知識經濟時代高校檔案管理存在的問題與策略

馬銳

經濟全球化環境下，我國的科學技術迅猛發展，檔案管理工作迎來了嶄新的發展機遇，但也同樣面臨著挑戰與危機。知識經濟時代高校檔案管理工作更加復雜化，高校檔案工作受到社會經濟環境的影響，知識經濟時代下要求高校檔案管理需要進行知識管理，但是如何解決高校檔案管理存在的問題，在知識經濟時代下充分發揮檔案管理對高校發展積極作用，是教育工作者和檔案管理者普遍面臨的問題，因此，筆者就高校檔案管理相關工作難點進行研究與探討。

1 高校檔案管理的概述

檔案是歷史進行社會活動的產物，檔案保存的形式多種多樣，記載方式也形式各異。高校檔案管理是高校教育工作的一項重要內容，承載著優良的校史文化，對高校教育事業的發展具有重要意義，高校檔案管理的主要內容包括收集、整理、研究、編輯、保管和服等內容，知識經濟時代下高校檔案管理工作側重收集、研究、利用三個方面，緊跟時代發展變化。高校檔案管理主要是對校園歷史事件、人物、文化、思想進行檔案管理，其中的資源信息為高校發展實踐工作提供指導，與高校發展建設密不可分，尤其是在知識經濟時代下，兩者相互影響，相互促進。

2 高校檔案管理存在的問題

2.1 依然延續傳統檔案管理方式

高校依然延續傳統的檔案管理方式，無法適應知識經濟時代帶來的機遇與挑戰，管理工作的局限性越來越大，管理方式仍然以紙質記載為主，無法適應信息時代下科學的管理技術。在傳統的檔案管理工作中，需要大量的相關人員參與收集、整體、編輯、研究的管理工作中，造成了嚴重的人力、物力、財力的浪費，而且占用教育工作者的大量時間，高校教育系統十分龐大，檔案資料信息來源范圍大，傳統的管理方式以及無法適應這一龐大的教育系統。在檔案后期的利用階段，使用人員往往都是到檔案室進行借閱，檔案資料繁多，用戶會浪費大量時間去尋找，無法及時地滿足學生和教育工作者的需求，不僅浪費時間，而且極易打消他們學習的積極性。傳統檔案管理以紙質為主，在保存這些檔案時占據檔案室大量空間，運送、排序、陳列等過程十分繁瑣，造成了嚴重資源負擔，嚴重阻礙檔案管理工作的有效進行，紙質檔案十分不利于保存，無法抗拒外界的影響因素，遇到如水患、火災、偷盜時極易造成檔案的損失。

2.2 管理意識薄弱，開發利用工作落后

高校檔案作為高校教育工作的重要組成部分，關系學校教學、科研、黨政的建設工作，這就要求檔案管理人員高度重視檔案管理工作。在高校檔案管理工作中，普遍存在管理人員意識淡薄的現象，工作人員對資料信息系統歸納意識薄弱，極易造成檔案材料缺失、信息數據統計失準。與此同時，高校上層領導忽略檔案管理的重要性，致使檔案管理工作人員人數較少，管理工作人員懈怠，檔案管理創新性不強，無法跟隨時代發展變化，嚴重阻礙了學校的發展。高校檔案管理開發利用較其他教育基礎業務相比也十分落后，甚至有的高校檔案管理工作一直處在“休眠”狀態，很少對外開放，對檔案重要性的教育工作不足，無法提高高校老師、學生、其他人員的認識，根本沒有發揮檔案參考價值和育人價值，檔案開放利用十分落后。

2.3 管理人員缺乏專業素養和穩定性

高校檔案管理是一項科學、系統、專業的工作，需要大量檔案管理專業人才。但是，目前高校對檔案管理工作重視不足，無法將檔案管理工作提到工作章程上來，致使大多數高校檔案管理工作缺乏專業管理人才，而且現有的管理工作人員文化素養、道德思想、專業水平存在問題，無法將檔案進行合理地分類，忽略校史資源信息的多樣性，導致檔案缺乏完整性、規范性、系統性，因此檔案管理工作無法有效進行。高校檔案管理人員嚴重缺乏穩定性，人員流動性大，高校往往都是臨時選用管理人員，檔案管理人員構成比較復雜，而且在其他教育基礎業務增加時，會抽調檔案管理人員，部分高校甚至存在只由輔導員兼任，輔導員管理學生學習、生活工作繁重，無法顧及檔案管理工作，而且相應的檔案管理專業技能不足，嚴重影響高校檔案管理工作的開展。

