電子文件管理系統(tǒng)的認(rèn)知

孫大東

2017年1月20日19：30至21：30，《檔案界》論壇展開(kāi)了關(guān)于“電子文件管理系統(tǒng)的認(rèn)知”的網(wǎng)絡(luò)討論，12位高校檔案學(xué)專業(yè)和檔案實(shí)踐部門(mén)的檔案學(xué)博士及博士生參與。主要發(fā)言情況如下：

zlx：從當(dāng)前實(shí)踐看，電子文件管理系統(tǒng)還基本難以找到對(duì)應(yīng)的管理主體，它更多的是理論界的一種自?shī)首詷?lè)式的純理論闡釋。因?yàn)?，電子文件在業(yè)務(wù)部門(mén)產(chǎn)生以后，一直就在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中運(yùn)行，如會(huì)計(jì)檔案是在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中運(yùn)行、教學(xué)檔案是在教務(wù)系統(tǒng)中運(yùn)行、電子公文是在公文管理系統(tǒng)中運(yùn)行等?？偛荒苷f(shuō)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)等屬于電子文件管理系統(tǒng)吧？它們都是為了辦理上述業(yè)務(wù)而存在的管理系統(tǒng)或平臺(tái)，而不是為了管理電子文件而存在的系統(tǒng)或平臺(tái)。當(dāng)前學(xué)界一般把電子文件管理系統(tǒng)定義為管理電子文件的平臺(tái)，而上述系統(tǒng)存在的意義不是為了管理電子文件，而是為了完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，因此，上述系統(tǒng)顯然不是“電子文件管理系統(tǒng)”。而電子文件在辦理完成之后，經(jīng)過(guò)歸檔又直接進(jìn)入到“檔案管理系統(tǒng)”里去了，所以這個(gè)“電子文件管理系統(tǒng)”在哪里呢？誰(shuí)在對(duì)其進(jìn)行管理呢？

任越：支持zlx的觀點(diǎn)。電子文件管理系統(tǒng)就是業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)本身就是單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)的拓展，只不過(guò)檔案學(xué)界將這個(gè)電子文件管理系統(tǒng)單獨(dú)拿出來(lái)，其實(shí)必要性不強(qiáng)。各位可以上網(wǎng)搜索，哪個(gè)學(xué)界專家真正開(kāi)發(fā)過(guò)電子文件管理系統(tǒng)并搞過(guò)實(shí)證研究？電子文件管理系統(tǒng)都是人家科技公司研發(fā)出來(lái)的，專家們只不過(guò)提供了一些素材和需求罷了。

陳建同學(xué)：支持任越的觀點(diǎn)。電子文件管理系統(tǒng)還是要圍繞實(shí)踐部門(mén)走。電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略頂層設(shè)計(jì)正在全面實(shí)施，電子文件管理系統(tǒng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)也已經(jīng)頒布。實(shí)踐層面，電子文件管理系統(tǒng)的研發(fā)和應(yīng)用正在逐步推進(jìn)。

紅旗下的檔棍：電子文件管理系統(tǒng)很尷尬，為什么不是OA呢？或者說(shuō)是某種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。我覺(jué)得zlx說(shuō)得有道理，現(xiàn)實(shí)生活中其實(shí)就是一種特殊的業(yè)務(wù)系統(tǒng)而已。管理主體就是文件背后業(yè)務(wù)活動(dòng)的管理者。

simon：我是企業(yè)檔案館的，單位有個(gè)部門(mén)叫文檔處，負(fù)責(zé)管理公司文件和檔案。電子文件管理系統(tǒng)主要是管理電子文件的，電子文件系統(tǒng)中有個(gè)模塊叫檔案管理模塊。電子文件辦畢后，在線整理歸入檔案管理模塊，變?yōu)殡娮訖n案。所以我們的電子文件概念和現(xiàn)在學(xué)界說(shuō)的電子文件概念不太一樣。我們基本沿用了紙質(zhì)檔案的管理模式，管理主體沒(méi)有變化。

