從知識管理視角淺談企業文檔管理模式

李靜

摘 要：本文總結了知識管理對于優化企業文檔管理業務的作用。通過簡述企業知識管理和檔案管理的區別，分析了知識管理對于企業文檔管理提升的意義，提出了從知識管理的視角構建企業文檔管理模式的看法。

關鍵詞：知識管理；檔案管理；管理模式

一、前言

現如今，國家大力號召“大眾創業，萬眾創新”，這給社會經濟的持續健康發展指明了方向，也對企業各方面管理水平提出了更高的要求。在此大背景下，本文以企業知識管理為出發點，以企業文檔管理為落腳點，通過整理分析，從知識管理的視角提出構建企業文檔管理模式的看法，希望能為企業文檔管理的后續深入研究提供參考意見。

二、知識管理與文檔管理的區別

關于知識管理的定義，目前國內認同度較高的是邱均平教授的狹義/廣義知識管理論，狹義知識管理主要圍繞知識產生、存儲、轉化、共享與應用對知識本身進行管理，廣義知識管理除對知識本身管理外，還對知識相關資源進行管理。而文檔管理，通常指文件檔案，包括報表、賬單、圖片等各種信息載體和模式的歸檔管理工作，功能覆蓋內容采集、加工、存儲、檢索和分析等。現就知識管理和文檔管理存在的區別分析如下。

（一）管理目的不同。企業對文檔進行管理，主要目的在于完整、系統、安全地保留企業在生產經營活動中所產生的一切有價值的信息，并分門別類的儲存，做到日后有據可查，有源可塑。而企業知識管理的主要目的是提煉、挖掘企業已知的顯性知識和未知的隱性知識，通過整合、分享、更新等方式，提升企業員工的創造力和企業的創新水平。

（二）管理內容不同。文檔管理的內容是文檔，確切地說是指有價值的記錄，這些記錄是真實發生、確定存在的；知識管理的內容是知識，包括顯性的和隱性的，這些知識來源于企業的各個部門和各位員工，需要企業進行收集、匯總、分析和運用。

（三）管理方式不同。文檔管理的方式主要包括文檔規范組卷、文檔信息著錄、文檔實體排架與文檔的入庫與儲存，實現從記錄到案卷的全周期管理；知識管理的方式主要是靠多種知識挖掘手段獲取現有的或潛在的知識、并通過知識匯編、編演等方式實現知識的轉化、應用和保護，期間需要企業組織、企業績效以及信息系統等手段的支撐。

三、知識管理思路對于企業文檔管理的意義

（一）重新定義文檔管理的本質。檔案的本質屬性之一是內容的原始性，當前信息社會，人們對于檔案的需求不僅僅在于其本質屬性的內容原始性，更多的是對于利用檔案中所記載的信息內容，和信息屬性要求逐漸提高。傳統的文檔管理的本質是對文檔實體的全周期管理，引入知識管理的思路后，文檔管理的對象除了實體，更重要的是知識信息元，通過對信息元的挖掘、整合、加工和處理，建立知識共享平臺，使枯燥的文檔變成了生動的知識，重新定義了企業的文檔管理工作，有利于企業轉變思路，緊跟潮流，存儲并創造更大的社會財富。

（二）拓展文檔管理的外延。隨著知識管理理論的逐步推廣，企業文檔的知識管理也逐漸成為文檔工作的新方向。企業文檔管理人員對知識管理認識的越深刻，對知識的管理手段、挖掘技巧和共享方式掌握得越熟練，對文檔管理的范圍看得更透徹、更長遠，則文檔管理的水平會更加優化。從知識管理的視角對企業文檔資源進行有效整合，構建科學的管理體系，實現了企業文檔資源的價值最大化，拓展了文檔管理的外延，提升了企業綜合競爭力。

四、知識管理思路如何提升文檔管理業務

（一）建立系統的文檔管理制度。無以規矩不成方圓，科學的文檔管理體系有利于文檔工作的規范開展。因此，企業有必要在檔案法以及行業標準的規范指導下，結合企業自身特點，建立一套完整、有效的管理制度。從政策法規、行業強制標準、企業管理制度、業務工作細則等不同層級出發，構建自上而下、邏輯嚴密的管理制度，將企業日?；顒恿闵⒌闹R進行匯總、整合，固化到企業工作流程中，有利于文檔管理水平的提升。

（二）構建文檔數據庫。首先，要對所有文檔紙質資源進行數字化，通過掃描及OCR識別技術把紙質文檔轉化為數字資源。其次，將數字資源按照一定的編碼規則標準化，并以用戶需求為導向，按照科學方式提取每份數字資源的關鍵信息，對文檔的知識信息和元數據進行加工，豐富著錄信息，提高查全率和查準率。最后，按照文檔管理體系和技術要求，分析文檔信息系統需求和技術規范，開發維護文檔數據庫，供企業員工查詢利用。

（三）開發文檔知識利用分享平臺。除了數據庫系統，企業還應該開發內部的文檔知識利用分享平臺，讓所有員工有正式的渠道進行文檔的利用，受理用戶的服務利用需求，根據用戶角色權限和利用文檔密級采用合適的申請與審批流程，滿足員工借閱文檔和了解知識信息的需求。另一方面，為員工分享各自業務領域所產生的知識、經驗總結等提供途徑，滿足經驗和知識復用的目的。

五、結束語

企業文檔管理的發展階段經歷了從實體管理、信息管理到知識管理，不同的發展階段有著不同的工作重點。在知識經濟時代下，社會大背景正要求企業文檔管理工作的深化改革。因此，筆者分析了知識管理思路對企業文檔管理工作的意義和實施措施，提出了從知識管理視角構建企業文檔管理模式，相信隨著企業知識管理意識的深入，企業的文檔管理工作也能逐步推進，爭取早日構建出一套完整、系統、科學地企業文檔管理模式。

參考文獻：

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