淺析政府采購檔案管理工作中存在的問題及對策

袁昌平

摘要：采購檔案是政府機關(guān)的重要文件，記錄了政府采購中的各項重要的內(nèi)容，同時還可以給政府今后的采購工作提供參考性意見。采購檔案管理是政府采購工作的記錄方式，具有較高的應(yīng)用性，已經(jīng)成為評估、監(jiān)督和處理采購?fù)对V等問題的主要操作方式。但是受各項因素影響，導(dǎo)致政府采購檔案管理中依然存在較多問題，影響了采購檔案管理工作效率。本文主要對政府采購檔案管理中存在的問題進行分析，并針對性提出了相關(guān)對策，以期給同行研究學(xué)者提供參考。

關(guān)鍵詞：政府采購；檔案管理；存在問題；對策分析

中圖分類號：G271

文獻(xiàn)識別碼：A

文章編號：1001-828X（2016）036-000045-02

政府采購工作是一項較復(fù)雜的事情，需要結(jié)合法律及方法，對制定的物品進行采購，政府采購檔案是記錄和反應(yīng)政府采購工作的重要資料，也是反映采購活動情況的重要資料，妥善管理這些資料對政府采購工作效率的提升具有很大作用，同時還可以樹立正面的市場發(fā)展形象，實際應(yīng)用價值較高，必須及時對其進行分析。

一、概述

（一）定義

政府采購檔案是記錄政府各項采購活動及相關(guān)決策的書面資料，可以將其理解為我國政府采購管理部采購人員及采購代理部門在采購活動的記錄，一般以紙質(zhì)、表格及聲相等形式儲存，促進了政府采購工作的規(guī)范化發(fā)展。

（二）政府采購檔案管理工作的意義

政府采購檔案管理是我國政府加強管理、規(guī)范采購行為和提高采購質(zhì)量等各項工作的行為。加強采購檔案管理，不僅可以規(guī)范的記錄、統(tǒng)計并分析各項采購行為，還可以節(jié)省財政支出，方便了各級人員的監(jiān)督檢查，此外還給采購活動問題的出現(xiàn)提供了較強的證據(jù)。因此政府采購檔案管理對維護社會穩(wěn)定和國家安定具有重大意義。除此之外，還可以結(jié)合采購形成完善管理機制，推動政府的廉政建設(shè)，進而幫助政府部門樹立良好的社會形象。

二、采購檔案管理中存在的問題

從采購檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀來看，受人員、硬件及管理方法等因素的影響，導(dǎo)致采購檔案管理效率較低下，影響了政府采購工作的進展，具體可以從以下幾方面進行分析。

（一）專業(yè)人員較匱乏，管理質(zhì)量低下

從當(dāng)前我國企業(yè)采購檔案管理現(xiàn)狀來看，由于很多企業(yè)還沒有從思想上認(rèn)識到采購檔案管理的重要性，進而出現(xiàn)了各種采購檔案管理問題。這些問題的出現(xiàn)與采購檔案管理人員具有很大聯(lián)系。目前很多企業(yè)認(rèn)為采購檔案崗位可有可無，導(dǎo)致管理人員不充足，有的企業(yè)雖然設(shè)立了采購檔案管理崗位，但由于這些人員缺少資質(zhì)和從業(yè)經(jīng)驗，還不能滿足采購檔案管理要求，有的企業(yè)甚至出現(xiàn)了一身兼多職問題，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量較低下。

（二）檔案收集時間較長，影響了檔案管理完整性

一些地方政府進行采購時，由于缺少規(guī)范，增加了采購資料收集難度，容易出現(xiàn)采購檔案缺失等問題，影響了采購檔案完整性。例如采購人員拒絕簽訂合同或不出示收據(jù)，導(dǎo)致采購資料難以歸檔。同時受采購檔案管理機制影響，投訴人越級向紀(jì)委或當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)投訴，主要以領(lǐng)導(dǎo)政務(wù)批準(zhǔn)為準(zhǔn)，但是領(lǐng)導(dǎo)人員工作較繁忙，很難及時處理各部門匯報的材料，或者因忙于其他事務(wù)而忘記處理，均會影響采購檔案管理的進展。