一芙：我覺(jué)得主體是文件形成單位，電子文件系統(tǒng)的存在是為了單位的業(yè)務(wù)而設(shè)置的，電子文件是業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件。

追夢(mèng)的少年：立檔單位和業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)該是電子文件管理系統(tǒng)的主體。立檔單位和具體業(yè)務(wù)部門(mén)是電子文件的具體形成者，他們對(duì)電子文件的形成過(guò)程、目的、背景等情況了如指掌，可以最大限度地確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。

陳建同學(xué)：電子文件管理系統(tǒng)有主體嗎？是管理主體還是開(kāi)發(fā)主體？這個(gè)問(wèn)題要搞清楚。

任越：支持陳建同學(xué)的觀點(diǎn)。電子文件管理系統(tǒng)就是個(gè)系統(tǒng)程序，怎么會(huì)有主體？主體是程序員。

simon：我們單位管理和開(kāi)發(fā)都是文檔處統(tǒng)一管理。

wgy0828：系統(tǒng)管理的主體必須是系統(tǒng)管理員。至于誰(shuí)是系統(tǒng)管理員，是什么級(jí)別的管理員，就回到電子文件管理主體的問(wèn)題了。

simon：系統(tǒng)管理員聽(tīng)文檔部門(mén)的，所以系統(tǒng)管理員只是輔助管理，還是需要按公司統(tǒng)一的文檔管理制度來(lái)操作，所以管理主體就是文檔部門(mén)。

wgy0828：你說(shuō)的系統(tǒng)管理員是剛開(kāi)發(fā)好的初始身份吧，系統(tǒng)移交單位之后的管理員不就是與文件流轉(zhuǎn)相關(guān)的人員。

紅旗下的檔棍：其實(shí)，電子文件管理系統(tǒng)只是一種業(yè)務(wù)系統(tǒng)而已，有時(shí)表現(xiàn)為狹義的辦公部門(mén)開(kāi)發(fā)使用的系統(tǒng)，但更多的是其他業(yè)務(wù)部門(mén)管理的系統(tǒng)，其管理主體多數(shù)情況下為文件背后業(yè)務(wù)活動(dòng)的管理者，管理行為包括需求提出、可研論證、組織設(shè)計(jì)管理、開(kāi)發(fā)管理等。

住在春天：電子文件生命周期中一般存在三種類型系統(tǒng)：業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、電子文件長(zhǎng)期保存系統(tǒng)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)與文件形成單位相對(duì)應(yīng)，電子文件長(zhǎng)期保存系統(tǒng)與檔案館相對(duì)應(yīng)。

檔案研究僧：這個(gè)討論的主題是不是有歧義??？是在討論管理電子文件的主體，還是管理電子文件管理系統(tǒng)的主體？電子文件管理系統(tǒng)的主體聽(tīng)上去感覺(jué)有點(diǎn)別扭。一個(gè)系統(tǒng)的主體是設(shè)計(jì)系統(tǒng)的人，還是在運(yùn)營(yíng)維護(hù)系統(tǒng)的人？

zlx：歧義？誰(shuí)對(duì)它實(shí)施管理，誰(shuí)就是其管理主體，如檔案管理系統(tǒng)的管理主體是檔案管理部門(mén)，這個(gè)理解有錯(cuò)？

