公立醫院人事檔案管理研究

王愛華

摘 要：隨著國家醫藥衛生改革的深化進行，出臺了公立醫院取消事業編制，醫生多點執業和人才流動等政策，使醫療人才的競爭日趨激烈。醫院發展重在實施人才戰略，人事檔案是人才戰略的重要載體，結合公立醫院特點，規范管理人事檔案，最大化地發揮人事檔案的價值，顯得尤為必要。基于此，本文對公立醫院人事檔案管理創新進行探討。

關鍵詞：公立醫院；人事檔案；管理；研究

公立醫院建立科學、完善的人事檔案管理制度，一方面能夠推動人才戰略的實施，為挖掘、培養、選拔、使用、管理人才助力；另一方面，實施人才戰略，能夠充實和豐富人事檔案的內涵，推動公立醫院人事檔案管理水平的提升。因此，加強人事檔案管理，能夠使公立醫院人才戰略實施步入良性軌道，從而帶動學科的合理設置和發展，提升醫療技術和服務水平，增強核心競爭力，為公立醫院建設和發展保駕護航。

1 人事檔案在公立醫院建設發展中的作用

1.1 人事檔案在公立醫院選人用人上提供依據。公立醫院人事檔案是對醫院職工個人工作經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績的記載，是重要的人力信息資源，為人才戰略實施提供直接依據。根據人事檔案中的資料和數據，明確不同人才的不同優勢，在選人用人，申報各項人才計劃、評價人才技能時提供方便、準確、快捷的查詢利用，提供重要評價依據。

1.2 檔案數據分析促進人力資源合理配置。做好人事檔案數據統計分析，全面掌握醫院中的人才結構，可以節約管理成本，提高工作效率，為培養和選拔高素質人才并留住、用好人才出謀獻策。

通過定期分析人事檔案數據，對缺少后備人才或某一研究方向空白的學科，有針對性地補充、引進、培養學科發展所需人才，構建合理人才梯隊，促進人力資源科學配置。

1.3 公開模范人才檔案信息，激勵人才隊伍建設。通過針對性的公開人事檔案信息，宣傳和樹立模范人物和先進典型，學習先進模范的專業特長和先進事跡，彰顯先進，督促后進。倡導尊重知識、重用人才的風氣，營造比學趕超、奮發作為的良好氛圍。用賽馬機制激發人才潛能，使外在壓力與內在活力并舉，不僅有利于醫院內部形成公開競爭，公正選拔的用人環境，而且有利于調動個人工作積極性和主動性。

2 公立醫院人事檔案管理存在的問題

2.1 對人事檔案不夠重視，管理理念待更新。公立醫院人事制度受限于傳統的事業單位管理，普遍存在對檔案管理重視不夠，人力物力投入不到位的情況，難以適應即將實行的公立醫院去編制和醫生多點執業政策，在很大程度上制約人事檔案管理水平的提高。

多數公立醫院人事檔案依賴人事部門管理，缺乏專職人事檔案管理人員；人事檔案管理人員沿襲被動接收檔案資料的傳統，主動服務意識不強，臨床工作人員往往重臨床、輕管理，對人事檔案管理認識不足，導致檔案資料收集不齊全，保管不完善，甚至造成資料丟失，直接影響人事檔案歸檔質量和規范管理。

2.2 人事檔案內容簡單、存放分散凌亂。現有人事檔案內容大多較為簡單，片面關注履歷、簡介等，體現工作業績和成長軌跡方面的材料少，難以突出個體特色，忽略了以人為本的人力資源開發管理理念。檔案材料甄別不嚴謹，檔案內容因人而異，缺少統一建檔標準和規范。

部分人事檔案資料存放在職能部門。比如，科研部門統計科研課題、論文、專利、獲獎情況；教學部門保存有臨床帶教、課堂教學等檔案；人事部門負責職稱評審、外出進修等情況；醫政、護理等部門負責臨床工作質量等。人事檔案分散管理，降低了人力資源的效力。

2.3 檔案管理手段落后，數據缺少時效性。現代人力資源管理要求方便快捷地檢索各種人才信息。但目前人事檔案管理仍處于傳統管理模式，以手工操作、簡單的電腦檢索為主，大多未配備專業人事檔案管理軟件進行信息化管理，檔案信息時效性較差。

2.4 人事檔案缺少利用，發揮作用少。管理層對人事檔案重視度不夠，重保管，輕利用，很少花時間精力對人事檔案資料進行分類、整理、分析；人事檔案管理人員因循守舊，對人事工作的發展缺少規劃和設想，缺少主動創新利用檔案資源為醫院發展獻計獻策的意識，使得人事檔案的利用率較低，沒有充分發揮其在實施人才戰略中的重要作用。

