淺議房地產檔案的信息化管理

劉璐

【摘 要】檔案信息化是社會發展的必然趨勢，房地產檔案信息化管理是一項專業性和技術性很強的工作。檔案信息化管理要注重人才隊伍的建設。提高管理人員自身綜合素質，努力培養文化素質高，專業性強的綜合性管理人才。配備與現代化管理相適應的硬件和軟件設施，重視檔案信息資源的收集、管理、信息數據庫的開發建設。合理利用房地產檔案信息資源，推進檔案信息化管理工作健康有序的發展。

【關鍵詞】房地產； 檔案； 管理；信息化

在信息化高速發展的今天，加強檔案信息共享與安全儲存是社會發展的需要。特別是房地產檔案工作者，面對堆積如山的房地產資料及檔案，如何探索出一條適應時代發展需要的房地產檔案信息化管理途徑，是目前房地產檔案管理工作者值得深思的一個問題。下面就房地產檔案的信息管理工作談幾點個人的看法：

一、傳統的檔案管理無論是在空間、還是資源上都存在很大的浪費，而信息化管理，使傳統的以紙質為載體的檔案信息轉化為電腦讀取的電子文件檔案。既節約了存儲空間，又方便快捷查閱。同時降低了檔案的管理成本。

二、房地產檔案信息化管理，主要是從傳統的紙質的實體檔案管理轉化為數字化、網絡化的管理，從而提高人們對檔案管理和查詢效率。在傳統的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工來完成各類檔案的收集、篩選、整理、編目等工作，工作量大且效率不高。而進入檔案信息化管理后，大大提高各項工作的效率。紙質檔案在長期多次反復借閱中，不可避免地會發生磨損、勾畫、涂改等現象。而檔案信息化，會大大提高檔案在查閱過程中的安全性，使得檔案原件能夠得到很好的保護。建立檔案信息化管理后，檔案可以隨時在網絡平臺上進行共享，使得檔案信息更新更加及時，也更加確保了檔案的準確性、完整性。那么怎樣才能將房地產檔案的信息化管理工作做的更好，筆者有以下幾點認識：

1.提高檔案人員的專業素質。

檔案工作是一項既枯燥又煩索、服務性強又不被人理解的工作。要做好檔案管理工作，首先檔案工作者要具有良好的職業道德、強烈的事業心和責任感。要有勤懇認真、實事求是的工作作風。 淡簿名利、不記得失的奉獻精神。其次，檔案工作者自身要有過硬的專業素質和文化素養。各部門在挑選檔案管理人員時，應該注重責任心強、忠于職守、實事求是、踏實好學的專業人員，同時檔案工作者應積極主動學習檔案管理專業知識，并熟知檔案相關法律法規，以提升專業管理水平和業務能力。但就目前而言有很大一部分檔案管理者并沒有相關的資格證，有的檔案管理人員因頻繁調動等因素，專業知識欠缺、自身素質不過硬。還有臨時調用人員，缺少工作熱情，當一天和尚撞一天鐘，根本無從談及工作質量及效率。所以說，檔案工作人員的自身素質和所具備的專業知識，直接關系到庫存檔案的質量。要想更加規范化的管理檔案，那么檔案工作人員首先需要做的就是提高自身的綜合素質，提高信息化的工作技能。主管部門有責任對檔案工作者進行定期培訓，讓他們及時掌握先進的管理經驗和技術，從而有效提升檔案管理的整體水平。

2.加強監督機制增強保密意識。

檔案工作要建立強有力的監督機制，需有專業人員來管理。目前，檔案管理工作只是依靠行政管理來監督，不能很好的發揮法律監督作用。有些地方領導重視程度不夠，相關的規章制度不能及時落實不到位，導致了大家對檔案工作缺乏應有的認識，喪失了檔案工作的重要性。緊急時還會臨時抽調人員完成檔案信息的收集錄入，由于對檔案知識欠缺，造成檔案信息收集不全資料缺失，以致檔案信息管理質量不高。所以，檔案管理部門需要加強對檔案信息化的監管力度和重視程度。其次，在檔案信息化給我們帶來許多優勢的同時，也給我們帶來了許多危險和麻煩。隨著科技的發展，保密工作的難度也會越來越大。檔案信息的保密工作是檔案工作者的一項長期而艱巨的任務，任何時候都不容忽視。提高檔案工作人員的綜合素質，加大保密宣傳教育力度，經常組織檔案人員學習相關的保密法律、規定，增強保密意識，嚴格管理制度，防止信息泄漏。

3.對檔案信息化既要重視使用更要重視管理。

房地產檔案的查詢工作在房地產管理工作中占據了較大的比例。一些管理部門只重視檔案的查詢功能，卻忽略了檔案的信息管理工作。有些部門仍舊在延續老式的管理方法，不僅費時、費力，更不能很好的對檔案進行管理，導致工作量大、質量不高效率低下。有些部門雖然配備有電腦、掃描儀、打印機等先進設備，但對檔案管理只是局限于輸入、查詢和打印等一些常規的簡單操作，根本無法很好地完成檔案信息的分類、匯總等工作。電腦只是用來存儲檔案信息和檔案目錄，而檢索和借閱仍然需要手工來完成。檔案管理人員的工作效率普遍不高，所以，檔案工作需要大量培養高素質的專業人才來推動檔案信息化的進程。

4.加強防范意識確保系統安全。

在信息化高速發展的今天，我們實現檔案信息的化管理，同時也存在病毒入侵的危險，會給我們的工作造成極大的危害。局域網連接或在不久的將來可能會實現全國聯網，信息共享。在方便人們生活工作的同時，我們可能會受到病毒入侵、黑客來訪等現象對系統的危害。因此，信息管理人員需要掌握一定的計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。在使用檔案信息化系統時候，應該時刻提高警惕，加強防范意識。確保檔案信息系統的正常使用，從而滿足社會各個階層的需求。

三、結語

檔案管理工作自動化，信息管理法制化。采用數字形式安全存儲檔案，實現檔案信息資源共享是時代發展的需要。

建立完善、規范的檔案信息系統，提高系統檢索效率，是檔案信息系統建設的努力方向。 探索更加先進的手段和方法，加快檔案信息的開發利用，是檔案信息系統建設的最終目標。