本的網站、使用網頁捕獲工具捕獲社交媒體文件、使用特定平臺應用程序編程接口（API）摘取、使用RSS閱讀器或聚合器以及手動方法來捕捉內容、使用建構在社交媒體平臺內部的工具導出內容等具體的捕獲策略。此外，NARA還頒布了《社交媒體文件捕獲最佳實踐白皮書》，其中指出政府機構使用的社交媒體類型主要包括臉書、推特、YouTube等平臺。基于政府工作的業務需要，提出要“建立由文件管理工作者、社交媒體管理人員、信息技術專家和隱私安全顧問等成員組成的社交媒體專業工作團隊”；[2]要科學測試和評估社交媒體文件捕獲工具；要明確社交媒體文件歸檔捕獲的責任人等社交媒體文件捕獲和管理的措施。

澳大利亞也十分重視對政務社交媒體文件的歸檔管理，并在政策指南中給出了更為具體的建議方案。2010年，澳大利亞國家檔案館發布報告《社交媒體：另一種類型的聯邦文件》，[3]報告中對于需要捕獲的社交媒體交互信息的種類和范圍作了詳細說明，并指出社交媒體文件的保存與否應取決于其對于機構業務活動的價值。此外，澳大利亞國家檔案館對各單位如何制定社交媒體政策給出了具體建議指南，認為相關政策應包括社會媒體使用中的安全、隱私和版權等事項，此外還應該包括如何管理社交媒體文件的建議。對于社交媒體文件的捕獲和管理，要求工作人員應該選擇所生成的機構業務活動證據的準確記錄，體現其官方身份；要求所捕獲的社交媒體文件為發布在社交媒體平臺上的最終版本；要求將其納入電子文件管理系統；創建社交媒體平臺的單位對文件捕獲負責，并確保對相關流程、政策以及文件管理規定的充分了解；存儲在第三方站點上的社交媒體信息，如推特、臉書等，根據其業務價值單獨捕獲，而非由第三方平臺備份保存。[4] 2015年10月，澳大利亞國家檔案館發布了《2020數字連續性政策》，該政策不僅在支持澳大利亞政府數字化改革創新和推進電子政務發展里程中起著重要作用，還為政府各部門的數字化信息管理提供了持續性的策略方法。[5]可以說，數字連續性政策從更為宏觀的角度為政務社交媒體文件歸檔提供了理論基礎及政策保障。

美澳等國家推出的系列性政策指南，為其政務社交媒體文件的歸檔實踐提供了較為系統和完善的政策指引以及連續性技術政策支撐。同時，這些系列性政策指南還會隨著社會的進步、信息網絡技術的變化、政府部門的實際需求以及用戶體驗反饋等社會技術環境的變化而持續更新，是值得借鑒的政務社交媒體宏觀管理策略。

（二）開展多方合作的社交媒體文件歸檔項目

政務社交媒體文件歸檔面臨的一個重要問題就是政府部門發文的社交媒體平臺是由第三方公司運營控制的，不是由政府直接管控。而傳統的截屏保存、打印輸出等形式又無法滿足保存文件背景信息、原始格式以及元數據的相關要求。解決這一問題，就要充分利用社會機構的技術優勢和資源優勢，探索不同的社會合作模式，實現對社交媒體文件的完整歸檔和持續利用。美國國會圖書館（LC）的Twitter存檔項目和北卡羅來納州（NC）的社交媒體歸檔平臺項目在合作建設及數據捕獲等方面提供了很好的實踐經驗。

2010年4月，LC正式啟動Twitter存檔項目，來采集和保存在Twitter上發布的推文（tweets）。該項目由LC、社交媒體平臺Twitter、私營數據公司Gnip三方機構共同合作進行，其中Twitter是tweets的捐贈方，LC是tweets的保存主體并且提供Twitter檔案庫的訪問利用，Gnip是負責tweets的收集組織并向LC移交的傳送代理商。[6]2012年12月，美國北卡羅來納州政府正式推出社交媒體歸檔平臺，對部分政府機構在Facebook和Twitter上的發文進行歸檔管理，并向公眾提供完整的歸檔社交媒體數據和元數據訪問。[7]該項目通過第三方歸檔服務機構Archive Social公司進行技術合作，捕獲給定的州政府部門社交媒體賬戶需要歸檔的頁面范圍，對相關社交媒體活動信息進行持續性捕獲和提供檢索，未來還將不斷增加新的機構社交媒體賬戶。[8]在數據捕獲的完整性方面，與NC合作的Archive Social公司表示，NC的社交媒體歸檔系統可以直接從Facebook和Twitter上捕獲社交媒體數據，并保持文件形成時的原始格式，從而原封不動地保存所有的元數據。利用者則可以根據需要輸出不同格式的文本圖片等。該捕獲工具還可用于對其他社交網站發文的收集和保存。[9]在法律權限劃分方面，LC的Twitter存檔項目通過捐贈協議等法律形式，規定了參與各方的權利與義務，以解決tweets歸檔及提供利用過程中所面臨的法律權限問題。歸檔部門與數據技術服務公司、社交媒體平臺提供商之間的良好合作關系，為解決社交媒體文件在捕獲過程中的技術問題以及相關的法律權限問題提供了最佳選擇。