（三）檔案管理保密性不強

檔案本身就是一種機密性文檔，一旦出現(xiàn)泄密，將會產(chǎn)生多種問題。但是從當(dāng)前的檔案管理情況來看，企業(yè)檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)此種問題。在實際工作中，采購中心進行評標(biāo)時應(yīng)泄密而被控訴訟，在社會范圍中引起了較大議論。因此檔案管理保密性已經(jīng)成為影響采購的核心因素。但是由于我國很多采購中心還不能認(rèn)識到檔案管理保密性的嚴(yán)重性，不能加強管理，導(dǎo)致檔案管理中出現(xiàn)了較多問題，對企業(yè)發(fā)展造成了巨大影響。

（四）檔案管理與實際使用相脫離

檔案具有較強的原始性、實證性及使用效應(yīng)，其中使用是發(fā)揮檔案的主要方式。我國企業(yè)檔案中包含的專業(yè)技術(shù)參數(shù)、企業(yè)經(jīng)營狀況、企業(yè)方針及文化特色等資料，均可以將其制定為標(biāo)書，或者給評分過程提供較好的理論依據(jù)。從供應(yīng)商的角度分析，原始性證明材料是主要的資料，可以給企業(yè)招投標(biāo)提供依據(jù)。但是目前我國檔案使用效率依然較低下，浪費了較多的檔案資料，影響著企業(yè)的發(fā)展。

（五）檔案管理軟硬件設(shè)施較低下

目前隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，很多新型管理方式營運而生，但是由于很多企業(yè)還沒有從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，不能設(shè)置專門的檔案管理室存放檔案，對企業(yè)發(fā)展造成的巨大影響，影響了企業(yè)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變。因此我國檔案管理軟硬件設(shè)施水平依然較低下，在今后發(fā)展中還要不斷加強。

三、提高政府采購檔案管理工作質(zhì)量的對策分析

結(jié)合當(dāng)前采購檔案管理中存在的問題，可以從制度、儲存方式、人員及管理等方面完善，不斷提高采購檔案管理工作質(zhì)量。具體分析如下。

（一）完善政府采購檔案管理制度

為了促進政府采購檔案管理工作的進展，提高采購檔案安全性，必須完善政府采購檔案管理制度，促進政府采購檔案的可持續(xù)發(fā)展。首先，政府部門要建立完善的借閱制度，認(rèn)真整理政府采購檔案，未經(jīng)政府部門允許禁止人員私自借閱或查詢，一旦出現(xiàn)必須按照制度處理。如果因工作需求，必須借閱采購檔案，必須由借閱人書寫書面申請書或填寫申請表，并標(biāo)明借閱檔案相關(guān)信息，如數(shù)量、日期、名稱等，由相關(guān)部門審核后再進行借閱。需要注意的是，必須加強商業(yè)機密及招投標(biāo)等文件管理，避免泄漏商業(yè)秘密。

（二）實現(xiàn)采購文件分類立卷儲存

采購活動是一項較復(fù)雜的活動，在活動開展中會產(chǎn)生較多的原始資料，也就是采購文件。我國法律明確規(guī)定，采購文件主要由招投標(biāo)文件、評標(biāo)報道、采購預(yù)算、采購時相關(guān)記錄、答疑函等組成。因此進行采購檔案管理時，必須按照采購文件進行儲存，可以根據(jù)先后順序操作，保證文件連貫性，并按照固定步驟及方法開展，進而保證檔案資料的完整性，充分發(fā)揮保管價值。

