試論大數據時代對高校檔案管理的影響

劉萍

摘 要：大數據在檔案管理工作方面得到了廣泛應用。它借助于先進的信息技術和全面的數據資料，不僅提高了高校檔案管理的工作質量和效率，而且推動了檔案信息一體化的發展。本文通過對檔案的發展史及現狀的思考，結合大數據在高校檔案管理工作中的應用，試論大數據時代對高校檔案管理的影響。

關鍵詞：大數據；高校；檔案管理；影響

隨著信息化時代的來臨，我國的檔案事業步入了新的發展時期，高校檔案管理工作迎來了新的挑戰。利用大數據對高校檔案進行系統化、科學化、精細化的管理，需要打破傳統的檔案管理模式，利用數字化、網絡化的信息技術，達到檔案信息一體化的目標。

1 大數據時代已悄然來臨

大數據（Big data），是指無法在可承受的時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合。通常大數據只有通過分析才能獲取很多智能的、有價值的信息。因此，大數據分析對于高校檔案管理有著無可取代的作用。大數據分析的理論核心是數據挖掘算法，各種數據挖掘的算法基于不同數據類型和格式才能更加科學地呈現數據本身具備的特點，才能深入數據內部，挖掘出公認的價值。尤其在檔案管理上深入大數據分析將對工作帶來更大的價值。

2 當前高校檔案管理工作狀況及大數據在高校檔案管理的建立和應用

目前，由于對檔案管理工作重視程度不足，高校內仍然缺乏相應的檔案管理硬件設施，個別部門的檔案人員甚至處于狹小潮濕的辦公區域，檔案庫房區、辦公區、閱覽區不能分開。很多檔案管理人員身兼數職，網絡化、數字化的檔案管理更是無從談起。傳統的檔案管理信息零落、復雜、不能共享。這樣間接地浪費了檔案資源，還造成了原始檔案信息的流失，從而影響了檔案信息化的發展水平。因此，高校檔案管理信息化的建立已勢在必行，進而為廣大師生提供新信息上網發布、電子郵件交流、聯機公共目錄查詢等服務，通過提供定向、定題的交互信息咨詢，提升檔案管理的服務能力和質量。

3 大數據時代對高校檔案管理工作的影響

大數據時代對高校檔案管理工作的影響，第一是有助于原始檔案文件的保存。傳統的檔案文件常常以紙質檔案、照片、錄音、錄像檔案的形式出現，歲月的沉淀和檔案人員的更新換代，常常會因為某些主客觀因素的出現，而阻礙了高校檔案的開發利用。

第二是有助于加大檔案的開發利用程度。隨著大數據在檔案管理工作中的有效應用，對傳統檔案實施有選擇和有步驟的數字化，為檔案網絡信息的存儲、檢索和利用提供數據基礎。通過大數據時代與檔案管理的結合，使檔案實體和檔案信息實現了自動化管理，節省了大量的時間和人力資源，為開展檔案的科研工作創造了有利的條件。

第三是有助于提高檔案信息的一體化管理。信息化時代的來臨，高校檔案也不再局限于某一區域的單一管理，通過大數據的應用向全方位管理方面邁進，實現從單一信息向綜合性信息的方向拓展。大數據時代與信息管理部門既是電子文件的形成單位，高校的檔案管理雖然屬于基礎服務類工作，為教學、科研、黨政機關服務的，但是，它在學校整體工作中有著承前啟后的重要作用。因此檔案信息一體化，更有利于加強學校領導對檔案信息的整體規劃，統一部署。

第四是有利于提高檔案人員的工作效率和工作質量。大數據時代的應用，在很大程度上改變了這種消極的狀況，檔案信息的一體化管理在高校內實現了信息資源的共享，使檔案信息進入流動中狀態，很好地發揮了其決策、宣傳、查詢、保密的功能。大數據時代的應用，把檔案人員從單調重復的勞動中解放出來，進而可以擁有足夠的精力，全身心地投入到檔案科研事業中去，在研究檔案內容的基礎上，編寫匯編檔案文件、參考資料，參與修志編史、撰寫論文著作，從而提高了檔案工作的質量。

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