紅旗下的檔棍：電子文件管理系統(tǒng)的客體從形式上看，包括視頻、音頻、電子公文、零散數(shù)據(jù)等。從歸屬上看，按照檔案界發(fā)生型定義的方式，一般為文件形成者。技術(shù)層面分清客體很重要，為什么呢？因?yàn)檫@涉及系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量和信息量，進(jìn)而涉及系統(tǒng)整體的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和存儲(chǔ)形式。系統(tǒng)數(shù)據(jù)量和信息量是進(jìn)行系統(tǒng)可研論證的重中之重。

zlx：電子文件在辦理過(guò)程中在各“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”中運(yùn)行，辦理完畢后，在檔案管理系統(tǒng)中運(yùn)行，請(qǐng)問(wèn)這個(gè)“電子文件管理系統(tǒng)”去管哪里的“電子文件”？

simon：管的是檔案管理系統(tǒng)中的電子文件。

zlx：從我國(guó)實(shí)際狀況看，電子文件管理系統(tǒng)是夾在業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的一個(gè)系統(tǒng)，可能就是“畫(huà)蛇添足”。電子文件管理系統(tǒng)不是一個(gè)筐，什么都能往里裝。電子文件管理系統(tǒng)也不是自由體，各人有各人的邊界，這樣的東西就是個(gè)虛的。

一芙：電子文件管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)文件流轉(zhuǎn)的平臺(tái)，怎么會(huì)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)是分離的呢。

zlx：高見(jiàn)！第一次聽(tīng)說(shuō)，電子文件管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)文件流轉(zhuǎn)的平臺(tái)這種說(shuō)法，那么，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是算業(yè)務(wù)系統(tǒng)還是算電子文件管理系統(tǒng)呢？

田寧寧：電子文件管理系統(tǒng)是不是以電子文件為主體的，電子文件是業(yè)務(wù)的載體和內(nèi)容吧。否則，電子文件管理系統(tǒng)里面都是啥內(nèi)容呢？

一芙：電子文件管理系統(tǒng)是對(duì)電子文件生成、流轉(zhuǎn)、處置、利用等過(guò)程進(jìn)行管控的平臺(tái)，有的包含檔案管理系統(tǒng)，有的與檔案管理系統(tǒng)分離。我這種理解不知對(duì)不對(duì)。

simon：沒(méi)問(wèn)題的，很符合實(shí)際工作部門(mén)的管理情況。

wgy0828：那么電子文件管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的功能區(qū)別在哪兒？

一芙：沒(méi)區(qū)別啊，都是電子文件管理平臺(tái)。電子文件管理系統(tǒng)是一個(gè)大的名稱，OA辦公只是其中的一個(gè)業(yè)務(wù)而已，電子文件系統(tǒng)中還有其他業(yè)務(wù)流程。

simon：等于或大于OA。主要是名字所涵蓋的內(nèi)容不同，涵蓋少則與OA同名，涵蓋多則等于OA+檔案管理系統(tǒng)，和實(shí)際工作比對(duì)就是文檔處只管收發(fā)文及文件辦理管控，或者只管歸檔文件，或者既管OA，又管歸檔文件。

紅旗下的檔棍：老實(shí)說(shuō)，我眼里只有檔案管理系統(tǒng)和非檔案管理系統(tǒng)，有些術(shù)語(yǔ)比較討厭，理論上也不是不能把電子文件管理系統(tǒng)概括得非常大、非常全，甚至包括標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章之類的，但這樣只是方便論述而已，有一定的理論意義，但實(shí)踐意義也僅是提醒實(shí)踐工作者注意考慮問(wèn)題的全面性，真要是去開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，胡子眉毛一把抓肯定不行，要把工作盡可能地分解。我的經(jīng)驗(yàn)是業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)要有一個(gè)歸屬，各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間要有一個(gè)數(shù)據(jù)中心去調(diào)節(jié)。

