論學校檔案管理創新

張紅霞

【摘 要】經濟的發展，加快了各級各類學校的體制改革。隨著改革不斷的深入，學校檔案管理出現了一系列問題。就單位的檔案管理現狀進行了詳細的闡述，并從自己的角度出發，提出了學校檔案管理的創新思路。

【關鍵詞】創新；管理；檔案；信息化

前言

經濟的發展帶動了科技的發展，加快了學校的行政改革，學校為了更好的生存下去，更好的發展下去，應該建立一個比較民主、科學的體制。學校的高效運行與檔案的科學有效管理有著十分密切的聯系。所以學校應該高度重視檔案管理的創新。為了便于事業單位的評價，使自身的檔案制度更加科學更加規范，進而提高檔案管理的效率。

1.檔案管理現狀

學校的檔案管理現狀不容樂觀，在很大程度上阻礙了學校的發展，而且影響了學校在社會和經濟中起的作用。

1.1不平衡的重視程度

學校對檔案管理的重視度不高，不同的機構對檔案管理的重視程度不同，嚴重的時候，有些學校完全忽視了學校的檔案管理，不能保證檔案歸檔的時間、需要的資金、人力、財力，而且不能起到很好的監督作用。目前來說，有些學校逐步將檔案管理作為本單位的工作計劃，而且安排了相應的人員去付諸實施，然而在實際工作中，檔案管理的機制還是存在很多問題的。

1.2較差的保管條件

由于檔案管理剛剛引起相關部門的重視，有的學校的檔案管理成了擺放任何東西的儲存室，而且檔案管理的基礎設施不完善，檔案管理基礎設施存在很大的漏洞，嚴重損壞了部分檔案。

2.檔案管理的創新

2.1健全制度

學校的檔案管理制度應該有所完善，所以在建立時應該遵循相應的原則。首先，檔案管理的相關制度的建立應該遵循科學性和合理性的原則，建立的制度應該從自身單位的實際情況出發，滿足自身單位的檔案管理特點，進而更好的進行本單位的檔案管理的相關工作。第二，學校檔案管理制度應該秉承實用簡明的原則，管理制度的建立應該將可操作性作為最終的目標，進而使得檔案管理制度能夠更好的發揮其規范和指導性的作用。其次，檔案管理制度的建立應該能夠約束教師也能夠約束領導，這種雙向的約束性可以較好的發揮檔案管理制度的管理性，學校中領導起著引導和榜樣的作用，可以促進檔案制度的實施。最后，檔案管理制度的建立中應該將嚴肅性作為原則。為了更好的執行檔案管理制度，在檔案管理的執行中應該將其權威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應該做到獎罰分明。

2.2加強組織領導

學校要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領導機構，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促；其次要結合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態管理；同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立和完善質量管理體系，結合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質量評價標準，并積極組織實施，從而推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

2.3開展現代化和信息化建設，提高檔案利用效率

實現檔案管理現代化，是檔案服務于學校制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，學校檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存；其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。

2.4增強檔案人員綜合素質

檔案管理人員必須具備良好的檔案管理現代化技術，能夠認真的進行檔案信息的分析及其研究，進行檔案信息服務層次的提升，保證其檔案信息服務及其咨詢環節的協調。這就需要檔案管理人員做好相關的工作，保證其不斷的學習，上級檔案管理人員要進行相關條件的提供。采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。作為檔案管理工作者，應看到自身素質與新形勢對檔案工作需要的差距，以時不我待的精神狀態抓緊自身的學習提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案管理人員必須轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，為經濟建設和社會發展服務。

3.結語

目前學校的檔案管理現狀不容樂觀，我國檔案管理應該與時俱進，結合新時代的特點、任務和要求，進行相應的變革。為了更好的體現社會的時代性，檔案管理的創新勢在必行。檔案管理的創新應該以更好的服務、更好的保管、更好的維護為目標，進而促進學校檔案管理的發展。