（三）建立在線社交媒體檔案庫

2014年5月，英國國家檔案館（TNA）宣布對其中央政府各部門在Twitter和YouTube社交媒體平臺官方賬戶上發布的tweets和視頻進行在線歸檔，這標志著社交媒體文件捕獲項目成為英國政府網頁檔案項目的一個組成部分，政府部門產生的社交媒體文件正式納入官方公共文件的范疇進行永久保存。[10]新的在線社交媒體檔案庫（OSMA）明確規定了歸檔范圍是政府機構在社交媒體平臺上發布的tweets、視頻等原創內容，不包括轉發的tweets、回復和對話、官員個人賬戶信息、個人信息等。在線社交媒體庫歸檔效率非常高，能夠一次性捕獲Twitter上的3000多張照片。[11]OS？ MA是英國國家檔案館應對政務社交媒體文件迅速及巨量增長的重要舉措，預示著政務社交媒體文件歸檔的未來發展趨勢，具有很強的示范性。

自2010年以來，TNA開始利用UKGWA在文件產生的原始背景下保存政府機構網站所有形式的內容及元數據。2014年5月，作為UKGWA項目的新的組成部分，OSMA開始捕獲政府部門在Twitter和YouTube上產生的政務社交媒體文件，運行初期即已收集超過7000份YouTube視頻文件（2006-2014前期）和超過65000份的tweets（2008-2013.9）。[12]TNA還與互聯網記憶基金會合作，設計開發了適合政府部門社交媒體文件的捕獲工具，既可以有效捕獲社交媒體文件公開時的原始背景和內容信息進行永久保存，又能通過專門為政府部門設計的后臺接口自行刪除不需歸檔的內容。

二、對我國政務社交媒體文件歸檔的啟示

（一）明確檔案價值，制定歸檔政策和標準

目前政務微博、微信等社交媒體在發布政府信息、行使政府職能以及社會公眾溝通等方面具有重要作用，對具有檔案價值的政務社交媒體文件實行歸檔管理應當成為政務檔案管理的必要組成部分。早在2011年8月中國檔案學會的一次會議上，時任國家檔案局技術部主任的付華就已提出，微博這一具有時代特色的信息載體將進入檔案，它將更好地還原真相、記錄歷史，將成為未來檔案構成的一部分。[13]但從現有資料和調研結果來看，我國政府部門或檔案機構很少專門針對政務社交媒體采取歸檔措施，對政務社交媒體文件的檔案價值缺乏應有的認識和重視。

針對這一現實情況，首先應當從宏觀管理層面制定相應的指導性政策，根據我國的實際情況，明確政務社交媒體文件歸檔的價值和意義，對其性質、概念、分類、捕獲、鑒定、保存、利用等一系列問題進行科學的界定和說明。其次，出臺系列技術指南類的政策文件，針對社交媒體文件格式的多樣性、數據捕獲的復雜性、文件讀取對軟件系統以及在線環境的依賴性等特點，為政務社交媒體文件歸檔提供相應的持續性技術指南。再次，將政務社交媒體文件歸檔管理納入政府電子文件管理體系，在政府電子文件管理辦法中增加政務社交媒體文件歸檔管理的內容，并納入國家電子政務建設和政務信息化工程建設規劃。最后，也是最為重要的，應該明確政務社交媒體文件的歸檔范圍，制定統一的歸檔標準。政府機構需要根據各部門的實際情況和管理需求，明確規定政務社交媒體文件的歸檔范圍。一般而言，政府部門及相關公務人員在社交媒體平臺上以公共賬號或官方公眾號發布的有效公共信息，包括政府最新政策的發布、重大事件發展動態的報道以及與公民的信息互動等內容，都應當包含在政務社交媒體文件的歸檔范圍之內，各職能部門可以根據業務需要對歸檔的具體內容給出合理建議。在明確歸檔范圍的基礎上，還要制定政務社交媒體文件歸檔的具體格式標準。目前政府部門所使用的各類社交媒體平臺在系統設計、運營模式、文件格式、權限設置等方面各不相同，與各部門的歸檔文件管理系統在數據格式標準上也存在差異，為確保歸檔文件信息的完整性與可靠性，需要建立統一的社交媒體數據歸檔格式標準，滿足文件不同稿本的修訂情況、文本中的多媒體、超媒體構成、非線性文件的導航等不同要求，建議參考國際電子數據交換標準（EDI）等通用國際化數據標準來制定。