追夢(mèng)的少年：電子文件管理系統(tǒng)是對(duì)單位業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的集成，同時(shí)也是連接檔案管理系統(tǒng)的橋梁和紐帶，三個(gè)系統(tǒng)的整合將是優(yōu)化文檔管理系統(tǒng)的一個(gè)方向，當(dāng)然這種整合并非易事，涉及不同的管理主體。

simon：電子文件管理系統(tǒng)是存在的，不論是從OA角度理解電子文件概念，還是從檔案角度理解電子文件，或者從文檔一體化層面上理解電子文件。

紅旗下的檔棍：電子文件管理系統(tǒng)其實(shí)是從檔案管理的視角對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一種觀察，是一種方便從檔案管理認(rèn)識(shí)實(shí)踐現(xiàn)象的工具，有了這個(gè)命名方便檔案管理的思想、注意力、管理手段等的介入，方便檔案管理人員對(duì)檔案這一客體的關(guān)注。所以，作為一種理論研究的對(duì)象，有一定的合理性。但要搞清楚，一旦開(kāi)始深入地分析，應(yīng)把它忘掉，讓它消失掉，心里想著怎么用檔案的手段把業(yè)務(wù)搞好就行。

zlx：系統(tǒng)存在與否應(yīng)該是看是否有利于管理流程的優(yōu)化為標(biāo)準(zhǔn)，如果 “畫(huà)蛇添足”，還不如不要為好。

wgy0828：如果按學(xué)界的說(shuō)法，一定要將電子文件管理系統(tǒng)與“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”“數(shù)字（電子）檔案系統(tǒng)”區(qū)分開(kāi)來(lái)，那么它就沒(méi)有獨(dú)立存在的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)和外在基礎(chǔ)：1.形成主體電子文件意識(shí)不強(qiáng)。最近半年調(diào)研的8家事業(yè)單位和9家企業(yè)中，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)基本上只關(guān)注單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)的便捷性和安全性，強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的采集、統(tǒng)計(jì)和關(guān)聯(lián)，對(duì)其憑證性往往患有技術(shù)依賴癥，認(rèn)為在系統(tǒng)里的文件就是默認(rèn)權(quán)威的。2.缺乏明確且強(qiáng)有力的主導(dǎo)者。公文主管部門(mén)更多關(guān)注文件內(nèi)容、格式和流轉(zhuǎn)，而不是其存在形式，檔案行政管理部門(mén)對(duì)電子文件的長(zhǎng)期保存感興趣，卻從權(quán)力和能力上都沒(méi)法真正實(shí)現(xiàn)“前端控制”。另外從效益上來(lái)說(shuō)，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)中間夾個(gè)電子文件管理系統(tǒng)，其產(chǎn)出比和響應(yīng)時(shí)間都不劃算。

simon：其實(shí)反過(guò)來(lái)再想想，除去一切電子文件管理系統(tǒng)，回到紙質(zhì)文件時(shí)代，事情一樣可以順利處理，只是效率低些，所以電子文件管理系統(tǒng)首先是提升效率的工具。再進(jìn)一層，電子文件管理系統(tǒng)不光是管理了電子文件，更是一種工作模式的改變，產(chǎn)生了新型的信息溝通管理模式。所以，形式可以千變?nèi)f化，不變的是對(duì)文件管理的需要。

住在春天：從理論上來(lái)說(shuō)，如果電子文件管理系統(tǒng)沒(méi)有必要存在，除非是它的功能沒(méi)有了價(jià)值，無(wú)需從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中捕獲電子文件，也無(wú)需具有行政有效性和法律證據(jù)性，或者它的功能可以被其他系統(tǒng)取代或覆蓋。

段成蹊：?jiǎn)栴}討論到現(xiàn)在果真也成了“羅生門(mén)”，理論有理論的解讀，實(shí)踐有實(shí)踐的看法。即使simon是來(lái)自實(shí)踐的代表，也不過(guò)是實(shí)踐中的個(gè)例。但我以為，“是什么”無(wú)需統(tǒng)一觀點(diǎn)，在“為什么是”上達(dá)成一致即可，即，無(wú)論電子文件管理系統(tǒng)怎么解讀，怎么建設(shè)，我們都希望不要“荒了自家的地”，至于實(shí)踐中的操作和實(shí)現(xiàn)，更多的是檔案界外的事兒了。

（摘自《檔案界》論壇）