關于對《河南省農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理實施辦法》的解讀

劉道英

按照農業部等六部門《關于認真做好農村土地承包經營權確權登記頒證工作的意見》的有關精神，為進一步規范河南省農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理，依據農業部、國家檔案局《農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理辦法》，河南省農業廳、河南省檔案局制定了《河南省農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理實施辦法》 （以下簡稱《實施辦法》） 。現對該《實施辦法》作以下介紹：

1 《實施辦法》的框架結構和主要內容

1.1 框架結構。《實施辦法》一共有十九條。一是涉及總則類的規范有4條，如，第一條、第三條、第四條、第十七條等；這類條文對分則條文的實施具有指導作用，是普遍適用的。二是涉及各類行為主體的職責規范的有9條，如，第五條、第六條、第十一條至第十七條等。三是涉及檔案規范的有5條，如，第二條、第七條至第十條等，主要對河南省農村土地承包經營權確權登記頒證檔案的定義、歸檔范圍與保管期限、歸檔要求、整理細則作了具體的要求。

1.2 主要內容。

1.2.1 關于承包地確權檔案的定義。《實施辦法》第二條規定：農村土地承包經營權確權登記頒證（以下簡稱承包地確權）工作中形成的，對國家、社會和個人有保存價值的文字、圖表、聲像、數據等各種形式和載體的文件材料的總稱，是承包地確權的重要憑證和歷史記錄。

1.2.2 關于對歸檔范圍與保管期限的規定。《實施辦法》第七條規定：承包地確權檔案主要包括綜合管理、確權登記、糾紛調處和特殊載體類，其保管期限分為永久和定期。具有重要憑證、依據和查考利用價值的，應當永久保存；具有一般利用保存價值的，應當定期保存，期限為30年或者10年。

1.2.3 關于對歸檔要求的規定。《實施辦法》第八條規定：凡需歸檔的文件材料要確保真實有效，做到字跡工整、數據準確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等具有法律效用的標識完整齊備，使用的書寫材料、紙張和裝訂材料等應符合檔案保管的要求。第十二條規定：縣（市、區）級國家檔案館負責存放一套當地完整的承包地確權檔案（包括紙質檔案、電子檔案），紙質檔案必須是原件。

1.2.4 關于對整理細則的規定。《實施辦法》第八條、第九條和第十條規定：承包地確權紙質檔案應按照《文書檔案案卷格式》和《歸檔文件整理規則》的標準進行整理。形成的工作底圖、地塊分布圖等，按照《技術制圖復制圖的折疊方法》中圖紙的折疊要求整理歸檔。

確權登記類中具體涉及農戶的有關確權申請、身份信息、確認權屬、實地勘界、界限圖表、登記和權證審核發放等文件材料，應當以農戶為單位“一戶一卷”進行整理組卷。

特殊載體類文件應按照國家相關檔案業務規范標準進行分類整理。電子文件和使用信息系統采集、貯存的數據以及航空航天遙感影像需用不可擦寫光盤等可靠方式保存。

2 確權登記頒證檔案整理細則

本整理細則主要針對承包地確權工作中“確權確地”檔案的整理，對于“確權確股”和“確權確利”檔案的整理，各地可根據實際情況參照此細則執行。

2.1 綜合管理類。綜合管理類文件材料整理標準按照《〈歸檔文件整理規則〉實施細則（試行）》執行。

2.2 確權登記類。

2.2.1 綜合文件材料。按照《〈歸檔文件整理規則〉實施細則（試行）》標準，以“村”為單位，按“件”整理。

2.2.2 “一戶一卷” 文件材料。確權登記類中涉及農戶的文件材料，參照《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）標準，按“一戶一卷”整理歸檔，采用軟卷皮裝訂，以案卷號排列次序裝入盒內保存。

（1）涉及農戶需要歸檔的文件材料有13種：農村土地承包經營權登記簿（承包地塊示意圖）、承包方調查表、承包地塊調查表、農村土地承包經營權公示結果歸戶表、承包合同、包方代表聲明書、身份證復印件、戶口本復印件、委托書、委托人身份證復印件、公示無異議聲明書、農村土地承包經營權登記申請書、其他對權屬確定有憑證作用的文件材料。

（2）卷內文件排列。“一戶一卷”： 案卷封面（軟卷皮）—卷內文件目錄—農村土地承包經營權登記簿 —承包方調查表—承包地塊調查表—農村土地承包經營權公示結果歸戶表—承包合同—其他—備考表—案卷封底（備考表可以代替案卷封底）。