3 公立醫院人事檔案管理的對策

3.1 提高思想認識，建設高素質的人事檔案管理隊伍。

3.1.1 更新人事檔案管理理念，提高思想認識。廣泛宣傳人事檔案對于醫院和個人的重要性，使廣大職工尤其是領導層和臨床醫務人員提高對人事檔案的重視程度，積極配合人事檔案管理工作。

3.1.2 配備專職專業人事檔案管理人員。設置專職人事檔案管理員，要求兼具人事管理與檔案管理知識，同時醫院配備必要的設備，不斷引進高素質人才充實到人事檔案管理部門，為醫院人才戰略服務。

3.1.3 定期對檔案管理人員進行培訓。定期對人事檔案管理人員進行現代化管理知識培訓，提高業務水平和專業素質。檔案隊伍中的臨床、職能部門等非檔案專業人員，可通過發放工作手冊，建立微信群等方式，加強業務學習和職業操守教育，適應新形勢下人事檔案管理工作的新要求。

3.2 制定人事檔案統一存檔內容和標準。

3.2.1 人事檔案存檔信息全面。公立醫院人事檔案的內涵要進一步豐富和擴大，結合工作性質和特點，存檔內容涵蓋：社會任職、外語程度、人才學科、主攻方向、醫德醫風、繼續教育、進修情況、學術思想、學術傳承，以及論文、專著、課題、獲獎、專利情況；既要體現歷史材料，也要體現成長發展的內容。通過檔案可以了解個人專業特長、興趣愛好、業務水平、成長經歷等，并預測其發展潛力，為醫院及時發現人才，選用人才提供依據。

3.2.2 人事檔案存檔標準統一。在收集人事檔案材料時，要嚴格檔案的審查、鑒別，歷史材料要認真核對；動態更新的內容要準確翔實，附有證書或文件的掃描件。做到檔案信息管理數字化、規范化、標準化。

3.3 明晰檔案移交流程，運用信息技術提高時效。

3.3.1 建立動態管理機制。人事檔案立卷后，其內容要隨著個人發展不斷補充反映成長經歷、教育背景、業務能力等新信息的文件材料，更新及時，動態管理，力求縮短檔案資料與實際情況的“時間差”，保證人事檔案信息的時效性和準確性。

3.3.2 明晰人事檔案歸檔流程。檔案管理流程清晰，權責分明。流程為：個人提供原始資料；科室收集；醫政、護理、科研、教學部門初步甄別鑒定；移交人事部門整理預歸檔；移交檔案室歸檔保管利用。

3.3.3 利用信息技術保證檔案時效性。檔案管理信息化，就是將現代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益[1]。

信息化管理具有自動編整、儲存量大、收集標準、方便查閱、利于統計、方便編研等優勢，還可系統反映人才成長軌跡，進行數據分析對比，是人事檔案管理最有效的工具。同時，按照使用權限開展網上查詢、搜索和評價等，不僅能增強醫院全體職工檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，而且沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放。

3.4 分析人事檔案數據，為人才戰略服務。檔案管理人員要增強服務意識，積極開展多種編研和數據分析，并將信息傳遞給管理層和用人部門，使醫院的人事檔案為臨床一線工作服務，為科學布局人才、使用人才服務。

3.4.1 為學科發展規劃服務。定期分析人事檔案信息，掌握人才儲備狀況，預測學科發展人才需求，并根據各類人才不同特點和能力，把人才分配到最能發揮其作用的崗位上，實現人盡其才，才盡其用，帶動醫院各學科的合理設置和發展，實現醫院總體可持續發展。

3.4.2 為人才培養發展服務。人事檔案為公立醫院職工發展提供機遇，是醫院發掘人才、培養人才、晉級晉職等工作的信息來源。隨著衛生改革不斷深化，優化人力資源配置，建立和培養一支政治素質好、業務能力強、辦事效率高的現代化專業人才隊伍[2]，是每個醫院面臨的問題。利用人事檔案信息，建立公立醫院人才庫，并通過分析人才個性特征，制定多元化的人才職業發展規劃，能夠促進優秀人才脫穎而出、快速成長。

3.4.3 為提高人才使用效率服務。建立符合公立醫院實際、科學可行的動態考核體系，對院內人員定期進行績效考核，及時跟進考核結果并整理歸檔。將考核結果作為評聘、晉升、獎懲的依據，并不斷完善激勵機制、競爭機制和人才成長機制，從而促進人才工作積極性的發揮，提高了人才使用效率。

公立醫院人才戰略的實施離不開人事檔案管理工作的有力支持。應充分認識人事檔案管理的重要作用，使人事檔案管理逐步走向科學化、高效化、標準化，為人力資源的開發利用奠定堅實的基礎，為公立醫院健康長遠發展提供人力資源保障。

參考文獻：

[1]周建芝.淺議企業檔案管理信息化[J].山西科技，2006（5）

[2]楊艷艷.加強醫院人事檔案管理，促進醫院人才戰略的實現[J].現代醫院，2007（5）.