（二）開展社會合作，建設在線歸檔平臺

在公共服務領域推廣政府和社會資本合作（PPP）模式，是近年來我國轉變政府職能的重要舉措。它強調充分利用社會力量，整合優勢資源，提升公共服務的供給質量和效率，是政府部門加快職能轉變的新思路。政務社交媒體文件作為體現政府職能活動和政府公民互動的新型檔案資源，在保存政府活動記錄、服務民生、傳承社會記憶等方面具有重要的價值和意義，對其進行科學合理的歸檔保存并向公眾提供利用，是一項重要的公共服務內容。鑒于此，檔案部門與政府各部門應當聯起手來，依照政策指引，與社交媒體平臺、網絡運營商、數據技術公司等社會機構建立持續健康發展的合作伙伴關系，從資源獲取、數據捕獲、移交與保存、安全保障、提供利用等環節展開廣泛合作，共同開發建設基于網絡的社交媒體文件歸檔平臺，實現在線歸檔保存和提供利用。

一個設計良好的政務社交媒體歸檔系統應當能夠捕獲文件的完整信息和元數據；保證移交、保存和利用過程中系統和數據的安全；提供便于用戶檢索瀏覽的友好界面等。電子環境下文件的完整信息包括文件的內容信息、結構信息和背景信息，缺少任何一個信息都會影響文件的真實性和可靠性，因此在設計歸檔系統時應制定合理的元數據捕獲方案，在捕獲文件時能夠抓取所有數據信息以及描述這些信息的相應元數據，以確保文件內容和文件要素的完整性；針對不同社交媒體文件的生成背景、技術環境和格式特征，在數據捕獲、傳輸過程中，應采用恰當的數據技術工具對相關數據信息進行采集和歸檔保存，并通過數據收集、數據封裝、密鑰系統、時間戳等技術手段實現歸檔文件的安全移交和長期保存；政務社交媒體平臺的信息管理人員（包括檔案工作者、文件管理人員、技術處理人員等）應共同參與歸檔系統的研發設計，開展長期有效的技術評估及監測活動；在利用平臺設計上，將專業化的著錄、檢索、編研手段與現代化的展示、交互、虛擬現實（VR）等手段相結合，將歸檔保存的政務社交媒體文件轉化為可獲取利用的社會文化資源，為公眾提供優質高效的利用服務。

（三）加強法制建設，實現政策與法律的雙向銜接

保障政務社交媒體文件歸檔實踐的順利開展，需要在政策指引的基礎上不斷完善相關的法律法規，通過法律的權威性與強制性保障政務社交媒體文件歸檔政策的有效實施，實現政策與法律的雙向銜接。社交媒體平臺的開放性、交互性、即時性等特點，使得政務社交媒體界面所生成的文件呈現數據來源多樣、權屬關系復雜的典型特征，其中既包括政府部門自身所形成的文件，又包括其他用戶在該賬戶界面的留言、評論、咨詢等相關信息，還包括賬戶主體對用戶意見的回復和反饋信息等，因此在對政務社交媒體文件進行歸檔管理時，必須充分考慮文件的版權歸屬、隱私權保護、法律證據效力認定等問題，并通過法律的形式予以明確。我國應盡快通過完善或制訂《檔案法》《著作權法》《個人信息保護法》《電子證據法》《政府信息公開法》等相關法律制度，對政務社交媒體文件在捕獲、歸檔和利用過程中可能涉及的知識產權、隱私權、文件的法律證據效力、公民信息權保護等相關法律問題提供必要的法律依據。通過版權許可、自由裁量權、呈繳制度等法律形式，使歸檔主體在歸檔過程中獲取必要的法律保障，同時避免對他人合法權利的侵犯，實現政務社交媒體文件的安全、完整歸檔，并最終實現最大限度地向公眾提供利用。

從政策指引到法律保障，從技術標準制定到歸檔系統設計，制定可行的政務社交媒體歸檔策略是一項宏大的系統工程，涉及從宏觀到微觀的不同層面，需要政府部門、檔案行政管理部門和實踐部門、法律部門以及相關技術專家、研究人員的共同努力，才能切實有效地推進我國政務社交媒體文件的歸檔實踐工作。

*本文為山東大學人文社科青年團隊項目“社會記憶視野下檔案資源體系的構建及優化研究”的階段性研究成果。

注釋及參考文獻：

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[7][11]North Carolina launches social media records management platform[EB/OL].[2016-6-7].http：//www. nextgov.com/emerging- tech/2012/12/north- carolinalaunches-social-media-records-management-platform/ 59945/.

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[9]The National Archives Makes Social Media Part of the Nations Official History–Videos and tweets ar？ chived online as the public record[EB/OL].[2016-5-20]. http：//www.nationalarchives.gov.uk/documents/pressrelease-social-media-archive.pdf.

[10][12]UK Government Web Archive captures offi？ cial tweets and videos[EB/OL].[2016-4-8].http：//www. nationalarchives.gov.uk/news/929.htm.

[11]ArchivingWebsites[EB/OL].[2016- 6- 10].http：//webarchive.nationalarchives.gov.uk/20130413020040/ http：/digitalstandards.cabinetoffice.gov.uk/archivingwebsites/.

[13]廣州日報.國家檔案局稱微博將成未來檔案構成的一部分[EB/OL].[2016-5-23].http：//news.sina.com. cn/c/2011-08-29/093723067818.shtml.