（3）編寫頁碼。在有效文字頁面正面的右上角、反面的左上角編寫，用鉛筆編寫（也可以用打碼機）。

（4）案卷封面（軟卷皮）。

A.軟卷皮外形尺寸。軟卷皮設封皮和封底，其封皮和封底采用長寬為297mm×210mm（可以定制）。

B.軟卷皮封面項目。封面項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數、歸檔號、全宗號、目錄號、案卷號。

C.封面項目的填寫方法。

a.全宗名稱：填寫縣級農村土地承包管理部門（應使用全稱或規范化簡稱）。

b.類目名稱：填寫“農村土地承包經營權確權登記頒證檔案”。

c.案卷題名：填寫“××（鄉）鎮××村××組×××（承包方代表）土地承包經營權確權登記頒證（合同編號）”。

d.時間：卷內文件所屬的起止年月。

e.保管期限：永久。

f.件、頁數：填寫卷內總頁數。

g.歸檔號：不填。

h.全宗號；各縣級檔案館給立檔單位編制的代號。

i.目錄號：不填。

j.案卷號：封面案卷號按照《農村土地承包經營權要素編碼規則》（NY/T2538-2014）相關要求編號。用農戶合同號中的鄉代碼、村代碼、組代碼、戶代碼作為案卷號，共12位數字。

（5）卷內文件目錄。

A.卷內文件目錄格式。采用國際標準A4型（即長×寬為297mm×210mm）。

B.卷內文件目錄項目。包括：順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。

C.卷內文件目錄填寫方法。

a.順序號：以卷內文件排列先后順序填寫的序號。

b.文號：不填。

c.責任者：填寫形成檔案并負有責任的單位或個人。

d.題名：按照卷內每張表的名稱照實填寫。如，農村土地承包經營權登記簿，承包方調查表；承包地塊調查表；農村土地承包經營權公示結果歸戶表。

e.日期：文件的形成時間。即分別填寫每張表形成的時間。填寫時可省略“年”“月”“日”字。時間以8位數字表示，其中前4位表示年，中間2位表示月，后2位表示日，月日不足兩位的，前面補“0”。

f.頁號：填寫每份文件首頁所對應的頁號；最后一份文件，填寫起止頁號。卷內文件頁號應從1開始編制通號。

g.備注：用于填寫卷內文件特殊情況的文字。

（6）卷內備考表格式。

A.卷內備考表外形尺寸。卷內備考表規格為：297mm×210mm。

B.卷內備考表項目。包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。

C.卷內備考表填寫方法。

a.本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。立案后發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。情況說明可以手工填寫，也可用計算機打印。

b.立卷人：由責任立卷者簽名。

c.檢查人：由案卷質量審核者簽名。

d.立卷時間：立卷完成的日期。

（7）裝訂。裝訂方式可采用“三孔一線”在案卷左側裝訂。

（8）案卷目錄。

A.全部案卷裝訂完后，應填寫案卷目錄。

B.案卷目錄表格規格為：297mm×210mm。

（9）卷盒格式。

A.卷盒外形尺寸。采用310mm×220mm（長×寬），其厚度可根據需要分別設置30mm、40mm或50mm的規格。

B.卷盒封面應填寫全宗名稱（同軟卷皮一致）及“農村土地承包經營權確權登記頒證檔案”（可以

直接印制上去）。

C.盒脊項目包括：承包地確權檔案、全宗名稱、保管期限、年度、起止卷號、盒號。

D.盒脊項目填寫方法。其中年度是指文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。起止卷號填寫××——××卷。盒號可按不同保管期限每年從“1”開始流水編制盒號，用鉛筆編制填寫，其余項目的填寫方法同軟卷皮格式。

（10）填寫要求

A.填寫案卷封面時應使用符合耐久性要求的字跡材料，字跡工整（或先行印制）。

B.簽字部分須用鋼筆或簽字筆填寫或蓋個人印章，嚴禁用打印機直接打印。

（11）印制的卷盒、軟卷皮應為無酸制品。

2.3 糾紛調處類。按照《〈歸檔文件整理規則〉實施細則（試行）》（豫檔發[2001]9號）標準，按“一案一件”整理。

2.4 特殊載體類。錄音、錄像、照片等聲像類檔案以及電子類檔案整理按照《磁性載體檔案管理與保護規范》《照片檔案管理規范》《電子文件歸檔與管理規范》執行，歸入單位相應類別檔案中。