計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用

路慧澤

摘要： 近年來，國家教育政策和人事管理系統是不斷變化的，而我國高校普遍采用的人事檔案管理模式明顯落后，不利于學校工作的開展。檔案的收集，整理，編目，分類等主要依靠手工操作，紙張文件中綁定了一些，整理損壞嚴重，影響了文件的安全性和完整性。同時，缺乏人事檔案管理辦公自動化技術和文件管理軟件，電子記錄的管理經驗缺乏技術無法跟上實際的工作需要。因此，如何將計算機網絡信息技術應用于高校檔案管理中是高校應該解決的當務之急，通過網絡信息技術的應用可以大幅提高檔案管理的效率降低管理成本，是高校檔案管理的發展方向。

Abstract： In recent years， the national education policy and personnel management system is changing， and China's colleges and universities commonly used personnel file management mode is obviously backward， is not conducive to the development of school work. File collection， sorting， cataloging， classification and so on， mainly rely on manual operation， the paper documents are bound to a number of serious damage， affecting the security and integrity of the document. At the same time， the lack of personnel records management office automation technology and document management software， electronic records management experience in the lack of technology can not keep up with the actual work needs. Therefore， how to use the computer information technology in university archives management is a pressing matter of the moment colleges and universities should solve. The application of network information technology can greatly improve the efficiency of file management to reduce management costs， and is the direction of development of university archives management.

關鍵詞： 檔案管理；計算機網絡；信息化建設

Key words： file management；computer network；information construction

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）14-0196-02

0 引言

高校檔案管理主要指的是在高校的教育活動中產生的各種信息數據、文檔資料等進行整理、編輯、保存等工作進而為高校師生提供信息檢索的一種資源再利用的服務。然而隨著以計算機網絡技術為代表的信息化技術的飛速發展，加快了高校檔案管理方式的轉型。傳統的高校檔案管理手段已經不能滿足信息化時代高校的需求，必須對傳統檔案管理進行信息化的改造升級。無論是從理論方式還是技術手段對高校檔案管理進行信息化改造都會極大地影響高校檔案管理信息化建設的發展。因此要認真分析高校檔案管理的各個環節，充分利用現代化的管理理念、方式以及技術對高校檔案管理進行科學的信息化改造，實現高校檔案管理工作的每個環節實現信息化，數據化，智能化、共享化，以便提升高校檔案管理效率，降低管理成本，適應高校現代化的發展速度。因此高校檔案管理應用計算機網絡信息技術進行信息化的改造對高校檔案管理工作有著極其重要的意義。

1 高校檔案管理的現狀分析

當前我們處在一個被信息技術包圍的大數據時代，因此高校的檔案管理無論是管理理論，管理環節還是管理技術都在發生著劇烈的變革。未來高校檔案管理工作的發展方向是依托計算機網絡信息技術朝著建設大檔案，應用大技術，實現大服務的方向飛速發展。高校檔案記錄著高校不同時期的各種信息，數據，圖像等歷史文獻，是高校發展的歷史縮影，具有非常高的價值。高校的檔案館是專門提供這些信息的保存管理并提供檢索的專門機構。然而隨著時代的發展，信息技術的普及，當前高校檔案館的管理模式明顯地落后于時代潮流，不能提供更加便捷、大量、及時的信息查詢服務，非常不利于高校一些工作的開展。高校檔案管理問題主要表現再如下這些方面：

1.1 重管理輕宣傳 近年來，高校檔案的價值越來越多地得到各高校領導及部門的重視和認可，因此高校檔案管理的各種制度得到很大程度上的完善，基礎設施方面也取得了非常大的成就。然而，檔案宣傳工作依然被忽視，宣傳力度不夠，進而影響了檔案管理工作在高校的重要程度。

1.2 管理設施落后，操作復雜 高校檔案的收集，整理，編目，分類等主要依靠手工操作。紙張文件中綁定了一些，整理損壞嚴重，影響了文件的安全性和完整性。同時，缺乏檔案管理辦公自動化技術和文件管理軟件，電子記錄的管理經驗缺乏技術無法跟上實際的工作需要。

1.3 個人資料的意識，歸檔處理困難 許多人不關心檔案的問題，一些重要的檔案重大遺漏，或無法找到原來的文件，甚至在需要的時候，急于補充新的文件，所以普遍缺乏內容創建的數據，缺乏系統性，不利于基本驗證的真實性和可靠性，也容易受到質疑。