（三）強化采購文件的管理

為了深入落實采購檔案工作，可以從以下幾方面開展。第一，加強監(jiān)督，實施專人管理。根據(jù)政府采購檔案管理相關(guān)要求，為了保證采購檔案工作的順利進展，各級部門及領(lǐng)導(dǎo)人員必須加強指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督力度，在管理和整理文件方面實施專人管理。同時還要加強管理，給采購檔案制定明確的管理場所。第二，正確收集并保存采購文件。一般完成采購項目時，要求采購機構(gòu)安排專人對采購文件進行整理、收集和分類，并妥善保存，一般可按照準(zhǔn)時、精確原則操作，避免因長期未儲存造成采購資料丟失或殘缺等問題。第三，還要加強采購文件保密，按照規(guī)定的管理制度保存文檔，提高采購檔案安全，避免因檔案地勢、損壞或改動等影響檔案真實性。通常進行招投標(biāo)等文件管理時，由于此類文件較特殊，內(nèi)部包含商業(yè)秘密，所以進行此類文件儲存時，如果未得到相關(guān)人員的認(rèn)可，不能私自公開文件，避免影響企業(yè)的利益。第四，實現(xiàn)采購檔案管理向電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。目前在科學(xué)技術(shù)的帶動下，出現(xiàn)了各種技術(shù)，所以也要實現(xiàn)采購檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，提高各項工作效率。

（四）自覺接受各個管理部門的監(jiān)督

目前《采購法》中已經(jīng)明確規(guī)定，采購代理人或相關(guān)機構(gòu)，如果違背法律私自隱瞞、篡改或破壞應(yīng)該歸檔保存的檔案，根據(jù)行為嚴(yán)重程度處以2萬到10萬元不等的處罰，同時還要對相關(guān)負(fù)責(zé)人與主管人員及機構(gòu)進行懲處。如果出現(xiàn)嚴(yán)重犯罪行為，還要進行刑事問責(zé)。相關(guān)監(jiān)督管理部門必須要從思想上認(rèn)識到，肆意破壞政府采購檔案是一種嚴(yán)重的違法行為，可將其列入到相關(guān)考核中，使用檢查評價等方式提高監(jiān)督力度，認(rèn)真處理違規(guī)操作等問題，促進采購檔案的規(guī)范化發(fā)展。

（五）提高檔案管理人員的水平

政府采購檔案管理是影響政府采購檔案管理工作的主要因素。目前市場上普遍存在在職員工專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)水平低下等問題，而且很多采購檔案管理均未受過專業(yè)的培訓(xùn)，不能了解我國政府采購檔案管理制定的法律法規(guī)。所以必須提高政府采購檔案管理工作人員的水平，要求采購人員結(jié)合實際工作需求，不斷學(xué)習(xí)采購檔案管理新知識和新技能，熟練掌握我國政府采購檔案法規(guī)及相關(guān)要求，并將其應(yīng)用到實際工作中。同時，政府必須定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，要求檔案管理人員熟練各項工作環(huán)節(jié)，不斷提高檔案管理人員的職業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，增強檔案管理人員的工作責(zé)任感和事業(yè)心，進而高效、全面的完成檔案工作，延長政府采購檔案的壽命。除此之外，招聘檔案管理人員時，必須從人員職業(yè)道德、專業(yè)技能及學(xué)歷等方面進行考核，不符合要求者堅決不使用。

四、結(jié)語

政府采購檔案管理工作是政府采購中較重要的環(huán)節(jié)，只有加強檔案管理，才能規(guī)范市場中進行的各種行為，進而維護社會穩(wěn)定，提高國家利益。因此在實際操作中，我國必須結(jié)合政府采購檔案管理現(xiàn)狀，制定明確的法律法規(guī)，提高檔案管理安全性；加強監(jiān)督控制，認(rèn)真處理違法行為；積極引入高素質(zhì)、高技能型人才，提高業(yè)務(wù)水平，促進政府采購檔案的規(guī)范化發(fā)展，不斷提高我國政府采購檔案的管理效率。