2.4 檔案管理軟硬件條件不足

近幾年，網絡信息技術雖然被應用到各項教學管理工作中，但是高校檔案管理卻嚴重缺乏專業設備，嚴重阻礙知識經濟時代下高校檔案管理工作的信息化發展。高校檔案管理所應用到的信息技術無法跟隨現代高新技術的更新發展，依然存在很大落差，檔案管理的計算機軟件落后與硬件設備，這些硬件設備雖然應用到檔案管理工作中，但是大部分檔案管理工作者缺乏使用技能，極易造成檔案資源信息的浪費。

3 強化高校檔案管理的策略

3.1 轉變傳統檔案管理模式，有效利用知識管理

知識經濟時代要求高校檔案管理工作必須探索新型的管理模式，高校立足于檔案管理工作的實際情況，展望時代發展變化的形式，分析新時代下檔案管理工作將要面對的機遇和挑戰，并與社會發展相接軌，轉變傳統的檔案管理模式，強化檔案管理工作，以促進學校教育事業的有效發展。傳統檔案管理將重點單一放在對“物”的管理上，而忽略對“人”的管理重要性，轉變這種管理模式，充分發揮管理人員的積極性、主動性、創造性和敬業精神。與此同時，高校檔案管理工作要緊隨信息時代的發展趨勢，充分利用互聯網信息技術對檔案進行管理，轉變傳統紙質檔案管理模式，但不要忽略紙質檔案的重要性，紙質檔案的一些優點是無法替代的，對于校史上的一些實物和真人真事要有效利用網絡進行資源共享和利用，不僅促進校園教育事業發展，而且強化了校園的外部影響力。

3.2 構建專業檔案管理團隊

隨著知識經濟時代的到來，我國全面進入信息化時代，信息技術被廣泛應用到各行各業當中，高校檔案管理人員應不斷提高管理的專業水平、文化修養、信息服務能力和現代化管理水平等，有效利用信息知識管理，將信息技術在高校檔案管理工作中，以提高高校檔案管理人員和教職人員的工作效率，減少人力、物力、財力的浪費。高校定期開展檔案管理人員培訓工作，以提高工作人員的道德修養為首要任務，在進行管理工作人員的管理與服務能力的培養，確保檔案管理人員“以德為本”開展檔案管理工作，高校在對檔案管理人員前期選用階段，對即將任職檔案管理工作人員嚴格把關，缺乏相關人員持證上崗，高校切勿隨意選調檔案管理人員，強化專業檔案管理團隊建設。

3.3 強化檔案管理意識，構建完善的檔案管理系統

高校領導與檔案管理人員要高度重視檔案管理工作，增強適應時代發展的意識。高校可以建立相應檔案管理獎勵制度，對于工作效率和工作質量較高的管理者，給予精神、物質方面的獎勵，調動所有檔案管理人員的積極性、主動性、創造性，以提高檔案管理的意識，有效地將網絡信息技術運用到檔案管理工作中，提高檔案管理工作效率和質量[6]。此外，高校檔案管理人員應該注重創新，加強對檔案管理的開放，使教學檔案更加真實、可靠，這能夠為創新提供源泉與基礎，作為檔案管理者來說，應該注重對當前教學科研工作的關注，挖掘有價值的資料內容，對具有重要保存價值的檔案進行科學、合理管理，從而有助于知識時代下高校檔案管理工作的發展。與此同時，高校需要構建完善的檔案管理系統，加快知識經濟時代下檔案現代化進程，科學利用網絡信息技術進行檔案管理工作，使用電子文件存儲檔案資源信息，建立檔案網絡信息數據庫，以促進知識經濟時代下高校檔案管理工作效率和質量。

總而言之，高校檔案管理具有重要意義。知識經濟時代高校檔案管理遇到新的機遇與挑戰，高校教育工作者要提高對檔案管理工作的重視，結合學校檔案管理的實際現狀，及時發現管理工作中存在的問題，探索促進檔案管理工作的有效策略，轉變傳統檔案管理模式，不斷提高管理工作人員的技能和修養，完善檔案管理工作的基礎設施，創新檔案管理的方式方法，確保知識經濟時代高校檔案管理工作有效進行，為高校自身的教育事業良性發展奠定基礎。

作者單位：

信陽師范學院