1.4 缺乏專業人才 當前的信息技術時代還缺乏強大的技術支撐，究其原因是因為缺乏專業人才，即缺乏計算機信息技術和檔案管理能力兼具的復合型人才。

2 制定高校檔案管理信息化的總體規劃

結合高校的發展戰略，檔案管理信息化應制定總體規劃。制定高校檔案管理信息化總體規劃的目的是推動檔案信息化協調發展，在具體的制定過程中應先分析高校自身的特點和發展目標，然后以此為基礎進行深入調查論證，最后制定科學合理的檔案管理信息化長遠規劃及近期計劃。此外，還應注重系統實際應用的效果，重視系統對高校信息服務的目標支持，強調系統的可擴展性和靈活性，給未來發展留下擴展空間。

3 高校檔案管理信息化的內容

3.1 完善就業檔案管理體系 責任制的建立。就業檔案管理不應該是多部門合作的產物，應建立一把手責任制，由院長書記牽頭，將責任落實到各個具體的業務部門，形成有效的管理制度。

3.2 完善高校檔案管理信息化硬件建設 配套的硬件基礎是信息化建設必不可少的條件，因此必須采取措施完善高校檔案管理信息化硬件建設，只有這樣，檔案信息化的管理才能向縱深方向繼續發展。

3.3 應用新的信息技術處理高校檔案信息 隨著互聯網的不斷普及，新的移動技術應用范圍越來越廣，高校檔案管理也應該與時俱進，在其管理中應用計算機網絡技術，如此不僅管理成本會大大降低，還能夠大大提高檔案管理工作效率和質量。

3.4 配備相應的信息化開發、應用人員，提升就業信息化水平 高校檔案信息化管理，除了硬件需要完善，也應配備相應的技術人員。延伸性是檢驗信息系統是否完善的一個重要指標，每個信息系統都不可能十全十美，多多少少都會存在漏洞，此時就需要配備相應的信息化開發、應用人員，隨時對系統進行查缺補漏，及時消除系統的潛在風險，提升信息化管理水平。

4 應用案例

4.1 現狀分析 山東建筑大學檔案館，隨著檔案査詢量的增大，檔案利用率增高，檔案館的工作人員并沒有增加，使得每個工作人員需要承擔大量的工作，工作強度越來越高，如此依然采取傳統的手工模式管理檔案信息，極易出現以下問題：檔案信息無法共享、信息易丟失、檔案易破損、檔案査詢困難等，這些問題已不適應大數據時代的檔案管理工作的發展需要，在一定程度上限制了檔案的管理和利用。因此應用檔案管理系統來管理檔案，降低檔案管理人員勞動強度，提高檔案管理工作效率和效能已迫在眉睫。

4.2 檔案管理系統開發框架 該系統包括檔案管理和系統管理兩大模塊，每個模塊又包括若干子模塊，模塊之間有機地結合。該檔案管理系統是在充分調研不同類高校檔案管理的需求的基礎上進行設計和實現的，采用了目前流行的J2EE技術，系統框架使用三層架構：用戶層、業務邏輯層和數據訪問層。山東建筑大學檔案管理系統的三層架構如圖1所示。

根據高校檔案系統功能結構分析得出系統的模塊功能圖，如圖2所示。

4.3 應用效果分析 山東建筑大學檔案館通過應用大學生檔案管理系統極大地提高了工作效率，只需手機安裝APP通過授權后便可隨時查詢檔案信息，或者電腦上登錄檔案管理系統的網站輸入授權的賬號密碼便可查詢，相比以往去檔案館內現場查詢省去了很多時間，提高了效率。檔案館因為部署檔案管理系統提高了工作效率，沒有出現排隊查詢的情況，查詢檔案的人員也大幅降低，節約了人力成本，檔案管理員由原來的15人減少到3人，并增加了一名信息維護人員，管理費由原來的5萬元每月左右降低到現在的2萬元左右。山東建筑大學檔案館通過信息系統的應用實現了提高服務質量與效率的同時降低了管理費用，取得了非常好的社會及經濟效益，值得大力推廣。

5 結束語

總之，高校的檔案管理是一項由大量的對各類數據整理保存的繁瑣工作，在高校的檔案管理工作中應用計算機網絡技術將是時代發展的需求，更是科學和技術發展的必然結果。高校的檔案管理要從管理的觀念上不斷創新，采取有效措施，要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量，提高管理者的素質，信息資源才能被越來越多地廣泛分享和應用。因此，要更加積極地探索高校檔案現代化的管理模式，以加強信息化建設來解決高校檔案管理工作中出現的諸多問題，推進高校檔案管理信息化的發展，為高校進一步發展提供良好的服務。

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